Silos de dados: como impactam o seu negócio?

Computação em nuvem, inteligência artificial e outras inovações tecnológicas deram às empresas um poder de processamento e otimização de tarefas incrível. No entanto, todas essas funcionalidades também contribuem muito para a criação dos silos de dados.

A facilidade e alta disponibilidade de soluções em software acabaram criando um novo problema, que é o de centralizar as informações dos mais diversos softwares espalhados por toda a companhia.

Some-se a isso assuntos relacionados à privacidade na internet, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), gargalos de informação, confiabilidade e transparência dos dados para termos os ingredientes perfeitos para uma enorme oportunidade de melhoria de processos, com praticidade no acesso correto e controlado aos dados.

A seguir, iremos explicar o conceito batizado de “silo de dados”, que descreve como isso impacta negativamente a gestão dos negócios e indica as principais formas de fazer fluir a comunicação entre eles.

Silos de dados: o que são e como se formam?

Cada equipe pode acabar optando por salvar informações em plataformas específicas e de acesso exclusivo de seu departamento ou ainda em dispositivos separados de sua rede ou repositório unificado da companhia. Essas informações podem ser e-mails, planilhas ou outras informações que não tenham sido analisadas e processadas. É preciso ter consciência de que esses big datas acabam se tornando silos de dados dentro de sua companhia.

A analogia dos silos de dados está ligada, obviamente, aos silos de grãos. Os grãos (dados) estão separados e protegidos. Essa separação proporciona ganhos em relação ao acesso a soluções específicas e pode trazer ganhos para a operação localmente.

O problema ocorre quando passamos a entender que esses dados localmente acabam por retirar informações importantes e, por muitas vezes, fundamentais para a gestão dos negócios e entendimento de etapas estratégicas da companhia.

Esse hiato criado entre as bases de dados / fluxo de informações dos times e do gerenciamento rápido dos dados é um dos maiores problemas na estratégia, visão de negócio e tomada de decisão.

Silos de dados: quais os prejuízos para a sua companhia?

Desperdício de recursos

Quando seu time passa a utilizar softwares específicos, coleta de dados em planilhas, troca de informações por e-mail ou arquivos sem que esses dados possam estar centralizados e disponíveis em tempo real e organizados para sua rotina, sua companhia passa a criar silos de dados. Na prática, sua empresa gerará big datas sem que os dados tenham sido coletados, organizados, tratados e disponibilizados para as pessoas e softwares corretos.

Isso dificulta o trabalho de forma geral, desperdiça recursos e gera, em algum momento, uma demanda subsequente para encontrar e divulgar essas informações. Isso nem sempre ocorre de forma rápida, segura, transparente e, por vezes, pode até ocasionar a perda de informações

Diminuição da competitividade

Obviamente que o tempo entre coleta e disponibilidade das informações é fundamental para a tomada de decisões.
Pensando nisso, temos que ter em mente que informações que ficam em silos de dados acabam, em um curto espaço de tempo, caindo na obsolescência.

Nesse processo, em analogia aos silos de grãos, é como se deixássemos os grãos no silo e os mesmos se perdessem pelo tempo.
A organização acaba por causar a perda de oportunidades fundamentais e faz com que as empresas deixem de aproveitar indicadores importantes para a tomada de decisão.

Diminuição da credibilidade

A tomada de decisões estratégicas com dados comprometidos pode fragilizar sua equipe e mostrar ao mercado uma visão incorreta sobre a sua companhia. Como bem sabemos, a reputação de nossas companhias vale ouro.

Armazenamento desperdiçado, versionamento confuso, segurança comprometida

Dados salvos por equipes de forma não organizada tendem a gerar um problema de espaço desperdiçado nas companhias uma vez que arquivos e informações passam a ser salvos de forma espalhada, desorganizada e sem a devida segurança sobre esses dados.
Diante disso, ainda temos o problema de não conseguirmos saber quais dos dados são os mais atualizados, confiáveis e que realmente possam ser utilizados.

