O analista saiu de férias e levou a operação junto: como manter os processos andando em janeiro

“Os cenários aumentando em três plantas, gerenciando tudo isso em planilhas, era muito difícil.” A frase é de Mayumi Dulce Iura de Cristo, especialista em Comex da Positivo Tecnologia, sobre o período em que a gestão da importação dependia de arquivos espalhados. Em janeiro, essa dificuldade ganha um agravante: o analista que conhece a própria carteira de cor sai de férias, e a cobertura de férias da operação fica com um colega que nunca abriu aquela planilha.

O colega trabalha, atende o telefone e responde o que chega. O que ele não vê é o que nunca foi escrito: o free time que começou a contar na sexta, o documento que o fornecedor prometeu mandar, a data que o analista combinou com a fábrica por mensagem. Por isso a cobertura de férias da operação costuma falhar no mesmo ponto: alguém precisa ligar para quem está fora e perguntar de um processo que só existia na cabeça dele. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para que o time, inclusive quem está cobrindo, responda na hora e cumpra a data prometida.

A seguir: onde a passagem de carteira quebra, o que tirar da planilha pessoal antes de janeiro e como montar a cobertura sem ligar para quem está de férias.

• O problema: a carteira do analista vive na planilha e na caixa de e-mail dele, e sai de férias junto.
• O custo-risco: free time vencendo, documento parado e cliente interno sem resposta até alguém ligar para quem está fora.
• O mecanismo: histórico, prazos e alertas de cada processo na mesma base, com os alertas repassados sozinhos ao substituto.
• Como começar: escolher o primeiro analista que sai em janeiro e levar a carteira dele para a plataforma antes da saída.

Por que a cobertura de férias da operação falha no Comex

Na maioria das empresas, a passagem de carteira é uma conversa no último dia e uma lista de processos abertos mandada por e-mail. A lista diz quais processos existem. Ela não diz em que pé está cada um, o que já foi pedido e o que ainda depende de alguém.

O problema piora quando cada analista tem o próprio método. Luciano Ricardo Braga, coordenador de Comex da Positivo Tecnologia, descreve assim o time antes da plataforma: “Às vezes uma atualizava diária, outra atualizava semanal, a outra atualizava a cada dois dias”. Se quem sai de férias atualizava a planilha uma vez por semana, o substituto herda uma fotografia que pode ter seis dias. Enquanto isso, o free time continua correndo.

Há ainda um efeito menos visível. Os avisos do armador, do agente e do despachante continuam chegando na caixa de e-mail de quem está fora, ou seja, a informação existe, mas fica endereçada à pessoa errada até ela voltar.

“O colega dá conta”: o que fica fora da vista de quem cobre

O colega que cobre as férias normalmente dá conta, sim, do que aparece na frente dele. A questão é o que não aparece. Em uma carteira de importação, o que costuma escapar na cobertura é:

• o prazo que começou a correr depois da última atualização da planilha, como o free time de um contêiner que descarregou no fim de semana;
• o processo travado por falta de NCM, cadastro ou documento, que não gera nenhum e-mail e por isso não chama atenção;
• o combinado com o fornecedor ou com o agente que ficou registrado só numa troca de mensagens;
• a data que o analista prometeu para a produção ou para o comercial, que ninguém mais sabe que foi prometida.

Nenhum desses itens depende da competência de quem cobre, e sim de onde a informação estava guardada. Se ela mora na planilha e na memória de uma pessoa, a operação para de enxergar no dia em que essa pessoa sai.

Sete analistas, sete planilhas: o que mudou na Positivo

Na Positivo Tecnologia, o cenário era o de muitas indústrias em crescimento: volume subindo, três plantas e um time de sete analistas, cada um com o próprio arquivo. Luciano conta que, internamente, a equipe brincava que a rotina era “Deus nos acuda”.

A virada veio quando a operação foi centralizada no FollowNet One. Os status passaram a chegar pela plataforma, e não pela última atualização de cada analista. O resultado, nas palavras dele: “Então hoje, se a gente tem algum problema, a gente já consegue resolver e já consegue identificar no momento que acontece.”

Na cobertura de férias, isso pesa mais do que parece: quem assume a carteira de um colega abre a mesma tela que ele abria, com os mesmos prazos e desvios marcados.

Quer ver a carteira de cada analista visível para o time inteiro? Veja como o FollowNet One funciona para importadores → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Matriz de passagem: o que precisa sair da planilha antes de janeiro

Use a matriz na semana anterior à saída de cada analista. A coluna do meio mostra onde a informação costuma estar; a da direita, onde ela precisa estar para o substituto não depender de ninguém.

Se mais da metade das linhas cair na coluna do meio, a carteira não está pronta para ser coberta. Nesse caso, vale começar pela linha dos prazos, porque é ela que vira custo primeiro.

O que um software de comércio exterior muda na cobertura

A matriz organiza a passagem, mas ainda depende de disciplina. A plataforma tira essa dependência em quatro pontos.

Primeiro, o status vem da fonte. O FollowNet One busca o dado no Siscarga, no CCT, no Siscomex e no Mantra e cruza com pedido, fatura e declaração, sem esperar alguém atualizar a planilha. Assim, a fotografia que o substituto vê é a de hoje.

Segundo, o alerta acompanha o processo. Quando o analista está de férias ou de folga, o FollowNet One repassa sozinho os alertas para o substituto, inclusive o vencimento do demurrage, calculado pelo free time e pela data de chegada.

Terceiro, os parados aparecem sozinhos. O processo que travou por falta de NCM, cadastro ou documento entra na lista de exceções mesmo que ninguém mande e-mail sobre ele.

Por fim, quem cobre trata só o que saiu da regra. O que anda dentro do prazo segue sem ninguém olhar, e o substituto passa o dia com as exceções da carteira do colega. Para comparar com o controle em arquivo, veja FollowNet One e Excel lado a lado. Se o caso é a saída definitiva de alguém, o caminho está em como preservar o processo quando um analista sai.

Como começar sem projeto infinito

Não é preciso migrar a operação inteira antes das férias. Um recorte pequeno mostra rápido onde a carteira está exposta.

• Owner: coordenador de importação, que responde pela carteira de quem sai.
• Cadência: semanal, nas três semanas anteriores à saída, para conferir a carteira na plataforma.
• KPI farol: número de vezes que alguém precisou ligar para quem está de férias, com meta zero.
• Primeiro recorte: a carteira do primeiro analista que sai em janeiro.

Se o farol acender, a ligação diz exatamente qual informação estava fora da plataforma. Essa é a próxima linha da matriz a resolver.

Janeiro vai continuar sendo mês de férias no Comex. Com a carteira na plataforma, o analista sai sem levar a operação junto: os processos seguem andando, o colega que cobre sabe o que vence na semana e ninguém interrompe as férias de ninguém para perguntar onde está uma carga. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Planilha vs. sistema no Comex: guia completo

• “O sistema confere o pedido com a invoice?”: como parar de bater fatura, pedido e declaração na mão
• “Meu fornecedor não tem API”: como receber o status de quem ainda manda tudo por e-mail
• Desenvolver em casa parecia mais barato: quando o sistema interno de Comex não acompanha o volume
• Retrabalho invisível: quantas vezes o mesmo dado é digitado na sua operação
• ETA não confiável não é problema de sorte: é problema de origem do dado
• Quanto tempo sua TI vai gastar construindo o que já existe pronto?
• Comprar pronto vs. desenvolver: o custo de manutenção que a TI ignora
• O checklist do gestor antes de trocar o Excel: 10 perguntas de prontidão