Para que serve pedido de compra e como funciona?

O PO (Purchase Order) ou pedido de compra vem após todas as dúvidas técnicas e comerciais serem sanadas e todos os temas de negociação serem acordados entre fornecedor e comprador.

Para que serve pedido de compra e como funciona?

Pedido de Compra: para que serve e como funciona?

Neste artigo falaremos para que serve o pedido de compra, seu objetivo, sua funcionalidade e sua importância em transações de grande porte e complexidade, principalmente as focadas em Comércio Exterior.

O pedido de compra faz parte de qualquer negócio: é um documento que contém as minúcias negociadas entre comprador e vendedor.

Os negócios e correlatos são termos que nos remetem a trabalhos ou atividades importantes, que exigem atitudes inteligentes e estratégia.

De fato, isso é verdade, mas também igualmente verdadeiro é que a maioria de nós, de alguma forma, são pessoas de negócios.

Cotidianamente vendemos e compramos. Alguns exemplos são quando vamos ao supermercado, à feira, quando levamos o carro para manutenção, quando decidimos comprar uma casa, vender algum bem ou oferecer algum serviço como o de limpeza ou o a elaboração da declaração de imposto de renda anual.

Para que serve o Pedido de Compra?

O pedido de compra serve para:

  • formalizar o que será adquirido entre quem vendeu e quem comprou;
  • registrar o valor e a forma de pagamento, a qualidade, a especificação, o prazo de entrega, o tipo de entrega, os impostos e taxas;
  • definir questões de penalidade em caso de descumprimento do previamente acordado, além das responsabilidades para cada parte.

Então, mesmo negociando quase que diariamente e há muito tempo, a maioria de nós não está devidamente preparada para realizar uma compra internacional com assertividade, compliance e rastreabilidade. Executar uma compra profissional e formal é diferente de realizar várias pequenas negociações todos os dias.

O PO (Purchase Order) ou pedido de compra vem após todas as dúvidas técnicas e comerciais serem sanadas e todos os temas de negociação serem acordados entre fornecedor e comprador.

Há documentos de suporte para essas etapas “pré-pedido de compra”, como as RFI (Request For Information), RFP (Request For Proposal), RFQ (Request For Quotation) e BID ou Biding process – termo em inglês que, em uma tradução livre, indica a ação de realizar uma concorrência, licitação com regras e critérios para escolha do fornecedor vencedor.

Ainda assim, poderíamos apontar metodologias de construção de estratégia de compra como spend analisys, strategic sourcing, kraljic matrix, maverick spend, category management etc. Mas isso é tema para outros artigos.

É importante entender que o pedido é uma forma de contrato formalizado entre duas partes em comum acordo e poderá ser utilizado em caso de recurso de defesa jurídica, tanto pelo comprador quanto pelo vendedor.

Como funciona um Pedido de Compra?

O pedido de compra é responsabilidade do comprador, obviamente. Após sua emissão e aprovação, esse é direcionado ao fornecedor. O fornecedor, por sua vez, somente iniciará a produção ou a preparação de um bem ou serviço quando receber o pedido de compra do comprador de acordo com o que foi acordado e aprovado.

Em aquisições internacionais, ter um pedido de compra formal é essencial. Por ser reconhecido globalmente, esse documento será o suporte em caso de dúvidas ou caso algum recurso de defesa seja necessário.

Comprador e vendedor deverão seguir fielmente o que foi registrado no pedido de compra e, por isso, é muito importante ter esse documento emitido exatamente de acordo com o que foi negociado entre as partes.

Recebimento do Pedido de Material (Material Request)

Material Request ou requisição de material é o processo formal que um departamento tem para solicitar a compra de um bem ou serviço, por exemplo:

  • Produção;
  • RH;
  • S&OP;
  • Logística;
  • Financeiro.

Essa requisição ou solicitação de compra chega ao comprador responsável com dados técnicos e quantidades do que deve ser adquirido e pode até trazer preferências e recomendações.

O comprador, a partir desse documento, entenderá o que precisa ser adquirido, em qual quantidade e até quando deve ser entregue. E também pode ficar ciente sobre quanto o requisitante está disposto a pagar ou tem previsto em orçamento para a aquisição desse bem ou serviço.

Busca pelo fornecedor

Ter um fornecedor confiável, assertivo e correto do outro lado da mesa é fundamental. Contudo, é um desafio grande encontrá-los, principalmente, em transações internacionais porque nessas, além de atender aos requisitos técnicos, de qualidade e prazos, o fornecedor deve entender, minimamente, sobre leis e cultura nacional do comprador. Isso certamente evitará mal-entendidos.

É claro que o comprador, como principal interessado, deve conhecer a reputação, cultura e leis básicas inerentes ao seu fornecedor.

Emissão e aprovação do Pedido de Compra

Como mencionamos, um pedido de compra serve como um documento formal, no qual uma companhia autoriza seu fornecedor a fornecer-lhe um bem ou serviço e, obviamente, a cobrar-lhe por tal entrega de acordo ao que foi negociado.

Todos os pedidos de compra devem passar por uma alçada de aprovação que, condicionada à política de compra interna de cada empresa, deve conter no mínimo duas pessoas como aprovadores para a mesma aquisição.

Isso mostra o profissionalismo da companhia com suas aquisições e traz rastreabilidade e previsibilidade com a contabilidade em contas a pagar.

Envio do Pedido de Compra para o setor de Comércio Exterior

O envio do pedido de compra deve ser feito por e-mail, visto que usualmente é criado por um software. Isso também é uma ação profissional e prova de compliance evidenciando data, horário, remetente e destinatário automaticamente.

Claro que é possível enviá-lo impresso via correspondência, mas atualmente esse tipo de envio é tão improdutivo e passível de tantas formas de extravio que praticamente não é utilizado.

Acompanhamento

Certamente, quem comprou quer receber. É também responsabilidade do comprador acompanhar a entrega do bem ou o início e evolução do serviço que adquiriu.

Muitas companhias não dão a importância necessária ao acompanhamento dos seus pedidos de compra, tanto que não é difícil encontrar empresas que tenham em seu software vários pedidos de compra pendentes que nunca serão entregues devido a uma série de motivos. Isso consequentemente prejudica o gerenciamento eficaz das aquisições.

Assim, tão importante quando comprar, principalmente para o comprador, é garantir que o bem ou serviço adquirido será entregue ou executado.

É importantíssimo entender que a atividade de compra somente termina quando o material estiver no estoque ou o serviço estiver em execução.

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A gestão de aquisições é importante para a estratégica de uma empresa, o controle e a gestão farão a diferença entre o sucesso e o fracasso.

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