A matriz trouxe uma ferramenta global e só algumas pessoas acessam: o que a filial deixa de ver

Um gestor de uma indústria multinacional que exporta para a América Latina contou que, no passado, a matriz trouxe de fora uma solução conectada às transportadoras. Só algumas pessoas tinham acesso, e por isso o alcance era limitado. É um retrato comum em subsidiárias: o sistema global da matriz chega com poucas licenças, mostra o navio e deixa de fora quase tudo o que acontece com a carga depois que ela chega ao Brasil.

O sistema global da matriz faz bem o que foi desenhado para fazer, que é consolidar embarques de vários países numa visão só. O processo brasileiro, porém, tem etapas que nenhuma ferramenta pensada para o mundo inteiro costuma cobrir: licença de órgão anuente, registro da declaração, canal, presença de carga, numerário e free time. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, o que a filial deixa de ver quando só a matriz tem sistema e como completar a visão sem disputar com a ferramenta global.

• O problema: a ferramenta global mostra o transportador, não o processo brasileiro, e poucos têm acesso.
• O custo-risco: a filial volta à planilha e a matriz decide com metade da informação.
• O mecanismo: um complemento local, alimentado pelas fontes oficiais e integrado ao que a matriz já usa.
• Como começar: um fluxo de importação da filial, com a lista do que o global não mostra.

O que o sistema global da matriz enxerga, e o que fica de fora

Ferramentas globais de visibilidade nascem para responder à pergunta da matriz: onde estão os embarques de todas as unidades. Por isso, costumam se conectar a armadores, companhias aéreas e transportadoras, que informam booking, embarque, transbordo e ETA. Até a chegada ao porto, a visão funciona bem.

A partir daí, o processo passa a depender de sistemas brasileiros. A presença de carga aparece no Siscarga ou no CCT, a licença sai no Portal Único, a declaração é registrada no Siscomex e o canal define se haverá conferência. Nenhum desses eventos interessa ao transportador, e por isso raramente chega à ferramenta global. Para a matriz, a carga “chegou”. Para a fábrica, ela está parada em canal vermelho, esperando um documento.

“A matriz já tem sistema global”: por que a filial continua na planilha

A objeção é compreensível, porque ninguém quer pagar duas vezes pela mesma coisa. Na prática, no entanto, a filial não usa o global para operar. As licenças ficam com poucas pessoas, os campos não têm onde registrar LPCO, canal ou numerário, e quem cuida do desembaraço nem sempre tem login. Assim, a operação brasileira continua numa planilha alimentada por e-mail, ao lado de um sistema caro.

O resultado são duas verdades sobre a mesma carga. A matriz vê um status, a filial trabalha com outro, e quem precisa decidir liga para alguém. O artigo sobre dar visibilidade à matriz sem tirar o controle local mostra o mesmo conflito do lado de quem tem várias plantas.

Matriz e filial: quem precisa ver o quê

Vale preencher a última coluna com a ferramenta que a matriz usa de fato. As linhas marcadas com “não” são o que a filial controla por fora, e é ali que o atraso costuma nascer.

Problema já resolvido: o complemento local que não compete com o global

Marcius Nascimento trabalhou em três grandes multinacionais e em duas grandes empresas locais, e levou o trabalho da e.Mix para todas elas. As multinacionais já tinham sistemas globais de rastreamento e de follow-up. O ponto, como ele explica, estava no que esses sistemas não alcançavam:

O mecanismo é o de complemento, e não de troca. O FollowNet One busca o dado nas fontes oficiais brasileiras, como Siscomex, CE Mercante e CCT, cruza com o pedido e a fatura e avisa quando uma data muda. O que a matriz precisa ver pode seguir para a ferramenta global ou para o ERP por integração, como mostra o artigo sobre integrar o FollowNet One sem refazer nada. Assim, a filial opera numa base só, e a matriz passa a ver o processo brasileiro sem ninguém digitar duas vezes.

Quer ver o que a sua filial deixaria de controlar por fora? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

O que levar para a conversa com a matriz

A matriz costuma aceitar o complemento quando ele chega como resposta a uma lacuna concreta, e não como sistema concorrente. Por isso, leve a tabela preenchida, com três ou quatro casos recentes em que a carga “chegou” no global e ficou parada no Brasil. Mostre também quantas pessoas da filial operam sem licença da ferramenta e quanto tempo a equipe gasta mantendo a planilha. Para a indústria que importa insumos, o argumento mais forte costuma ser o da planta: a falta de peça que o global não previu.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: gerente de Comex da filial, com o gerente de supply chain como ponte com a matriz.
• Cadência: semanal, comparando o status do global com o da operação brasileira.
• KPI farol: processos da filial acompanhados fora do sistema oficial, em planilha ou e-mail.
• Primeiro recorte: a importação marítima de uma planta, com as etapas que o global não mostra.

O gestor do começo descrevia uma solução que poucos acessavam. Com o processo brasileiro numa base que toda a filial usa, e com o resumo seguindo para a matriz por integração, quem opera e quem decide olham o mesmo dado. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Planilha vs. sistema no Comex: guia completo.

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