Metodologia

Nesta etapa é realizado o planejamento inicial do projeto, no qual é elaborado um cronograma macro, são definidas as pessoas-chave do projeto e é criada uma agenda para os próximos passos. Ainda nesta etapa é liberada uma base inicial dos softwares, com configurações padrão, para que o cliente possa iniciar sua utilização.

Nesta etapa é realizado o mapeamento do processo atual (AS IS) com cada usuário e participante do processo em questão. Para isso, são utilizadas técnicas de entrevista e formulários pré-definidos com base em nossa experiência. Com todas essas informações, o fluxograma do processo atual e futuro (TO BE) é elaborado e apresentado, indicando mais de uma possibilidade de processo e o saving esperado com cada um deles. Dessa forma o cliente possui maior liberdade de realizar ajustes e escolher qual o caminho ideal para sua organização. Após aprovado o fluxograma, todas as configurações são realizadas em conjunto com o(s) Key User(s).

Com todos os usuários treinados, é iniciada a utilização dos softwares pelo cliente. Essa é uma fase delicada, no qual podem existir ajustes e dificuldades de adaptação pelo cliente. Para mitigar isso, o analista e.Mix responsável pela implementação acompanha de perto essa utilização, de forma presencial e virtual. Nesta etapa é realizada a coleta das informações relacionadas ao ganho obtido com a implementação.

Após o período de acompanhamento definido no planejamento, a e.Mix compila todas as informações coletadas para realizar a apresentação final do projeto, indicando os ganhos esperados e aqueles obtidos com o projeto de implementação. Nesta etapa são apresentadas as equipes de sucesso do cliente e de suporte, para dar seguimento com os próximos passos. A equipe de suporte fica responsável por analisar cada demanda recebida por meio dos canais de atendimento e a equipe de sucesso do cliente fica responsável por acompanhar os resultados obtidos pelo cliente, apresentar mensalmente o saving obtido e quais itens podem ser melhorados para aumentar o saving para o próximo mês.

A melhoria contínua é um conceito baseado na ideia de que é possível melhorar constantemente os processos, produtos e serviços. É um processo dinâmico que requer dedicação e engajamento de ambas as partes.
Da mesma forma que o processo de implementação da e.Mix, o processo de melhoria contínua é baseado em melhores práticas das metodologias de processo e projeto mais conhecidas no mercado, como Lean Six Sigma, PDCA, PMP e metodologias ágeis.

A prática de melhoria contínua é aplicada tanto para pequenas empresas como para grandes organizações. O conceito de melhoria contínua deve ser tido como parte da cultura da empresa, para que no dia a dia todas as pessoas sejam envolvidas nesse processo e possam identificar as oportunidades.

O processo de melhoria contínua da e.Mix é iniciado a partir do término da implementação dos softwares. Deve ser iniciado a partir processo futuro (TO BE) desenhado e implementado, revisando e auditando cada etapa do processo para identificar oportunidades e ajustes. O analista responsável pela melhoria contínua irá refazer os passos da implementação de forma macro, com o objetivo de validar se o processo implementado continua aderente e de identificar o que mais pode ser melhorado em cada etapa do processo.

Para cada item identificado, deve ser documentado e alterado o fluxograma desenhado inicialmente, para que seja novamente aprovado, configurado e, se necessário, realizado novo treinamento com todos da equipe, baseado nas alterações realizadas no processo. É importante citar que o processo de melhoria contínua não visa apenas a alteração e configuração dos softwares, mas também a adequação dos processos internos das empresas.

O processo de melhoria contínua deve ser constante, se tornando um ciclo, da mesma forma que o PDCA. As etapas da melhoria contínua são baseadas nas etapas da metodologia de implementação de softwares da e.Mix, sendo: