Metade do tempo por processo: o que a Lume Comex mudou para atender mais sem crescer o time

“Hoje o meu time é pequeno, eu tenho seis pessoas.” A frase, de um gerente de operações de um prestador de serviço de Comex, vinha acompanhada de um receio: o comercial evita vender mais porque a operação não aguentaria. Cortar pela metade o tempo por processo é o que muda essa conta, e foi o que aconteceu na Lume Comércio Exterior.

A Lume Comex atende clientes que terceirizam o departamento de comércio exterior, cuidando da gestão de importação e de exportação de cada um. Antes, boa parte do dia ia para consultar sistemas e repassar status. Com a automação, o tempo por processo caiu pela metade, e a capacidade liberada foi para atender mais clientes, e não para cortar gente. O FollowNet é o software de comércio exterior da e.Mix para agentes de carga, Comissárias de Despachos e trading companies. Ele automatiza o acompanhamento e mostra o status ao cliente em tempo real, para atender mais clientes com o mesmo time.

• O problema: cada cliente novo exige mais gente, porque o acompanhamento é manual.
• O custo-risco: comercial travado, folha crescendo com o volume e equipe sem tempo para o cliente.
• O mecanismo: consultas e avisos automáticos, com a equipe cuidando só do que exige decisão.
• Como começar: as consultas repetidas de um cliente, medidas antes e depois.

Metade do tempo por processo: o que mudou na Lume Comex

Raphael Espindola trabalha com comércio exterior desde dezembro de 2000 e passou por multinacionais de logística antes de abrir a Lume. Hoje, como diretor, cuida da gestão de importação e exportação de clientes que pedem, todo dia, uma rotina de informações sobre os processos. Antes da automação, essa rotina dependia de acompanhar o Mantra e o Siscarga manualmente.

Para ele, os sistemas da e.Mix foram “grande facilitador, ele nos deu mais tempo para nos programarmos com outras rotinas operacionais”. A rotina de informações que os clientes pedem passou a sair automaticamente, sem intervenção humana.

“Atender mais clientes exige contratar”: a conta antes da automação

A objeção faz sentido quando cada processo exige as mesmas consultas manuais. Nesse modelo, a capacidade da equipe é fixa por pessoa, e o próximo cliente só cabe com a próxima contratação. O comercial percebe isso e segura a venda, como contava o gerente do começo.

A conta muda quando o tempo por processo cai. Se a mesma pessoa cuida do dobro de processos, a decisão de contratar passa a acompanhar o crescimento com folga, e não a antecedê-lo. O artigo sobre crescer em clientes sem crescer o time mostra a mesma lógica em outras Comissárias.

O que saiu da mão da equipe

A tabela serve de roteiro para qualquer Comissária: listar as tarefas repetidas, ver quais dependem de consulta a sistema e começar por elas. O artigo sobre o que dá para automatizar no Portal Único ajuda a fazer esse levantamento.

O resultado: duas pessoas viram uma

O ganho não ficou só no tempo. Raphael também calcula uma redução de cerca de 30% nos custos, principalmente com folha e papel. Para comparação, nas medições do time de implantação da e.Mix, o ganho médio de produtividade fica em 35%, e cada caso tem seu número. O mecanismo é o mesmo em todos: o dado vem da fonte oficial, o aviso sai por regra e a equipe trata só o que precisa de decisão.

Quer saber quanto do tempo por processo dá para tirar da sua equipe? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: sócio ou gerente operacional da Comissária.
• Cadência: semanal, medindo o tempo por processo antes e depois de cada automação.
• KPI farol: tempo médio por processo, por analista.
• Primeiro recorte: as consultas repetidas de um cliente, com o tempo medido por uma semana.

O gerente com seis pessoas não precisa contratar para que o comercial volte a vender. Com o tempo por processo pela metade, a mesma equipe absorve os novos clientes, e o status chega a cada um sem alguém montar a mensagem. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Comissárias de Despachos: guia completo.

• Carga aérea no CCT: como a comissária avisa o cliente a cada evento sem ficar no portal
• O analista que passa o dia consultando o Portal Único: o que dá para automatizar na comissária
• “Meu cliente consegue ver os processos dele?”: o portal do cliente na Comissária de Despachos
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• “O cliente não precisa me perguntar”: como a LOX tirou o “cadê minha carga?” da rotina
• Como a Comissária de Despachos dobrou o ticket médio oferecendo control tower para o cliente importador
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