KPI no Comércio Exterior: o que é e por que implementar?

Os prestadores de serviço estão se atualizando cada vez mais e buscando entregar aos seus clientes os melhores e mais ágeis serviços através de KPI no Comércio Exterior. Algumas empresas, como despachantes aduaneiros, agentes de carga, transportadoras, portos e demais recintos, podem implementar medições alinhadas com a expectativa do cliente a partir de SLAs.

KPI no Comércio Exterior: o que é e por que implementar?

KPI no Comércio Exterior

A competitividade no mercado internacional está cada vez mais acirrada, fazendo com que as empresas busquem meios de se manter à frente da concorrência. O KPI no Comércio Exterior irá direcionar a empresa para as melhores práticas do mercado, além de otimizar e agilizar procedimentos internos a fim de reduzir gargalos e custos.

Estar atualizado é primordial para tomadas de decisões visando a obtenção de sucesso nos negócios. Para tanto, é necessário construir uma excelente base de dados para desenvolver as melhores estratégias.

Independentemente do porte da empresa, os indicadores de performance irão auxiliar no gerenciamento de riscos, além de atuar no acompanhamento e controle do processo operacional.

Medir as etapas do processo e analisar os dados da operação irá possibilitar o direcionamento da empresa para cumprir metas e objetivos na importação ou exportação.

O que é KPI no Comércio Exterior?

O processo operacional no Comércio Exterior é extenso e possui uma cadeia de fornecimento com diversas etapas que dependem de fatores internos e externos.

É importante ter um bom controle e uma boa base de dados para que o acompanhamento do processo (follow-up) seja bem-sucedido.

O KPI (Key Performance Indicator, ou Indicador-Chave de Desempenho em português) demonstra, a partir de dados, o andamento de um processo. Analisando o processo finalizado é possível identificar se tudo ocorreu dentro do esperado ou se houve falhas na operação que podem ser melhoradas.

O indicador pode ser elaborado a partir da determinação de um SLA (Service Level Agreement), ou seja, um acordo de nível de serviço que estabelece um objetivo a ser atingido.

Por exemplo, podemos citar um acordo entre um importador com seu despachante aduaneiro, no qual se estabelece um SLA com o prazo de até um dia para registro da Declaração de Importação após o deferimento da Licença de Importação.

Quais são os KPIs mais usados no Comércio Exterior?

Existem inúmeros dados que podem ser analisados e isso será determinado conforme a necessidade de cada empresa, todavia, existem alguns considerados essenciais.

O KPI no Comércio Exterior pode ser implementado para qualquer empresa, independentemente do seu segmento de atuação. Contudo, alguns indicadores são tão importantes que acabam se tornando “básicos” para medir a operação.

Volumetria de processos como KPI no Comércio Exterior

Identificar quantos processos mensais e anuais que a empresa possui ajuda tanto nas negociações com prestadores de serviço quanto na estrutura do departamento.

Com o número de processos é possível melhorar as condições de preço e prazo de acordo com a representatividade da empresa no mercado.

Estabelecer parcerias é fundamental para que a empresa consiga minimizar os impactos de greves e crises logísticas como estamos vivenciando atualmente.

Lead time

Gerenciar o lead time dos processos traz visibilidade e permite que a empresa se organize no que diz respeito à produção, estoque, caixa e, consequentemente, prazo de entrega ao cliente. Isso porque já serão determinados e considerados prazos específicos desde a compra até a chegada da mercadoria.

Com essa análise é possível identificar, na hipótese de um atraso, qual etapa da operação precisará de mais atenção ou alguma mudança no procedimento atual.

Custos de frete marítimo

Visto que cerca de 90% do comércio global utiliza o transporte marítimo, fatores como a pandemia do coronavírus, o bloqueio no Canal de Suez e a guerra entre Rússia e Ucrânia agravaram a falta de containers.

Com o mercado ainda sofrendo os reflexos da pandemia, os custos com fretes marítimos dispararam e algumas rotas sofreram até 500% de acréscimo.

Houve aumento nas taxas aplicadas, redução do free time dos containers e menor flexibilidade nas negociações de frete por conta da alta demanda.

Portanto, é necessário que a empresa analise seus custos de transporte e busque soluções para minimizar o impacto dessa despesa.

Volumetria por modal

Tendo identificado o seu principal modal, isso possibilita focar em negociações mais direcionadas para atuar, inclusive, mediante um contrato de serviço com condições especiais.

Custos de armazenagem

A armazenagem representa uma conta alta para as empresas, por isso, não medir o prazo de permanência em recintos e nem negociar as taxas pode gerar custos não previstos no orçamento.

A partir dessa informação é possível negociar com um armazém específico ou até mesmo buscar formas de agilizar as liberações com o intuito de reduzir esse custo.

Por que implementar KPI no Comércio Exterior?

Peter Drucker afirma que “se você não pode medir, você não pode gerenciar”. Faz sentido ao pensar que dificilmente uma decisão será assertiva sem uma base de dados para fundamentá-la.

O KPI irá mostrar a partir de um acontecimento no passado o melhor caminho para os processos seguintes.

As empresas atuantes no mercado internacional possuem mais etapas na cadeia de fornecimento. Portanto, para garantir a eficiência no serviço prestado ou na produção (no caso da indústria), os KPIs serão base fundamental para evitar tomadas de decisão a partir de “percepções”.

Quais empresas devem usar KPI no Comércio Exterior?

Os indicadores podem ser aplicados em qualquer empresa, independentemente de estarem ligada ao Comércio Exterior.

Mas, com o avanço no número de empresas importadoras e exportadoras, tornou-se parte da estratégia da organização implementar a análise de dados.

Os prestadores de serviço estão se atualizando cada vez mais e buscando entregar aos seus clientes os melhores e mais ágeis serviços através de KPI no Comércio Exterior.

Algumas empresas, como despachantes aduaneiros, agentes de carga, transportadoras, portos e demais recintos, podem implementar medições alinhadas com a expectativa do cliente a partir de SLAs.

Verificando valores nos aeroportos brasileiros

Analisar toda a logística a partir de custos e prazos para definir o aeroporto mais viável para sua carga dependerá de uma análise fundamentada do seu prestador de serviços.

O despachante poderá auxiliar o importador ou exportador a partir de processos anteriores ou até mesmo de outros clientes como base. Para isso precisará ter um KPI que possibilite tal análise comparativa.

O agente de carga poderá informar as rotas com a menor conexão, porque sabemos que nos casos de carga aérea sempre haverá um alto custo envolvido.

Comparando com valor de frete LCL (Less than a Container Load)

Os parceiros responsáveis pelo agenciamento de carga têm informações essenciais para ajudar na análise de fretes.

Identificar qual tipo de contratação será feita é o primeiro passo para o início da logística. A base comparativa deve envolver preço, prazo e risco, dependendo do tipo da mercadoria.

Verificando tipo de carga a ser embarcada

O tipo de carga transportada irá impactar tanto na determinação da logística quanto nos documentos exigidos.

Caso a empresa precise importar ou exportar um produto muito específico ou fora do padrão, poderá buscar parceiros que possuam conhecimento especializado.

Conferência documental

A análise de documentos é um dos fundamentos básicos do Comércio Exterior, sendo que para os prestadores de serviço o grau de exigência é ainda maior.

Com tanta informação, a automatização de procedimentos no Comércio Exterior é necessária para reduzir a margem de erro e agilizar os processos.

Por isso, oferecer ao cliente soluções rápidas e eficientes requer apoio tecnológico que agregue valor aos serviços prestados.

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