“Vai chegar, não vai chegar?”: como tirar o time de Comex da defensiva no e-mail

“O meu time deixa de fazer aquilo que é core dele para ficar na defensiva. A gente fica se defendendo, respondendo e-mail: vai chegar, não vai chegar.” Ouvimos isso de um gestor de supply de uma indústria de equipamentos. A cobrança de status no Comex consome o dia de quem deveria estar tratando desvio, negociando com parceiro e planejando a próxima chegada.

A cobrança de status no Comex não diminui com mais esforço do time. Diminui quando o status passa a chegar sozinho. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

Muitos gestores acreditam que responder status faz parte do trabalho do Comex. Faz, quando a pergunta é sobre um desvio. Vemos em operações reais que a maioria das perguntas é sobre carga que está andando dentro do previsto. Este passo a passo mostra como tirar essas perguntas da caixa de entrada.

• O problema: o time passa o dia respondendo se a carga vai chegar.
• O custo-risco: tempo estratégico perdido e desvio real tratado tarde, no meio de tantas respostas.
• O mecanismo: status por evento para cada área e alerta só quando algo sai da regra.
• Como começar: contar por uma semana quantas perguntas de status chegam e de quem.

A defensiva que ninguém mede

Ficar na defensiva significa trabalhar na ordem em que as perguntas chegam, e não na ordem do que importa. Compras pergunta pela manhã, a planta pergunta depois do almoço, o financeiro pergunta no fim do dia. Cada resposta exige abrir portal, conferir e-mail e confirmar com o despachante. Ou seja, o time fica ocupado o dia todo e, ainda assim, o desvio que importava pode passar despercebido.

O que é cobrança de status no Comex

É o volume de perguntas que outras áreas fazem ao Comex sobre onde está a carga, quando chega e se vai atrasar. Ela cresce quando as áreas não têm onde olhar sozinhas. Por isso, a cobrança de status no Comex é um sintoma: quanto mais alta, mais a informação está presa no time de importação.

Passo 1: medir a cobrança

Durante uma semana, registre cada pergunta de status recebida: quem perguntou, sobre qual processo e se a carga estava dentro ou fora do previsto. O resultado costuma surpreender, porque mostra quantas perguntas eram sobre processos que andavam normalmente. O custo dessa hora está calculado em quanto custa a hora que o time gasta perguntando se a carga chegou.

Separe também as perguntas por canal: e-mail, telefone, Teams ou WhatsApp. As que chegam por mensagem rápida costumam ser as que o portal do despachante não respondeu a tempo. Esse detalhe mostra onde a informação está atrasada, e não só quem está perguntando.

Passo 2: mapear quem pergunta o quê

Com a semana medida, monte esta matriz. Ela define o que cada área precisa receber sem perguntar:

Um cuidado na matriz: não mande tudo para todo mundo. Cada área recebe só o evento que responde à pergunta dela. Quando o aviso chega em excesso, ele volta a ser ignorado, e a pergunta por e-mail volta junto.

Passo 3: status por evento e alerta só no desvio

Com a matriz pronta, cada evento passa a gerar aviso para a área certa, no formato combinado. O processo que anda dentro da regra não exige ninguém olhando. Quando algo sai do previsto, o alerta vai para o time de Comex, que entra em cena com a resposta e o plano. Assim, a pergunta deixa de chegar antes da informação. Para eliminar a conversa paralela por e-mail, veja como levar a comunicação para dentro do sistema.

Eloi Filho, diretor de desembaraço aduaneiro da LOX Shipping, resume o efeito: “É o alerta que me dá maior produtividade, porque ele está me direcionando para onde eu tenho que atacar o meu esforço”, como ele explica na resposta em vídeo.

Quer ver o status chegando sozinho às áreas da sua indústria? Veja como o FollowNet One funciona para indústrias → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Prova em campo: o tempo que a automação devolve

Alex Cunha, diretor da Atlanta Imports, conta o que fazer com o tempo que deixa de ir para rotinas de informação: atender mais com menos gente e usar as pessoas em atendimento, visita e entendimento do processo. A resposta completa está no banco de provas.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: Gerente de Comex, com um ponto focal em cada área que mais pergunta.
• Cadência: uma semana de medição, depois revisão quinzenal da matriz de avisos.
• KPI farol: perguntas de status recebidas por semana sobre processos dentro do previsto.
• Primeiro recorte: a área que mais pergunta, com os avisos dela configurados primeiro.

Do e-mail defensivo ao time que antecipa

Quando o status chega sozinho, a caixa de entrada esvazia e a conversa com as outras áreas muda de natureza: deixa de ser “vai chegar?” e passa a ser “o que fazemos com este desvio?”. É nesse ponto que o Comex volta a ser estratégico. Vale repetir a semana de medição depois de um mês: ela mostra quanto a cobrança caiu e quais áreas ainda perguntam, e essas são as próximas a receber avisos.

O gestor que via o time se defendendo por e-mail o dia inteiro passa a ver a mesma equipe tratando o que saiu da regra, enquanto compras, planta e diretoria recebem a resposta antes de perguntar. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Gestão por exceção no Comex: guia completo.

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