Mais de mil processos ao mesmo tempo: como um profissional de Comex não perde nenhum de vista

“Imagina assim, eu tenho 10 CNPJs para gerenciar.” A coordenadora de importação de uma fabricante de autopeças usou a frase para explicar por que não dá para entrar em plataforma por plataforma, processo por processo. Com mil processos ao mesmo tempo, distribuídos entre unidades, fornecedores e agentes, olhar tudo deixa de ser possível, e o risco é justamente o processo que ninguém olhou.

A resposta comum para mil processos ao mesmo tempo é contratar mais gente para olhar. Funciona até certo ponto, e depois o custo cresce junto com o volume, sem que a visibilidade melhore. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

O caso abaixo mostra o que muda quando o trabalho deixa de ser olhar tudo e passa a ser tratar o que saiu do previsto.

• O problema: com mil processos abertos, ninguém consegue olhar todos.
• O custo-risco: equipe crescendo com o volume e o processo esquecido virando atraso ou custo.
• O mecanismo: o processo que segue o previsto anda sozinho, e o sistema mostra só a exceção.
• Como começar: cinco regras de exceção para um CNPJ ou uma unidade.

Mil processos ao mesmo tempo: quando olhar tudo deixa de ser possível

Com cem processos, uma boa analista conhece cada um. Com mil, a rotina vira uma ronda: abrir a planilha, conferir o ETA, perguntar ao agente, atualizar a coluna e passar para o próximo. A ronda consome o dia inteiro e, mesmo assim, não garante que o processo com problema foi visto a tempo.

O volume não é o vilão. O que pesa é tratar todos os processos como se precisassem do mesmo olhar, quando a maioria segue o previsto. Em geral, só uma parte pequena sai da regra num dado dia, e é ela que precisa de gente.

“Volume alto exige mais gente olhando”: a conta que não fecha

Contratar para olhar resolve a falta de braço, mas não a falta de foco. Cada pessoa nova herda a mesma ronda, e a coordenação entre elas vira mais uma tarefa. O artigo sobre o oitavo desperdício mostra quanto tempo vai embora só correndo atrás de informação.

O caso: um escritório que atendia duas grandes montadoras

Marcius Nascimento trabalhou num escritório local, no Paraná, que atendia duas grandes montadoras sem sistema próprio de rastreamento. A quantidade de processos era muito grande, o cliente demandava muita informação e a equipe já tinha cerca de 40 pessoas. Ele conta o que mudou com a implantação do FollowNet e do módulo de rastreamento de cargas:

Segundo Marcius, quando a conta passou para outra empresa, o cliente pediu que a nova prestadora também usasse o sistema, porque já estava acostumado a receber a informação naquele nível de detalhe e naquele tempo.

O que muda na rotina: da ronda à fila de exceções

O mecanismo é a gestão por exceção. O sistema busca o dado na fonte, cruza com o pedido e a fatura e deixa andar sozinho o que segue o previsto. O que sai da regra entra numa fila, com dono e prazo. A tabela abaixo é um ponto de partida para montar essa fila:

Os números de cada regra variam com a operação. O que importa é que a analista abra o dia pela fila, e não pela planilha inteira. O artigo sobre o alerta no D-3 mostra como calibrar o prazo de aviso.

Quer ver como ficaria a fila de exceções com o seu volume? Veja como o FollowNet One funciona para o setor automotivo → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de Comex da unidade com maior volume.
• Cadência: diária, com a fila de exceções abrindo o dia.
• KPI farol: exceções tratadas dentro do prazo, por analista.
• Primeiro recorte: cinco regras de exceção para um CNPJ ou uma unidade.

A coordenadora dos dez CNPJs não precisa entrar em cada um para saber o que está acontecendo. Com a fila de exceções, ela vê primeiro o que saiu do previsto, em qualquer unidade, e o resto avança sozinho. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Gestão por exceção no Comex: guia completo.

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