O analista que passa o dia consultando o Portal Único: o que dá para automatizar na comissária

“Não cabe mais no mercado de hoje fazer o processo manualmente.” A frase é de Eloi Filho, diretor de desembaraço aduaneiro da LOX Shipping, numa resposta em vídeo, e descreve o que ainda acontece em muitas Comissárias de Despachos: o analista passa o dia abrindo o Portal Único, o Mantra e o Mercante para saber o que já poderia chegar sozinho. A automação do Portal Único começa por essas consultas.

A automação do Portal Único tira o analista da tela do governo e devolve o tempo para o cliente. O FollowNet é o software de comércio exterior da e.Mix para agentes de carga, Comissárias de Despachos e trading companies. Ele automatiza o acompanhamento e mostra o status ao cliente em tempo real, para atender mais clientes com o mesmo time.

A objeção comum é que robô erra e é melhor o analista olhando. Vemos em operações reais o oposto: o erro mora na consulta repetida e na digitação, e o analista é mais útil conferindo a exceção do que lendo a tela cem vezes por dia. Este passo a passo mostra o que automatizar primeiro.

• O problema: o analista consulta à mão presença de carga, parametrização, CCT e armazenagem.
• O custo-risco: horas perdidas por dia, informação atrasada e cliente sem resposta.
• O mecanismo: consultas automáticas na fonte oficial, com o evento indo direto ao processo e ao cliente.
• Como começar: contar as consultas manuais de uma semana e automatizar as três mais repetidas.

A rotina de consultas que ninguém conta

Presença de carga, canal, situação da declaração, CCT no aéreo, armazenagem no recinto: cada consulta leva poucos minutos. Multiplicada por dezenas de processos e várias vezes por dia, vira a maior parte da jornada de um analista. Ou seja, a comissária paga por tempo de especialista para fazer leitura de tela. E essas idas e vindas raramente aparecem em algum indicador, porque não geram erro visível, só consomem tempo.

O que é automação do Portal Único na comissária

É a plataforma consultar as fontes oficiais no lugar do analista, registrar o evento no processo certo e disparar o aviso a quem precisa: equipe, cliente ou ambos. A automação do Portal Único não substitui o julgamento do analista; substitui a ida repetida à tela para descobrir se algo mudou.

Passo 1: contar as consultas manuais

Durante uma semana, peça a cada analista que registre as consultas feitas: qual sistema, qual informação e quantas vezes por dia. O resultado mostra onde está o maior volume e, por isso, onde a automação devolve mais tempo. Inclua também as consultas feitas a pedido do cliente: muitas vezes, a mesma informação é buscada duas vezes, uma para a equipe e outra para responder a ele.

Passo 2: escolher o que automatizar primeiro

Use esta matriz para priorizar:

Comece pelas consultas que mais se repetem, e não pelas mais complexas. É nelas que o ganho aparece primeiro, e a equipe sente a diferença já na primeira semana.

Passo 3: ligar o evento ao cliente

A consulta automática só rende tudo quando o evento vai além da equipe. A chegada, o canal e a liberação podem gerar aviso direto ao cliente, no formato combinado. Assim, a comissária ganha duas vezes: menos consulta e menos pergunta. Para o cliente, o efeito é imediato, e a comissária passa a ser lembrada pela informação que chega antes.

Passo 4: deixar o analista na exceção

Com as consultas automatizadas, o analista passa a trabalhar pela lista do que saiu da regra: canal com conferência, exigência aberta, armazenagem crescendo. É ali que o conhecimento dele faz diferença. Com o tempo, a lista de exceções também mostra padrões, como o recinto que demora ou o cliente que gera exigência, e isso vira conversa de melhoria. Para a integração com armadores, veja integração com Portal Único e armadores sem digitação.

Quer saber quantas horas de consulta a sua comissária pode devolver à equipe? Veja como o FollowNet funciona para Comissárias de Despachos → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Prova em campo: tudo dentro do sistema

Mauricio Luis Carvalho, despachante aduaneiro, descreve como era a rotina de consultas antes da automação, como você confere no banco de provas.

O mecanismo é a busca automática na fonte oficial, cruzada com o processo, com a conferência final feita pelo profissional. Em média, os clientes da e.Mix têm 35% de ganho de produtividade, segundo as medições do nosso time de implantação.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: Gerente Operacional, com o sócio da comissária acompanhando o ganho de tempo.
• Cadência: uma semana de contagem e depois revisão mensal das consultas que ainda são manuais.
• KPI farol: consultas manuais por analista por dia.
• Primeiro recorte: as três consultas mais repetidas na contagem.

Do portal para o cliente

Automatizar as consultas não tira o analista da operação; tira o analista da tela do governo. O tempo que sobra vai para o que só ele faz: tratar a exceção e falar com o cliente.

A comissária em que o analista passava o dia consultando o Portal Único passa a começar a manhã pela lista de exceções, com o cliente já avisado do que mudou. Como resume Eloi Filho, não cabe mais fazer o processo manualmente. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Comissárias de Despachos: guia completo.