“Chegou tudo junto e a transportadora não deu conta”: como planejar a coleta antes de a carga liberar

Um gestor de uma indústria multinacional que importa matéria-prima contou o que aconteceu quando a empresa deixou toda a coleta com uma transportadora só. As cargas liberaram juntas, uma em cima da outra, a fila travou e a transportadora não conseguiu atender. A fábrica ficou na mão. A coleta de contêiner no porto parece a parte simples da importação, até a semana em que cinco processos liberam ao mesmo tempo.

A coleta de contêiner no porto costuma ser planejada no dia em que a carga libera, e não antes. Assim, a transportadora fica sabendo junto com todo mundo, sem caminhão reservado, enquanto o free time e a armazenagem seguem contando. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, um roteiro em cinco passos para planejar a coleta com dias de antecedência.

• O problema: várias cargas liberam na mesma semana e tudo depende de uma transportadora.
• O custo-risco: fila na coleta, falta de insumo na fábrica, armazenagem e demurrage correndo.
• O mecanismo: previsão de liberação por processo, com dias de antecedência, para distribuir a coleta.
• Como começar: o quadro das cargas que devem liberar nas próximas duas semanas.

Coleta de contêiner no porto: por que a fila se forma na mesma semana

A liberação não chega de forma espaçada. Navios atrasados chegam juntos, um canal amarelo segura uma carga que depois sai junto com as outras, e um feriado empurra tudo para o mesmo dia útil. Quando isso acontece, a demanda de coleta da semana dobra, e a transportadora tem os mesmos caminhões de sempre.

Do lado da fábrica, o efeito é o inverso: o insumo que deveria chegar aos poucos chega de uma vez ou não chega. A doca de recebimento fica congestionada num dia e vazia no outro. O artigo sobre o contêiner que chega sem ninguém saber mostra como o problema começa na informação, e não no caminhão.

“Coleta é problema da transportadora”: quem tem a informação

A transportadora responde pelo caminhão e pelo prazo combinado. Só que ela só consegue planejar o que sabe, e quem sabe quando cada carga vai liberar é o importador, ou o despachante dele. Se o aviso chega na segunda de manhã para cinco liberações, nenhuma transportadora resolve sem atraso.

Além disso, o custo da espera fica com o importador. O free time do contêiner e a armazenagem no terminal continuam correndo enquanto a carga espera a coleta, como mostra o artigo sobre onde a demurrage nasce.

Roteiro em cinco passos para planejar a coleta

1. Monte a previsão de liberação de cada processo

Para cada carga a caminho, estime a data de liberação a partir da chegada, da presença de carga, do registro e do histórico de canal da rota. Não precisa ser exata: uma janela de dois ou três dias já permite planejar.

2. Agrupe por semana e por transportadora

Coloque as liberações previstas lado a lado, por semana e por transportadora. É nessa visão que o pico aparece com antecedência, e não na segunda de manhã.

3. Distribua a coleta antes do pico

Com o pico à vista, dá para acionar uma segunda transportadora, antecipar o que já está liberado ou combinar coletas em horários diferentes. A prioridade vai para o item crítico da produção e para o contêiner com menos free time restante.

4. Reserve a janela de entrega na planta

O recebimento também tem capacidade. Combine com a fábrica as janelas de doca da semana, para que as entregas não cheguem todas no mesmo horário.

5. Combine e cobre o prazo de coleta

Defina com cada transportadora o prazo entre a liberação e a coleta e acompanhe o realizado. Com o aviso antecipado, o prazo vira compromisso, e a cobrança passa a ter base.

Quadro de coletas da semana: modelo para copiar

O quadro cabe numa reunião rápida na segunda-feira, com logística, compras e a transportadora. Quando ele é atualizado pelo próprio acompanhamento, deixa de ser uma planilha a mais.

Problema já resolvido: saber da chegada e da liberação sem consultar

O planejamento da coleta depende de uma informação que muita operação ainda busca na mão: quando a carga chegou e quando foi liberada. Fernando Perel trabalhou quase 25 anos numa empresa de logística e transporte internacional e lembra como era antes da automação:

Ele conta que a data de chegada e a data de liberação eram críticas, e tudo isso era manual, com muitas consultas e erros de digitação. O mecanismo que muda o quadro é o mesmo do roteiro. O FollowNet One busca a chegada, a presença de carga e a liberação na fonte oficial, cruza com o pedido e avisa logística e transportadora quando a liberação se aproxima. A página de software para indústrias mostra esse acompanhamento até a planta.

Quer ver o quadro de coletas da sua operação montado sozinho? Veja como o FollowNet One funciona para indústrias → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de logística, com o analista de importação cuidando da previsão de liberação.
• Cadência: semanal, na segunda-feira, com o quadro das duas semanas seguintes.
• KPI farol: horas entre a liberação e a coleta, por transportadora.
• Primeiro recorte: as cargas que devem liberar nas próximas duas semanas, em um porto.

Para acompanhar a carga depois da coleta, o artigo sobre o rastreamento da liberação até a planta completa o roteiro.

O gestor do começo ficou na mão porque a transportadora soube de tudo ao mesmo tempo. Com a liberação prevista dias antes e o pico visível na segunda-feira, a coleta é distribuída a tempo, e a fábrica recebe o insumo no ritmo que planejou. A informação vem até você.

Saiba mais

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