“A diretoria precisa estar informada”: importação na indústria química sem caçar informação

“A principal dor neste momento é ter a informação rápida, online, flexível, com relatórios, para que a diretoria possa estar informada do andamento.” Quem disse isso coordena o Comex de uma indústria química. Na importação de produtos químicos, a pergunta da diretoria pesa mais. Licença, amostra e produto controlado multiplicam os pontos em que a carga pode parar.

A importação de produtos químicos tem mais etapas que dependem de terceiros, e cada uma vira uma consulta quando a informação não chega sozinha. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A objeção comum é que o despachante já tem portal, e isso basta. Basta para consultar um processo. Não basta para responder à diretoria sobre todos de uma vez, nem para cruzar o embarque com a licença, a anuência e a data em que a produção precisa do insumo. Este passo a passo mostra como trazer os eventos para a própria tela e montar o relatório que a diretoria pede.

• O problema: a informação está no portal do despachante, e o relatório da diretoria é montado à mão.
• O custo-risco: licença ou anuência pendente descoberta tarde, produção esperando e diretoria sem resposta.
• O mecanismo: eventos do despachante e dos órgãos na própria tela, com alerta de licença e relatório pronto.
• Como começar: listar os produtos controlados e as licenças que cada um exige.

Por que a química pergunta mais

Produtos químicos costumam exigir licenças e anuências de órgãos como Anvisa, MAPA, Ibama, Polícia Federal ou Exército, conforme a substância. Além disso, há amostras, fichas de segurança e regras para carga perigosa. Cada exigência é um ponto em que o processo pode parar, e a diretoria quer saber de todos, não só do embarque da semana. Também há o fator calendário: algumas licenças têm validade, e um embarque atrasado pode cair fora do prazo autorizado.

O que acompanhar na importação de produtos químicos

O Comex de uma indústria química precisa enxergar, por processo, o status do embarque, das licenças e anuências, da presença de carga, do canal e da liberação. Quando essas informações ficam em portais diferentes, a coordenadora passa o dia consultando. Por isso, a importação de produtos químicos é o caso típico em que juntar os eventos numa tela só faz mais diferença.

Passo 1: mapear o que o despachante já informa e o que falta

Comece pelo que já existe. Liste quais eventos o despachante disponibiliza no portal e com que atraso, quais vêm por e-mail e quais só aparecem quando alguém liga. Em seguida, marque o que a diretoria pergunta e não aparece em lugar nenhum, como o prazo de validade das licenças.

Uma forma prática de fazer esse mapa é escolher dez processos recentes e reconstruir como a informação chegou em cada um: por portal, e-mail, telefone ou de nenhuma forma. O resultado mostra onde o atraso nasce e quais parceiros precisam de integração primeiro.

Passo 2: trazer os eventos para a própria tela

Em vez de consultar o portal de cada parceiro, a indústria recebe os eventos no próprio ambiente. O que vem da fonte oficial é buscado automaticamente. O que depende do despachante chega por integração ou pela leitura do e-mail. Assim, o dado é da indústria, e não fica preso ao portal de quem presta o serviço.

Para produtos controlados, vale incluir no mesmo processo os dados da licença: número, órgão, validade e quantidade autorizada. Com isso, o alerta de vencimento sai da planilha paralela e passa a valer para todos os embarques que usam aquela licença.

Passo 3: o relatório que a diretoria pede

Use este modelo de página semanal para a diretoria:

Quando a página sai do mesmo dado da operação, ninguém precisa montá-la na sexta à noite. Se a diretoria preferir, ela pode chegar por e-mail toda segunda, com link para o detalhe de cada processo.

Quer ver esse relatório saindo da sua operação, sem montagem manual? Veja como o FollowNet One funciona para indústrias → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Prova em campo: o tempo que deixa de ir para consulta

Jonata Sousa de Andrade, da GEODIS, conta o que acontece com o tempo que a equipe gastava consultando processos, como você confere no banco de provas.

O mecanismo vale para a indústria química: o que antes exigia entrar no Mantra ou no portal de cada parceiro chega como evento, e o alerta de licença vencendo aparece antes de virar processo parado. Para quem tem várias plantas, veja também como dar visibilidade à matriz sem tirar o controle local.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: Coordenador de Comex, com o Gerente de Supply como destinatário do relatório.
• Cadência: relatório semanal para a diretoria, revisado em 15 minutos.
• KPI farol: licenças e anuências conhecidas como pendentes antes do embarque, sobre o total.
• Primeiro recorte: os produtos controlados e as licenças que cada um exige.

A diretoria informada, sem caça ao dado

O portal do despachante continua útil para o despachante. Para a indústria, o que muda é ter o próprio dado, com os eventos de todos os parceiros, e um relatório que se monta sozinho.

A coordenadora que precisava da informação rápida, online e com relatório passa a abrir a semana com a página da diretoria pronta. As licenças pendentes aparecem destacadas antes de virarem problema, e a pergunta sobre um produto específico se responde na mesma tela. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Indústrias no Comex: guia completo.

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