Fatura Proforma e Fatura Comercial: Quando usar?

Muitos são os documentos emitidos em uma operação de Comércio Exterior e que desempenham papéis fundamentais, uma vez que é através deles que será descrita toda a transação comercial realizada entre um exportador e um importador. Dentre estes documentos se destacam a Fatura Proforma e a Fatura Comercial, mas quando usar cada uma delas?

Neste artigo abordaremos o que é uma Fatura Proforma e uma Fatura Comercial, quando usar cada uma, assim como a diferença entre ambas.

O que é Fatura Proforma?

A Fatura Proforma ou Proforma Invoice é um dos documentos mais utilizados em uma negociação entre exportador e importador. A sua importância se dá pelo fato de ser o documento que dará início à transação comercial e que registrará e formalizará a intenção de compra, logo após o seu aceite, pelo importador.

Em uma Fatura Proforma é possível indicar todos os detalhes da negociação, tudo o que foi acordado, para assim dar início aos trâmites de venda (exportação) e compra (importação) de um produto ofertado.

Este documento é emitido pelo exportador, a pedido do importador, em papel timbrado, e de preferência na língua inglesa ou no idioma do país do importador.

Quando usar uma Fatura Proforma referente a um bem ofertado deverão constar as seguintes informações:

• Dados completos do exportador (nome e endereço);
• Dados completos do importador (nome e endereço);
• Número da Proforma Invoice e data de emissão;
• Modalidade de transporte;
• INCOTERMS (Termos Internacionais de Comércio);
• Prazo de entrega;
• Condições de pagamento;
• Dados bancários do exportador;
• Local de embarque, desembarque e destino;
• Dados da mercadoria, como: quantidade, descrição, marca, código interno, peso, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), Moeda, Valor Unitário, Valor Total;
• Número de volumes e dimensões estimadas;
• Cubagem estimada;
• Tipo de embalagem;
• Despesas de embarque, como: frete internacional, seguro, embalagem etc.;
• Validade da Fatura Proforma (até quando usar);
• País de origem, aquisição e procedência;
• Dados do fabricante;
• Ano de fabricação do produto;
• Previsão de embarque.

Para que ela é utilizada?

Além de a Fatura Proforma ter a função de formalizar a negociação e a intenção de compra por parte do importador, ela também é utilizada para:

• Fechamento de câmbio para a modalidade de pagamento antecipado;
• Solicitação de pedido de Licença de Importação (LI) para produtos que necessitam de anuência por parte de órgãos do governo antes do embarque, de acordo com o seu Tratamento Administrativo;
• Solicitação de financiamento de importação ou abertura de carta de crédito;
• Instrução da emissão da Fatura Comercial.

O que é Fatura Comercial?

A Fatura Comercial ou Commercial Invoice, ou simplesmente Invoice, é um documento de natureza contratual, equivalente a uma Nota Fiscal mas a nível internacional, que garante a legalidade da operação comercial realizada entre o exportador e o importador.

É um documento fundamental, pois é a Fatura Comercial que registra a transação comercial efetuada entre ambas as partes. Além disso, é um dos principais documentos exigidos pelas autoridades alfandegárias para liberação dos embarques.

Assim como na Fatura Proforma, quando usar a Fatura Comercial ela deve ser emitida em formulário próprio do exportador, em papel timbrado, conforme instruções encaminhadas pelo importador, preferencialmente na Língua Inglesa ou no idioma do país do importador. Além disso, deverá ser emitida em 3 (três) vias originais, todas devidamente assinadas de próprio punho pelo exportador e carimbadas.

Para que ela é utilizada?

Por representar a operação comercial entre exportador e importador, a Fatura Comercial dá a devida legalidade às transações realizadas entre ambas as partes, além de formalizar a transferência de propriedade da mercadoria vendida para o importador.

Da mesma forma, serve de base para a emissão das demais documentações, como Packing List, Certificado de Origem e Conhecimento de Embarque, e é utilizada para o fechamento de câmbio de pagamentos pós-embarque.

A emissão da Fatura Comercial é fundamental para o desembaraço aduaneiro a ser realizado pelo Importador, uma vez que a Declaração de Importação (DI) ou Declaração Única de Importação (DUIMP) deverá ser instruída com a via original da Fatura Comercial, assinada pelo exportador.

Vale ressaltar que, quando se tratar de uma transação entre exportador e importador envolvendo um serviço prestado, a Fatura Comercial também é emitida.

O que tem em uma Fatura Comercial que não tem na Proforma?

Praticamente todas as informações constantes em uma Fatura Proforma constarão também na Fatura Comercial, exceto a validade e a previsão de embarque.

Além das informações apresentadas quando usar Fatura Proforma, deverão constar na Fatura Comercial informações adicionais à mercadoria, como: modelo, número de lote, número de série, cor (se for o caso), tamanho (se for o caso), etc.

E no lugar de cubagem, volumes e dimensões estimadas, deverá constar o número exato de volumes, suas identificações, tipo de embalagem, peso bruto de cada volume, bem como peso bruto total da carga e o peso total líquido.

Tratando-se da emissão de Fatura Comercial para um serviço prestado ou contratado, ainda não há uma legislação específica que ampare este tipo de transação, mas ela precisa ser emitida pelo prestador do serviço para que possa haver a transferência de pagamento entre as partes.

Os dados básicos que deverão constar na Fatura Comercial são:

• Dados completos do prestador do serviço;
• Dados completos do tomador do serviço;
• Número da Fatura Comercial e sua data de emissão;
• Dados bancários do prestador de serviço;
• Descrição do serviço prestado bem com período (data) do serviço prestado;
• Valor total do serviço e moeda negociada;
• Condições de pagamento do serviço.

Quando uma Fatura Proforma vira Fatura Comercial?

Em síntese, uma Fatura Proforma é substituída pela Fatura Comercial no embarque da mercadoria, após o carregamento da carga e antes da emissão do Conhecimento de Embarque.

Conclusão

Conforme visto, emitir uma Fatura Proforma ou uma Fatura Comercial é tão simples quanto o próprio conceito a respeito de cada uma delas. No entanto, erros na emissão da Fatura Comercial podem gerar prejuízos financeiros, além de atraso na liberação da carga para a empresa.

Portanto, importadores e exportadores precisam assegurar que a emissão destes documentos, principalmente da Fatura Comercial, esteja de acordo com o exigido pelas autoridades alfandegárias.

E para evitar multas e atrasos nas liberações de embarque o ideal é contar com especialistas no assunto, que garantirão que todo o processo ocorra dentro dos trâmites legais das operações de Comércio Exterior.

O importante é não ter dúvidas e inseguranças quanto ao processo para, acima de tudo, não sofrer prejuízos nos seus negócios.