Clientes contam como o sistema avisa o que importa e libera o time para decidir.
Ler o guia completo do tema →A primeira automação e que a informação vem até mim, essa é a premissa básica. A segunda, não menos importante, são os alertas: é o alerta que me da a maior produtividade, porque me direciona para onde eu tenho que atacar o esforco. Essas duas aliadas me dao 80% da produtividade.”
A gente recebe um relatório que considera o tempo poupado, o saving time das atividades do dia. Antes você tinha um número de pessoas fazendo tarefas em determinado tempo; hoje você tem talvez a mesma equipe, com tarefas diferentes, porque boa parte das atividades foi absorvida pelo sistema.”
Eu costumo dizer que os grids funcionam para a execução e os dashboards para a gestão: nos grids a equipe executa as tarefas e nos dashboards a gente acompanha os indicadores.”
É como um kanban eletrônico, com farois e mapa de calor. O gestor faz um acompanhamento apurado do que está dentro e do que está fora do prazo. Como os farois mostram, eu determino que uma equipe no verde ajude outra que está no amarelo, equilibrando a demanda diária.”
O crescimento veio da demanda do FollowNet. Agora, com o novo processo de importação, nem todo mundo está 100% preparado. O ponto e como deixar a equipe mais produtiva e com tempo para gerenciar o processo como um todo, com uma visão mais macro, em vez de só apagar incêndio no processo mais urgente.”
Hoje a gente configura diversos grids onde o cliente acompanha em tempo real. Coloco no FollowNet os vencimentos de cadastro e ele me avisa. No passado tudo isso ficava em Excel e o controle era muito falho, porque o funcionário pode esquecer. A ferramenta que usamos hoje nos avisa de diversas formas.”
A informação está bem mais rápida e disponível para todo mundo. Hoje, se a gente tem algum problema, já consegue resolver e identificar no momento em que acontece.”
O meu trabalho ficou muito mais ágil, porque eu tenho no sistema todas as informações de que preciso. É só apertar um botao e eu tenho todas as informações dos pedidos e dos embarques. A e.Mix chegou para trazer agilidade ao nosso trabalho.”
Otimiza o tempo das pessoas: você agrega mais clientes com menos gente. Às vezes você atende dois, três clientes com meia dúzia de pessoas e pode otimizar para três, usando as demais em funções especiais, como atendimento, uma visita, ir à fábrica para entender melhor o processo. A aproximação com o cliente fica diferente, e isso é bem valioso.”
Os sistemas da e.Mix foram um grande facilitador: nos deram mais tempo para outras rotinas operacionais, liberando a consulta de processos de importação e exportação. Alguns clientes pedem sempre uma rotina de informações que hoje a e.Mix entrega automaticamente, sem precisar de intervenção humana.”
Com os produtos da e.Mix, principalmente o FollowNet, reduzimos o nosso tempo em aproximadamente 50%, com mais agilidade. Um trabalho que antes era feito por duas pessoas hoje uma consegue fazer com tranquilidade, e ainda sobra espaço para atividades que dependem da intervenção humana.”
O que eu acho fantástico é trabalhar por desvio. Antigamente a gente tinha que revisitar o processo várias vezes para encontrar possíveis falhas; hoje o sistema tem os steps bem configurados e me permite despejar a minha ação dentro do desvio. Isso reduz a minha margem de erro, e no desembaraço a margem de erro se reflete em despesa, multas e sanções.”
Eu falo muito para o meu time: a gente não pode ser bom em resolver problema, precisa ser bom em evitá-lo, porque, se evito o problema, evito a penalidade. Assim eu tenho produtividade muito alta e margem de erro baixa. Produtividade é a palavra do momento, mas eu também preciso baixar a minha margem de risco para quase zero.”
Quando conheci a e.Mix, aquela planilha migrou: consegui colocar todas as minhas necessidades no sistema. Com o escalation, fui direcionando quem deveria preencher cada informação e em que momento, e o sistema passou a alimentar a planilha para mim. Em vez de eu ir atrás da informação, a informação passou a vir até mim, e eu não precisava mais ditar a regra: o próprio sistema avisava o colaborador.”
O escalation é muito bom, porque eu consigo priorizar aquilo que realmente está com problema, não a avalanche do dia a dia. O que furou sai do executor, vai para o supervisor e, quando chega na minha mão, é porque realmente não havia o que fazer. A quantidade de e-mails ficou limitada a esses problemas maiores, então já vou com a solução. Antes era sempre apagar incêndio; hoje eu não tenho mais esse incêndio.”
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