Quem já operou de Excel a Control Tower conta, com nome e empresa, o que mudou.
Ler o guia completo do tema →Antes as anotações do processo ficavam na pasta física: as vezes a lápis, alguém apagava, a pasta se perdia e a gente não sabia em que etapa estava. Com o FollowNet houve um ganho de 30 a 40% na carga horária semanal, o que me deu tempo para gerenciar o processo e garantir que os SLAs acordados estavam sendo cumpridos.”
Fazendo uma alusão aos games: existe o Atari e existe o PlayStation 5. Quem não está usando o FollowNet ainda está no Atari. Eu não me vejo hoje trabalhando sem a e.Mix, e o cliente não precisa me perguntar o que está acontecendo com o processo dele.”
Eu não consigo mais trabalhar da forma antiga, com o colaborador fazendo consultas manuais. Hoje a informação vem até mim, eu não vou a tela. Nós fizemos um estudo no passado e chegamos a uma redução de 70%, bem agressiva. Sem a ferramenta, eu teria que dobrar pelo menos 50% do meu efetivo para justificar a operação.”
O input manual abre inumeras possibilidades de erro. A chave de acesso da nota tem 44 dígitos, ou seja, 44 possibilidades de erro só numa chave. Com qualquer outro dado você exponencia isso. Quando erra, você quebra a cadeia, e o impacto retorna numa bola de neve.”
Antes de ter uma plataforma como a e.Mix, a gente teria que fazer tudo manual, em planilha de Excel. O FollowNet tem integração com os principais órgãos, com o Siscomex e com órgãos anuentes emissores de LI. Se eu tenho 44 pessoas, talvez precisasse do dobro ou do triplo para a quantidade de clientes que tenho hoje, justamente pelo ganho de tempo com as automatizações.”
A gente tinha muita tabela, muito Excel, e tudo trazia necessidade de inputs. Ficava uma poluição, um negócio triste de se ver. Você limpava o Excel e de repente alguém perguntava daquilo que você tinha limpado, e o histórico se perdia. O principal ganho foi ter tudo numa ferramenta só, com acesso único.”
A gente tem hoje um time de sete analistas, e cada uma tinha o seu jeito de trabalhar a própria planilha de Excel. Uma atualizava diariamente, outra semanalmente, outra a cada dois dias: não era padronizado. A gente até brinca que era Deus nos acuda.”
A forma como a gente trabalhava e consultava as informações era tudo muito manual, tudo em planilhas. Para ter a informação de pedido e de embarque, eu precisava consultar várias analistas e várias planilhas, para saber o estado das cargas, se já tinham embarcado e a situação de navios e voos. Quando a e.Mix entrou na nossa vida, tudo isso mudou.”
O principal fator que nos levou a buscar uma ferramenta foi a dificuldade de fazer a gestão. A Positivo estava em franca expansão, com cenários aumentando em três plantas, e gerenciar tudo isso em planilhas era muito difícil. Havia o aumento de volume, o dinamismo que a operação exigia e a falta de visibilidade de tudo o que acontecia simultaneamente. Para o gestor é muito difícil ficar sem visibilidade do que precisa tratar no dia a dia.”
Sem a e.Mix e retroagir. Você se acostuma com tudo automático e praticamente teria que reaprender. São coisas que o sistema faz por você e que eu teria que rever como funcionam, como acessar o Mantra e quais campos preciso consultar.”
Isso deu uma qualidade muito maior de informação e, consequentemente, atender os clientes de uma forma melhor. Você se torna mais confiável, porque a partir do momento em que você tem uma pessoa fazendo isso, pessoas cometem erros, não tem como evitar. E se o volume é muito grande, a chance de colocar uma informação errada no sistema aumenta.”
É difícil voltar para trás com a inovação da tecnologia e a exigência do mercado. Eu não consigo me enxergar datilografando processo ou buscando informação em papel. Tudo que envolve o Comex, da Receita ao governo, se modernizou: sem um sistema que auxilie, você não faz o processo. Existem diversos sistemas no mercado, mas achar um que facilite, dê segurança e agilidade ao mesmo tempo é difícil. Você teria que montar vários sistemas, e a e.Mix integra tudo isso.”
Na segunda fase, com a integração ao track and trace, conseguimos eliminar completamente o trabalho manual da operação: tudo via EDI, com cada embarque atualizado automaticamente com seus status. Hoje é impossível não ter sistemas automatizados numa operação crítica como o transporte. Nenhuma empresa é competitiva sem automação para reduzir custos e oferecer serviço rápido e de qualidade. Só colocando muitas pessoas, e todas sem errar.”
Eu trabalhei com clientes em que eu gerenciava mais de mil, dois mil processos. Se fizéssemos de maneira manual, da forma tradicional, entrando sistema por sistema para buscar a informação, digitar numa planilha e enviar para o cliente, eu teria muito mais gasto com mão de obra e provavelmente não atenderia a necessidade de tempo do cliente, porque a antecipação da informação vale muito para quem gerencia o processo.”
Não tenho mais consultas manuais; hoje são todas sistêmicas, pelo sistema da e.Mix. Financeiramente, isso me permite reduzir estrutura física e funcionários: a nossa economia está na faixa de 40%, além do tempo que a gente ganhou. Sem o sistema eu me veria lá atrás, preenchendo e datilografando formulários para dar entrada na Receita Federal e nas alfândegas, tendo que voltar 20, 30 anos.”
Quando não tínhamos a e.Mix, era muito difícil: eram todos trabalhos manuais, tínhamos que acompanhar o Mantra e o Siscarga manualmente. Hoje a e.Mix consulta e dispara automaticamente uma mensagem para nós e para os clientes, informando o status da carga até o desembaraço e a entrega final na planta do cliente.”
Financeiramente, calculamos cerca de 30% de redução nos custos, principalmente com folha de pagamento e com papéis, porque hoje é tudo eletrônico. E o atendimento da e.Mix é sempre pronto: há canal pela internet e por telefone, então qualquer dúvida ou ação que a gente precise, o contato é quase instantâneo.”
Toda vez que recebo uma crítica, eu pergunto a quem me critica: se eu arrancar a ferramenta, como seria? Tenho vários exemplos de pessoas que dizem que não conseguem mais, porque você volta três casas: teria que fazer todas as consultas, que hoje são robóticas e automatizadas, na mão. Você precisaria de mais braços e não teria tempo de executar.”
Eu tinha uma necessidade de controlar os processos, então fazia tudo em planilha de Excel, com macros e todas as ferramentas que o Excel oferecia para ter o follow-up. Usava muito telefone e ia de mesa em mesa perguntando como estava cada processo, e isso demandava muito tempo: a parte da manhã era inteira só para saber o andamento, e a execução ficava para o fim do dia.”
Veja em uma demonstração de 30 minutos como o FollowNet One ajuda sua operação a antecipar exceções e reduzir custos em Comex.
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