Micro-case/2026: 30 dias para reduzir exceções e estabilizar prazos

Sete analistas. Sete planilhas. Sete jeitos diferentes de atualizar o status de uma carga. Quando um navio atrasava, o coordenador precisava perguntar um por um […]

Sete analistas. Sete planilhas. Sete jeitos diferentes de atualizar o status de uma carga.

Quando um navio atrasava, o coordenador precisava perguntar um por um quem tinha embarque naquele navio. Cada analista ia até a sua planilha, procurava a informação e respondia. O processo não era automático. Não era imediato. E não era confiável.

Esse era o cenário da equipe de Comex da Positivo Tecnologia antes de estruturar a gestão por exceção. Neste micro-case mostramos como uma equipe pequena reduziu exceções e estabilizou prazos em 30 dias — começando por um recorte mínimo, sem projeto longo.

O FollowNet One (e.Mix) é uma Control Tower para importação e exportação que centraliza eventos, documentos e alertas para gestão por exceção e decisão de prazo e custo. Foi a camada que transformou sete planilhas descoordenadas em uma fonte única de informação operacional.

• O problema: equipe sem padrão, dado fragmentado, exceção descoberta depois do custo.
• O custo/risco: retrabalho diário, tempo de analista gasto localizando informação, desvios não detectados a tempo.
• O mecanismo: centralização + atualização on time + alerta no momento do problema.
• Como começar: um time, um processo, 30 dias.

O diagnóstico: o problema não era o time

A equipe de Comex da Positivo tinha sete analistas competentes. O problema não era capacidade — era fragmentação.

Cada analista tinha sua própria planilha, seu próprio ritmo de atualização e sua própria lógica de acompanhamento. Um atualizava diariamente. Outro, semanalmente. Outro, quando lembrava. Luciano Ricardo Braga, coordenador de Comex que assumiu o time há cerca de dois anos, descreveu o cenário sem rodeios: “era Deus nos acuda.”

Quando havia uma exceção — navio atrasado, carga crítica, processo parado — o tempo para identificar quem era afetado e qual era o status real podia levar horas. Horas que deveriam ser minutos de decisão.

Semana 1: padronizar o evento, não o analista

O primeiro movimento não foi mudar como os analistas trabalhavam. Foi definir quais eventos todos precisavam registrar — da mesma forma, no mesmo sistema.

Cinco marcos foram escolhidos: confirmação de embarque, ETA atualizada, carga disponível, DI registrada e liberação. Simples, objetivos e comuns a todos os processos do time.

Com esses cinco eventos padronizados, qualquer exceção passou a ser identificável em segundos — sem perguntar para cada analista, sem cruzar planilhas.

Semana 2: identificar o desvio no momento que acontece

Com o evento centralizado, o próximo passo foi configurar os alertas. Cada desvio dos cinco marcos passou a gerar uma notificação para o analista responsável — e, quando crítico, para o coordenador.

O resultado foi imediato. Nas palavras de Luciano Ricardo Braga: “Hoje, se a gente tem algum problema, a gente já consegue resolver e já consegue identificar no momento que acontece.”

Antes: o problema era descoberto quando já tinha virado custo. Depois: o alerta chegava enquanto ainda era possível agir.

🎥 Trecho em vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=rRclDf1iQrw&t=94

Semana 3 e 4: rotina de exceção, não de follow-up

Com o dado centralizado e os alertas configurados, o trabalho do time mudou de natureza.

O analista parou de gastar tempo procurando informação. Passou a agir quando o alerta chegava. O coordenador parou de perguntar status um por um. Passou a revisar o painel de exceções — em 15 minutos por dia.

A lista de follow-ups de e-mail encolheu. O tempo de reação a desvio caiu. Os processos críticos passaram a ter dono e prazo de resposta definidos.

Bloco salvável: o ciclo de 30 dias em 4 movimentos

Semana 1  → Definir os 5 eventos padrão do time
Semana 2  → Configurar alertas de desvio com owner e SLA
Semana 3  → Revisar o painel diariamente (15 min)
Semana 4  → Medir: % de exceções tratadas por alerta vs. e-mail

Regra do recorte: comece com um único tipo de processo — importação marítima ou o corredor de maior volume. Aplique o ciclo. Meça. Expanda.

Como começar sem projeto infinito

O caso da Positivo Tecnologia mostra que 30 dias são suficientes para mudar o padrão operacional de um time — desde que o recorte seja pequeno e o foco, claro.

Não começa com reunião de levantamento de requisitos. Começa com uma pergunta: qual é o processo do time onde o desvio mais custa tempo e dinheiro hoje?

A resposta vira o primeiro corredor. O primeiro corredor vira o primeiro ciclo. O primeiro ciclo vira evidência para expandir.

Owner: Coordenador de Comex
Cadência: Revisão diária de 15 minutos + reunião semanal de 30 minutos com o time
KPI farol: Percentual de exceções identificadas por alerta automático vs. por e-mail ou pergunta direta
Primeiro recorte: Importação marítima ou o corredor com maior histórico de atraso recente

O que 30 dias provam

Trinta dias não resolvem tudo. Mas provam o suficiente.

Provam que o time consegue padronizar sem perder autonomia. Que o coordenador consegue gerenciar por exceção, não por follow-up. Que o dado centralizado chega antes da pergunta — não depois da fatura.

E provam, acima de tudo, que o problema nunca foi o time. Foi a ausência de um padrão de evento e de um alerta que chegasse no momento certo.

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