Duas empresas, duas planilhas: como unificar o controle de importação depois de uma fusão

“A gente manda a planilha, manda e-mail… e a gente quer substituir essa planilha, esse e-mail.” Depois de uma fusão, essa frase dobra de tamanho: são duas planilhas, dois grupos de e-mail e dois jeitos de chamar a mesma etapa. A integração pós-fusão costuma começar pelo ERP, pela folha e pelo fiscal, e o controle de importação fica para depois, com cada lado mantendo o seu.

Na integração pós-fusão, a importação passa a ter duas versões do mesmo processo. Um lado chama de “liberado” o que o outro chama de “desembaraçado”, um mede o lead time a partir do pedido e o outro a partir do embarque, e a diretoria recebe dois relatórios que não somam. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, um roteiro em cinco passos para unificar o controle de importação sem esperar a decisão do ERP.

• O problema: depois da fusão, cada lado mantém a sua planilha e o seu vocabulário.
• O custo-risco: relatórios que não somam, parceiros duplicados e decisões tomadas com metade dos processos.
• O mecanismo: unificar no evento do processo, numa base só, e migrar em janela curta.
• Como começar: o mapa dos dois lados, com etapas, campos, parceiros e responsáveis.

Integração pós-fusão: por que a importação fica para o fim da fila

Numa fusão, as primeiras decisões são as que têm prazo legal ou impacto em toda a empresa: ERP, folha, fiscal, contratos. A importação parece funcionar, porque cada lado continua importando como antes. O problema aparece quando alguém precisa da visão consolidada, seja o diretor de suprimentos, seja o financeiro fechando o mês.

Nesse momento, descobre-se que as duas operações usam despachantes diferentes, agentes de carga diferentes e nomes diferentes para as mesmas etapas. Juntar os números vira trabalho manual, e a fusão, que deveria dar escala, cria mais uma planilha.

“Primeiro se decide o ERP”: por que não precisa esperar

A escolha do ERP pode levar meses, e a migração, ainda mais. Enquanto isso, a importação segue com duas versões. A boa notícia é que o controle de importação não depende do ERP para ser unificado: ele depende de eventos, como chegada, registro, canal, desembaraço e entrega, que vêm das fontes oficiais e dos parceiros.

Assim, dá para unificar primeiro o acompanhamento e integrar depois com o ERP que vencer. O artigo sobre o mito do ERP mostra por que esperar a integração costuma sair mais caro.

Roteiro em cinco passos para unificar o controle de importação

1. Mapeie os processos dos dois lados

Liste, para cada operação, as etapas acompanhadas, os campos da planilha, os parceiros e quem responde por cada etapa. O mapa costuma revelar que as duas fazem o mesmo trabalho com nomes e momentos diferentes.

2. Escolha o evento como unidade comum

Em vez de discutir qual planilha fica, defina os eventos que valem para os dois lados e de onde cada um vem. Chegada pelo CE Mercante, registro e canal pelo Siscomex, desembaraço e entrega pelo parceiro. Com o evento definido, o vocabulário se resolve sozinho.

3. Decida a base que fica

A base que fica é a que absorve a operação do outro lado sem parar. O critério prático é simples: ela cobre o processo brasileiro de ponta a ponta e consegue se integrar ao ERP que vier, seja qual for.

4. Migre em janela curta

Processos novos entram direto na base única a partir de uma data combinada, e os abertos terminam onde começaram. Dessa forma, nenhum processo muda de sistema no meio do caminho, e a convivência das duas versões dura semanas, e não meses.

5. Dê às duas diretorias a mesma visão

Com a base única, o relatório deixa de ser uma soma manual. Cada área vê o que precisa, na mesma base, e o lead time passa a ser medido do mesmo jeito para os dois lados.

Mapa de unificação: modelo para copiar

O mapa cabe numa reunião com os dois coordenadores. Preenchido, ele vira a especificação da base única e evita que a migração repita as diferenças que já existiam.

Problema já resolvido: uma base que atravessou várias aquisições

A DSV passou por várias aquisições nos últimos anos. UTi, Panalpina e Agility eram clientes da e.Mix antes da compra, e a DB Schenker passou a usar o FollowNet logo depois de adquirida, em 2025. O case da integração de sistemas entre DSV e Panalpina mostra como foi uma dessas migrações. Daniel Cunskis, Gateway Manager da DSV em Viracopos, resume o que uma base única entrega para quem gerencia:

O mecanismo é o mesmo do lado do importador. O FollowNet One busca o dado nas fontes oficiais, cruza com o pedido e a fatura e mostra os processos dos dois lados na mesma base, com o mesmo vocabulário. Depois, o ERP escolhido recebe o que precisa por integração.

Quer comparar a base única com as duas planilhas de hoje? Compare com o que você usa hoje → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: gerente de Comex da operação maior, com o coordenador do outro lado como par.
• Cadência: semanal até a data de corte e nas quatro semanas seguintes.
• KPI farol: processos dos dois lados acompanhados na base única.
• Primeiro recorte: o mapa de unificação preenchido e uma data de corte para os processos novos.

Para revisar a prontidão antes da migração, o artigo com as perguntas antes de trocar o Excel ajuda a não esquecer nada.

Quem mandava planilha e e-mail para dois lados passa a ter uma base com os processos das duas empresas, medidos do mesmo jeito. A fusão começa a dar escala também na importação. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Planilha vs. sistema no Comex: guia completo.

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