Os marcos do grid não contam a história: onde fica o que foi combinado com o fornecedor

O gerente de Comex de uma empresa de serviços fez uma pergunta simples durante uma demonstração: existe algum lugar para escrever as ações que ele está tomando em cada processo? A ideia era que, se alguém saísse de férias, o substituto conseguisse ler o que ele fez, e não só ver os marcos do grid. A pergunta mostra o buraco mais comum no histórico do processo de importação: as datas estão no sistema, e a história está no e-mail de quem conversou.

O histórico do processo de importação costuma registrar bem o que aconteceu, como embarque, chegada, registro e liberação. O que fica de fora é o combinado: a data que o fornecedor prometeu, o que o agente respondeu, o que a fábrica aceitou esperar. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, um roteiro em cinco passos para registrar ações e ocorrências dentro do processo.

• O problema: o grid mostra as datas, e o que foi combinado mora no e-mail de cada pessoa.
• O custo-risco: substituto sem contexto nas férias, cobrança sem base e a mesma pergunta feita duas vezes.
• O mecanismo: ocorrências registradas no processo, com data, autor e próximo passo.
• Como começar: quatro tipos de ocorrência, aplicados aos processos de um fornecedor.

Histórico do processo de importação: o que os marcos não contam

O marco responde quando. A carga embarcou em tal dia, chegou em tal dia, foi liberada em tal dia. Ele não responde por quê, nem o que alguém fez a respeito. Quando o embarque atrasa uma semana, o grid mostra a data nova, mas não mostra que o fornecedor prometeu a carga pronta para a segunda, que o agente ofereceu outro navio e que a fábrica topou esperar.

Essa parte da história vive em e-mails, mensagens e anotações pessoais. Enquanto a mesma pessoa cuida do processo, funciona. Quando ela sai de férias, muda de área ou simplesmente está ocupada, o contexto some, e o próximo passo depende de alguém reconstruir a conversa.

“O e-mail já é o histórico”: o histórico de quem?

O e-mail guarda tudo, e por isso parece suficiente. O problema é que ele guarda tudo na caixa de uma pessoa, misturado com o resto, sem ligação com o processo. Para saber o combinado sobre um embarque, alguém precisa saber quem conversou, procurar a troca certa e ler a conversa inteira.

Além disso, o e-mail não avisa. O fornecedor prometeu a carga para segunda, e ninguém volta a olhar a mensagem na terça para conferir se aconteceu. O artigo sobre comunicação no sistema em vez do e-mail mostra como isso pesa no dia a dia.

Roteiro em cinco passos para registrar o combinado

1. Separe marco de ocorrência

Marco é a data de um evento do processo. Ocorrência é o que aconteceu em volta dele: quem disse o quê, o que se decidiu e o que falta. Os dois precisam estar no mesmo processo, mas cumprem papéis diferentes.

2. Padronize os tipos de ocorrência

Uma lista curta resolve a maior parte dos casos: promessa do fornecedor, resposta do agente ou do despachante, combinado com a fábrica e cobrança feita. Com tipos fixos, o histórico fica fácil de filtrar e de ler.

3. Registre com data, autor e próximo passo

Cada ocorrência leva quem registrou, quando, o que foi dito e qual é o próximo passo, com prazo. Assim, a promessa do fornecedor vira uma data a conferir, e não uma frase perdida.

4. Transforme o próximo passo em alerta

Se o fornecedor prometeu a carga pronta para segunda, o sistema avisa na segunda se a confirmação não chegou. Desse modo, a cobrança acontece no dia certo, e não quando a fábrica pergunta.

5. Use o histórico nas férias e na revisão com o fornecedor

Com as ocorrências no processo, o substituto entende o caso em minutos. Na revisão trimestral com o fornecedor, as promessas que o fornecedor cumpriu e as que ele deixou de cumprir aparecem com data, como mostra o artigo sobre revisão de processo com o fornecedor.

Modelo de registro de ocorrência para copiar

Cinco campos bastam. O que importa é que o registro aconteça no processo, no momento da conversa, e não no fim do dia.

Problema já resolvido: a cadeia inteira dentro da ferramenta

Na GEODIS, Eloi Filho colocou o time e os intervenientes do processo dentro da mesma ferramenta. Segundo ele, o sistema analisa e aponta onde pode estar o problema. O efeito sobre a comunicação aparece no trecho abaixo:

É o mesmo princípio aplicado ao histórico. Quando a conversa com o fornecedor e com o agente fica registrada no processo, ao lado dos marcos que o FollowNet One busca na fonte oficial, a informação deixa de depender da caixa de e-mail de alguém. Quando o analista sai de férias, os alertas vão sozinhos para o substituto, que encontra no processo o combinado.

Quer ver como ficaria o histórico dos seus processos com as ocorrências registradas? Veja como o FollowNet One funciona para indústrias → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de importação, com os analistas registrando as ocorrências.
• Cadência: diária no registro e semanal na revisão das promessas pendentes.
• KPI farol: promessas de fornecedor registradas com prazo e resultado.
• Primeiro recorte: quatro tipos de ocorrência, aplicados aos processos de um fornecedor.

O gerente que queria um lugar para escrever as próprias ações estava pedindo o que falta na maioria das operações. Com as ocorrências no processo, o substituto lê a história inteira, e a promessa do fornecedor volta como alerta no dia certo. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Gestão por exceção no Comex: guia completo.

• Meta de custo e de lead time na importação: como comparar o planejado com o entregue em cada processo
• Mais de mil processos ao mesmo tempo: como um profissional de Comex não perde nenhum de vista
• O problema ficou três dias no e-mail de quem estava de folga: como o alerta chega a quem decide
• O navio chegou e o documento original não: como acompanhar o papel além da carga
• Processo parado sem dono: quem é o responsável, qual o motivo e quando libera?
• Decidir antes do custo: o alerta que chega no D-3, não no dia do prejuízo
• Quatro áreas querem saber do mesmo processo: como avisar cada uma sem copiar todo mundo no e-mail
• “Vai chegar, não vai chegar?”: como tirar o time de Comex da defensiva no e-mail