Como e por que automatizar os métodos de importação e exportação?

O objetivo da sua empresa é crescer de forma sustentável, não é? Então, que tal ampliar seu campo de atuação, indo além das fronteiras do Brasil? Seja para crescer as vendas, diminuir os riscos da volatilidade da economia nacional ou encontrar fornecedores com condições de pagamento mais vantajosas, cada vez mais organizações estão de olho no mercado externo.

Para que a internacionalização dê resultados é preciso usar as ferramentas e estratégias certas. Vamos revelar de que forma a automatização dos processos de importação e exportação por meio de soluções de TI pode ajudar a empresa a se tornar cada vez mais eficiente e competitiva. Confira:

Reduzir a burocracia

Todo processo de importação e exportação envolve muitas etapas burocráticas. Conduzir de forma manual todos os processos, significa ter que lidar com um número enorme de papéis, sempre difíceis de armazenar e transportar com segurança, sem falar no impacto ambiental.

Automatizar processos de importação e exportação com a ajuda de um software significa dar preferência a arquivos digitais, que não ocupam espaço físico, preservam milhares de árvores e, principalmente, podem ser mais bem organizados.

Tomada de decisões com base em dados

Na prática, a organização dos arquivos digitais é só o primeiro passo para a melhoria dos processos de importação e exportação. Afinal, o sistema consegue usar as informações desses mesmos documentos para gerar relatórios ricos a fim de embasar a tomada de decisões.

Com esse tipo de sistema, o gestor consegue identificar, por exemplo, o volume de compras realizado por fornecedor, além de analisar a variação de preços ao longo dos anos. Fica bem mais simples, assim, visualizar se determinado parceiro está perdendo a competitividade, por exemplo.

Comunicação

É simplesmente impossível falarmos em tecnologia ou transformação digital sem pensar em interação. E a verdade é que, automatizando seus processos de comércio exterior, a empresa também ganha velocidade e precisão para se comunicar com parceiros em qualquer lugar do mundo. É a vez, assim, do dinamismo.

Para que isso fique claro, vamos a um exemplo? Imagine que a empresa identificou que determinado lote de insumos ainda não foi embarcado no país de origem. Ao receber o alerta de atraso, um gestor do seu negócio pode entrar imediatamente em contato com o representante do fornecedor ou da transportadora a fim de entender qual exatamente foi a causa da lentidão.

Otimização dos processos

Todo gestor sabe que o segredo do sucesso está na revisão e no aperfeiçoamento constante dos processos internos. Ao contar com uma ferramenta de automatização, é possível melhorar a forma de mapeamento de cada uma das etapas do comércio exterior e, assim, identificar riscos e inconsistências com agilidade.

Saiba: um bom software considera cada etapa das importações e exportações, desde a realização de um pedido, passando pelo cálculo e respectivo pagamento dos impostos e das tarifas aduaneiras, até chegar à conferência do recebimento e dos índices de qualidade das entregas.

Diminuição de multas

Além de já lidar com o complexo sistema tributário nacional, o empresário brasileiro ainda precisa se inteirar da legislação fiscal de outros países quando se internacionaliza. Fazer cálculos complexos de forma manual está, portanto, fora de cogitação. Afinal, um pequeno erro humano pode gerar multas ou até mesmo o bloqueio de itens nos postos alfandegários, causando não só dor de cabeça, mas também prejuízo financeiro.

Com um sistema digital, por outro lado, cálculos de tarifas, impostos e demais obrigações fiscais são feitos de forma automática e rápida. Além disso, como os parâmetros legais do sistema estão sempre atualizados, as constantes mudanças na política fiscal e tributária sobre processos de importação e exportação são prontamente assimiladas e respeitadas por sua empresa.

E o mais interessante é que o sistema automatizado consegue dar conta de tarefas complexas. Ele entende, por exemplo, que determinados itens que estão sendo importados serão industrializados no Brasil, conseguindo identificar, por exemplo, se é possível realizar a redução de tributos como o IPI e similares.

Aumento da satisfação

Contar com um sistema digital de gestão de comércio exterior significa retirar um enorme e desnecessário peso dos ombros da sua equipe. Isso acontece porque todo processo repetitivo, moroso e essencialmente burocrático passa a ser feito por uma máquina que não se cansa, não se desconcentra e, claro, não comete erros.

Não estamos dizendo que o material humano é dispensável. Aliás, muito pelo contrário! São justamente as pessoas que fazem uma empresa ter sucesso ou não. Por isso, é importante que os funcionários se voltem para ações realmente produtivas, que fazem real diferença nos resultados do negócio.

Gestão integrada

Ter ferramentas específicas para promover a automação de processos de importação e exportação é uma necessidade em empresas internacionalizadas. No entanto, essa gestão não pode ser separada do controle global do negócio. É preciso, assim, garantir que o software de comércio exterior seja integrado às demais soluções de gestão corporativa.

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