Trocou de despachante? Como o histórico da importação continua com você, e não com o prestador

Um gestor de uma indústria multinacional que importa matéria-prima contou que a empresa tinha mudado de despachante havia pouco tempo. A primeira pergunta dele, numa conversa sobre sistema, foi se a integração com o novo prestador já estava pronta ou se exigiria desenvolvimento à parte. A pergunta revela o receio de quem vai trocar de despachante: perder, junto com o contrato, o histórico de tudo o que já foi importado.

Na hora de trocar de despachante, datas, documentos e prazos costumam ficar no sistema do prestador anterior, e a empresa descobre que não tinha cópia de quase nada. O novo parceiro começa do zero, e os primeiros processos andam devagar. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

O checklist abaixo ajuda a encerrar com um prestador e começar com outro sem zerar a operação.

• O problema: o histórico da importação mora no sistema do despachante, e não na empresa.
• O custo-risco: transição lenta, documento que some e prazo que ninguém acompanha na troca.
• O mecanismo: eventos do processo numa base do importador, alimentada por integração ou pela planilha do parceiro.
• Como começar: a lista de processos abertos no dia da troca, com dono e próxima data.

Trocar de despachante sem perder o histórico: de quem é a informação

O despachante registra a declaração, responde às exigências e guarda os documentos que recebeu. Por isso é natural que o sistema dele concentre a história de cada processo. O ponto é que essa história também é da empresa: é ela que responde à Receita, que precisa provar o que importou e que planeja as próximas compras com base no tempo das anteriores.

Quando a informação vive só no sistema do prestador, a troca vira negociação de acesso. Alguns entregam relatórios completos, outros mandam uma planilha resumida, e há casos em que nada chega. Assim, o melhor momento para resolver isso é antes de precisar.

“Trocar significa começar do zero”: o que muda quando a base é sua

A objeção é verdadeira para quem depende só do sistema do despachante. Ela deixa de ser quando os eventos de cada processo, como chegada, registro, canal, desembaraço e entrega, ficam numa base do importador. Nesse modelo, o dado vem das fontes oficiais e do próprio parceiro, por integração ou pela planilha que ele já envia.

Assim, quando o prestador muda, muda a fonte de uma parte dos dados, e não a história. O artigo sobre acompanhar vários despachantes sem a ronda de portais mostra a mesma lógica para quem trabalha com mais de um.

Checklist: antes de encerrar com o despachante anterior

Checklist: o que combinar com o novo despachante

• Como os dados de cada processo vão chegar à empresa: integração com o sistema dele ou planilha padrão.
• Quais eventos ele informa e em quanto tempo depois de acontecerem.
• O credenciamento dele como representante da empresa no Siscomex, antes do primeiro registro.
• Quem responde pelos processos abertos herdados do prestador anterior.
• Como e onde os documentos de cada processo ficam disponíveis para a empresa.

O primeiro item é o que mais pesa. Se o despachante tem plataforma própria, a integração evita que alguém copie dados de um sistema para outro, como explica o artigo sobre integração com despachante que tem plataforma própria.

Problema já resolvido: a relação com o parceiro que pesa na troca

Trocar de prestador quase sempre começa por um problema de atendimento. Marco Nascimento, que foi gerente de sistemas da Agility, resume o que pesa nessa relação, seja com o despachante, seja com o fornecedor de tecnologia:

É por isso que a base própria ajuda nos dois sentidos. A empresa troca de parceiro quando precisa, sem ficar refém do histórico, e o novo prestador já entra com a informação dos processos anteriores. O mecanismo do FollowNet One é o mesmo em qualquer cenário: o dado chega das fontes oficiais e do parceiro, cruzado com o pedido e a fatura, e o processo avisa quando um prazo se aproxima.

Vai trocar de despachante nos próximos meses? Veja como o FollowNet One funciona para importadores → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de importação, com compras acompanhando o contrato com o novo parceiro.
• Cadência: diária nas duas primeiras semanas da troca, depois semanal.
• KPI farol: processos abertos com dono, etapa e próxima data registrados.
• Primeiro recorte: os processos abertos no dia da troca, antes do histórico antigo.

O gestor que perguntou pela integração com o novo despachante estava fazendo a pergunta certa. Com os eventos numa base da empresa, a troca deixa de zerar a operação e passa a ser só uma mudança de quem informa. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: SLA com parceiros no Comex: guia completo.

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