Comunicação

Os silos de dados eventualmente podem aumentar a eficiência da equipe, porém, ao mesmo tempo que podem trazer benefícios a um time específico, acabam por criar um isolamento em relação a outros departamentos da companhia.

A possível falta de atualização de sistemas compartilhados por toda a organização, à medida que formas de controle locais do time são utilizadas, acaba gerando problemas de comunicação entre os times e o restante da companhia. Isso eventualmente gera falta de colaboração e conflitos internos.

Cultura organizacional, reconhecimento dos melhores quadros

A falta de controle sobre as informações pode causar ainda problemas de avaliação de colaboradores, dificultando a avaliação de desempenho além do reconhecimento dos melhores quadros. A falta desses dados pode impactar a cultura da companhia, trazendo problemas adicionais importantes aos já citados anteriormente.

Como resolver esse problema?

Claramente os silos de dados podem se tornar um problema cada vez maior dentro de sua organização. Uma vez que a tendência é de que, com o tempo, cada vez mais e mais silos sejam criados para resolver questões pontuais, deixar esse problema continuar em sua organização só faz com que a tarefa fique cada vez maior.
Abaixo citamos alguns pontos que precisam ser levados em conta para resolver essa questão:

• Faça uma pesquisa profunda sobre os sistemas na sua companhia. Converse com os seus times e entenda como o trabalho é realizado atualmente. Não utilize de julgamentos para que possa ter uma análise profunda e consistente, isso é fundamental nessa etapa. Nesse levantamento você entenderá o tamanho dos silos de dados e do trabalho a ser realizado. Além disso, poderá conscientizar os colaboradores sobre os benefícios a respeito desse trabalho.
• Considere se aprofundar ainda mais sobre o assunto e o envolvimento de seu time de tecnologia é fundamental. Outra opção a ser considerada é a contratação de um time externo para auxiliar na implementação desse trabalho.
• Lembre-se que muitas vezes a sua companhia levou bastante tempo criando silos de dados, portanto faça um planejamento considerando o tamanho da tarefa e com metas claras para a organização dessa importante tarefa, sempre tendo em mente que os resultados valerão cada esforço.
• Revise a cultura organizacional para torná-la focada no compartilhamento de informações e na comunicação franca e de valor entre todos os colaboradores. Uma dica de livro que fala bastante sobre uma comunicação melhor é:

“Comunicação não-violenta: técnicas para aprimorar relacionamentos pessoais e profissionais” –
Marshall Rosenberg

A e.Mix oferece equipe especializada em análise de seus processos de trabalho e provê ferramentas inteligentes que integram os dados de sua empresa.

A e.Mix possui um time especializado em entender o seu negócio e processos e, juntos, construímos uma forma nova é muito mais fácil e automatizada para cada uma das etapas de sua empresa.

Primeiro, nosso time de análise e melhoria de processos entende seu time e suas necessidades. Posteriormente colocamos nosso software para se conectar com os seus silos e te entregar, de forma automatizada e inteligente, os dados que você precisa para que seu negócio possa ser ainda mais rápido, competitivo e sua organização se beneficie das informações que podem ser o diferencial entre uma decisão incorreta ou acertada.

Nossos softwares estão preparados para entregar as informações:

• Em formato de GRIDs inteligentes de dados (com análises preditivas em tela);
• A partir de Control Tower com dashboards em tempo real;
• Com alertas automatizados em telas, e-mails, etc;
• Por meio de relatórios com filtros específicos definidos por você;
• Com Indicadores de Performance (KPIs);
• Por meio de integrações de entrada e de saída entre seus sistemas.

Sobre a e.Mix

A e.Mix está há mais de anos no mercado de desenvolvimento de softwares para empresas de comércio exterior, agentes internacionais de cargas, construtoras, empresas de tecnologia, terminais alfandegários, telecomunicações, entre outros negócios.

Somos referência no desenvolvimento de software para gestão de processos, onde nossas soluções possibilitam ganhos médios de 35% em produtividade.

Nossos softwares gerenciam anualmente milhões de operações de clientes das mais variadas atividades e portes, aumentando a produtividade, assertividade, reduzindo custos…  e resolvendo o problema de silos de dados.

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