O desperdício que a fábrica não aceitaria e o Comex aceita: correr atrás de informação

“É o oitavo desperdício. Às vezes eu estou desperdiçando talento que deveria estar pensando de forma estratégica para ficar correndo atrás de informação.” Quem disse isso é um gestor de supply de uma indústria de equipamentos, com formação de chão de fábrica. Ele olhou para o Comex com a lente lean e encontrou o oitavo desperdício funcionando todos os dias, sem que ninguém o cronometrasse.

Na linha de produção, o oitavo desperdício, o talento não aproveitado, seria tratado como problema de processo. No Comex, costuma ser tratado como parte do trabalho. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A objeção comum é que esse tempo não dá para medir. Dá, do mesmo jeito que a fábrica mede setup. Vemos em operações reais que, quando o tempo gasto atrás de informação vira número, a conversa com a diretoria muda de patamar.

• O problema: analistas caros passam o dia buscando dado que um sistema entregaria sozinho.
• O custo-risco: talento desperdiçado, decisões atrasadas e uma folha que cresce junto com o volume.
• O mecanismo: dado buscado na fonte oficial e gestão por exceção, com o analista só no desvio.
• Como começar: cronometrar por uma semana o tempo do time em consultas e confirmações.

O desperdício que ninguém cronometra

Quem vem da produção aprende cedo a enxergar espera, movimentação e retrabalho. Ninguém aceitaria um operador caminhando metade do turno para buscar ferramenta. No escritório de Comex, porém, o equivalente acontece a toda hora: abrir o portal do armador, conferir o Siscomex, ligar para o despachante, procurar o e-mail do agente. Como não há cronômetro, o tempo some, e com ele o talento de quem deveria estar decidindo.

O que é o oitavo desperdício no Comex

Às sete perdas clássicas do Sistema Toyota de Produção, muitos praticantes de lean acrescentam uma oitava: o talento não aproveitado. No Comex, o oitavo desperdício é o analista experiente gastando o dia para descobrir onde está a carga, em vez de usar o que sabe para negociar, prevenir e planejar.

Os desperdícios de informação, com lente lean

Use esta tabela para levar a conversa para a linguagem que a diretoria industrial já conhece:

Como medir como se mede setup

A fábrica reduz setup porque mede. Faça o mesmo durante uma semana. Primeiro, peça a cada analista que registre, em blocos de 15 minutos, o tempo gasto consultando portais, confirmando status e respondendo perguntas. Depois, separe o tempo gasto com processos que estavam dentro do previsto. Por fim, multiplique pelo custo da hora do time. O resultado é o tamanho do oitavo desperdício, em linguagem de diretoria. Para fazer a conta em reais, veja quanto custa a hora que o time gasta perguntando se a carga chegou.

Quer levar esse número à próxima reunião de diretoria? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Prova em campo: a rotina de informação sem intervenção humana

Raphael Espindola, diretor da Lume Comércio Exterior, conta como a automação liberou a equipe das consultas de processos e passou a entregar aos clientes, sozinha, a rotina de informações que eles pedem. A resposta completa está no banco de provas.

O efeito chega ao custo. Raphael resume assim: “Financeiramente, calculamos cerca de 30% de redução nos custos, principalmente com folha de pagamento e com papéis, porque hoje é tudo eletrônico”, como você confere na resposta em vídeo. Na média dos clientes, o time de implantação da e.Mix mede 35% de ganho de produtividade.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: Diretor de Operações, com o Gerente de Comex responsável pela medição.
• Cadência: uma semana de cronometragem, apresentada na reunião mensal de operações.
• KPI farol: horas por semana gastas buscando informação sobre processos dentro do previsto.
• Primeiro recorte: a consulta mais repetida do time, eliminada primeiro.

A conversa com a diretoria muda de idioma

Quando o Comex apresenta o tempo perdido como desperdício medido, e não como reclamação de equipe sobrecarregada, a diretoria industrial reconhece o problema na hora. É a mesma lógica de qualquer projeto de melhoria contínua: medir, eliminar a perda e devolver a capacidade ao que gera valor.

O gestor que via talento correndo atrás de informação passa a ver o mesmo time tratando o que saiu da regra, negociando com parceiros e planejando a próxima chegada. O oitavo desperdício sai da rotina, como sairia da linha. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Gestão por exceção no Comex: guia completo.

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