Quem já trocou o Excel por uma plataforma conta, com nome e empresa, o que mudou.
Ler o guia completo do tema →Antes as anotações do processo ficavam na pasta física: às vezes a lápis, alguém apagava, a pasta se perdia e a gente não sabia em que etapa estava. Com o FollowNet houve um ganho de 30 a 40% na carga horária semanal, o que me deu tempo para gerenciar o processo e garantir que os SLAs acordados estavam sendo cumpridos.”
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Fazendo uma alusão aos games: existe o Atari e existe o PlayStation 5. Quem não está usando o FollowNet ainda está no Atari. Eu não me vejo hoje trabalhando sem a e.Mix, e o cliente não precisa me perguntar o que está acontecendo com o processo dele.”
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Eu não consigo mais trabalhar da forma antiga, com o colaborador fazendo consultas manuais. Hoje a informação vem até mim, eu não vou a tela. Nós fizemos um estudo no passado e chegamos a uma redução de 70%, bem agressiva. Sem a ferramenta, eu teria que dobrar pelo menos 50% do meu efetivo para justificar a operação.”
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O input manual abre inúmeras possibilidades de erro. A chave de acesso da nota tem 44 dígitos, ou seja, 44 possibilidades de erro só numa chave. Com qualquer outro dado você exponencia isso. Quando erra, você quebra a cadeia, e o impacto retorna numa bola de neve.”
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Antes de ter uma plataforma como a e.Mix, a gente teria que fazer tudo manual, em planilha de Excel. O FollowNet tem integração com os principais órgãos, com o Siscomex e com órgãos anuentes emissores de LI. Se eu tenho 44 pessoas, talvez precisasse do dobro ou do triplo para a quantidade de clientes que tenho hoje, justamente pelo ganho de tempo com as automatizações.”
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A gente tinha muita tabela, muito Excel, e tudo trazia necessidade de inputs. Ficava uma poluição, um negócio triste de se ver. Você limpava o Excel e de repente alguém perguntava daquilo que você tinha limpado, e o histórico se perdia. O principal ganho foi ter tudo numa ferramenta só, com acesso único.”
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A gente tem hoje um time de sete analistas, e cada uma tinha o seu jeito de trabalhar a própria planilha de Excel. Uma atualizava diariamente, outra semanalmente, outra a cada dois dias: não era padronizado. A gente até brinca que era Deus nos acuda.”
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A forma como a gente trabalhava e consultava as informações era tudo muito manual, tudo em planilhas. Para ter a informação de pedido e de embarque, eu precisava consultar várias analistas e várias planilhas, para saber o estado das cargas, se já tinham embarcado e a situação de navios e voos. Quando a e.Mix entrou na nossa vida, tudo isso mudou.”
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O principal fator que nos levou a buscar uma ferramenta foi a dificuldade de fazer a gestão. A Positivo estava em franca expansão, com cenários aumentando em três plantas, e gerenciar tudo isso em planilhas era muito difícil. Havia o aumento de volume, o dinamismo que a operação exigia e a falta de visibilidade de tudo o que acontecia simultaneamente. Para o gestor é muito difícil ficar sem visibilidade do que precisa tratar no dia a dia.”
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Sem a e.Mix e retroagir. Você se acostuma com tudo automático e praticamente teria que reaprender. São coisas que o sistema faz por você e que eu teria que rever como funcionam, como acessar o Mantra e quais campos preciso consultar.”
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Isso deu uma qualidade muito maior de informação e, consequentemente, atender os clientes de uma forma melhor. Você se torna mais confiável, porque a partir do momento em que você tem uma pessoa fazendo isso, pessoas cometem erros, não tem como evitar. E se o volume é muito grande, a chance de colocar uma informação errada no sistema aumenta.”
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É difícil voltar para trás com a inovação da tecnologia e a exigência do mercado. Eu não consigo me enxergar datilografando processo ou buscando informação em papel. Tudo que envolve o Comex, da Receita ao governo, se modernizou: sem um sistema que auxilie, você não faz o processo. Existem diversos sistemas no mercado, mas achar um que facilite, dê segurança e agilidade ao mesmo tempo é difícil. Você teria que montar vários sistemas, e a e.Mix integra tudo isso.”
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Na segunda fase, com a integração ao track and trace, conseguimos eliminar completamente o trabalho manual da operação: tudo via EDI, com cada embarque atualizado automaticamente com seus status. Hoje é impossível não ter sistemas automatizados numa operação crítica como o transporte. Nenhuma empresa é competitiva sem automação para reduzir custos e oferecer serviço rápido e de qualidade. Só colocando muitas pessoas, e todas sem errar.”
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Eu trabalhei com clientes em que eu gerenciava mais de mil, dois mil processos. Se fizéssemos de maneira manual, da forma tradicional, entrando sistema por sistema para buscar a informação, digitar numa planilha e enviar para o cliente, eu teria muito mais gasto com mão de obra e provavelmente não atenderia a necessidade de tempo do cliente, porque a antecipação da informação vale muito para quem gerencia o processo.”
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Não tenho mais consultas manuais; hoje são todas sistêmicas, pelo sistema da e.Mix. Financeiramente, isso me permite reduzir estrutura física e funcionários: a nossa economia está na faixa de 40%, além do tempo que a gente ganhou. Sem o sistema eu me veria lá atrás, preenchendo e datilografando formulários para dar entrada na Receita Federal e nas alfândegas, tendo que voltar 20, 30 anos.”
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Quando não tínhamos a e.Mix, era muito difícil: eram todos trabalhos manuais, tínhamos que acompanhar o Mantra e o Siscarga manualmente. Hoje a e.Mix consulta e dispara automaticamente uma mensagem para nós e para os clientes, informando o status da carga até o desembaraço e a entrega final na planta do cliente.”
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Financeiramente, calculamos cerca de 30% de redução nos custos, principalmente com folha de pagamento e com papéis, porque hoje é tudo eletrônico. E o atendimento da e.Mix é sempre pronto: há canal pela internet e por telefone, então qualquer dúvida ou ação que a gente precise, o contato é quase instantâneo.”
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Toda vez que recebo uma crítica, eu pergunto a quem me critica: se eu arrancar a ferramenta, como seria? Tenho vários exemplos de pessoas que dizem que não conseguem mais, porque você volta três casas: teria que fazer todas as consultas, que hoje são robóticas e automatizadas, na mão. Você precisaria de mais braços e não teria tempo de executar.”
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Eu tinha uma necessidade de controlar os processos, então fazia tudo em planilha de Excel, com macros e todas as ferramentas que o Excel oferecia para ter o follow-up. Usava muito telefone e ia de mesa em mesa perguntando como estava cada processo, e isso demandava muito tempo: a parte da manhã era inteira só para saber o andamento, e a execução ficava para o fim do dia.”
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