O trimestre fecha com pedido pago e carga no mar: quanto já saiu do caixa em cada importação
Na importação, o saldo ao fornecedor vence contra um evento que o Comex acompanha, mas o controle mora numa planilha do financeiro. O roteiro mostra como ligar cada pagamento ao pedido e ao embarque e fechar o trimestre sabendo quanto já saiu do caixa.
Numa conversa sobre sistema, um coordenador de importação deu um exemplo concreto: um pedido de 100 mil dólares, com 30 mil já pagos e 70 mil a pagar. Ele queria saber se dava para lançar isso no processo e enxergar o que ainda tinha de pagar, porque hoje existe mais uma planilha só para as faturas e os valores devidos aos fornecedores. O controle de pagamentos ao fornecedor na importação costuma morar nessa planilha à parte, longe do pedido e da carga.
Sem um controle de pagamentos ao fornecedor na importação ligado ao processo, o fechamento do trimestre vira uma conciliação manual. Ninguém sabe ao certo quanto já saiu do caixa para mercadoria que ainda está no mar, qual saldo vence na semana que vem e qual depende de um BL que ainda não foi emitido. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.
A seguir, um roteiro em cinco passos para ligar cada pagamento ao pedido e ao embarque.
- O problema: sinal, saldo e câmbio de cada pedido ficam numa planilha separada do processo.
- O custo-risco: fechamento sem saber quanto já foi pago por carga em trânsito e saldo que vence sem aviso.
- O mecanismo: cada pagamento ligado ao pedido e ao embarque, com o vencimento disparado pelo evento.
- Como começar: os pedidos com saldo em aberto, com condição de pagamento e evento de vencimento.
Controle de pagamentos ao fornecedor na importação: onde ele costuma morar
A compra internacional raramente é paga de uma vez. Há sinal na encomenda, saldo contra a emissão do BL ou contra a chegada, às vezes parcelas por embarque parcial. Cada parte tem data, valor e câmbio próprios, e o vencimento depende de um evento do processo de importação.
É aí que a separação cobra o preço. O financeiro tem a planilha de pagamentos, o Comex tem o acompanhamento da carga, e o vínculo entre os dois é a memória de quem conversou com o fornecedor. Quando o BL é emitido, alguém precisa lembrar de avisar a tesouraria de que o saldo venceu.
“Pagamento é assunto do financeiro”: por que o Comex entra na conta
O pagamento é, sim, uma decisão do financeiro. O que dispara o vencimento, porém, é um evento que o Comex acompanha: a carga pronta, o embarque, o BL, a chegada. Se o financeiro não sabe do evento, o saldo vence sem aviso, ou é pago antes da hora.
Além disso, só o Comex sabe se a mercadoria paga já chegou. Por isso, a pergunta do fechamento, quanto foi pago por carga que ainda não entrou no estoque, precisa das duas áreas. O artigo sobre eventos do Comex que viram decisão de caixa trata do mesmo encontro.
Roteiro em cinco passos para ligar pagamento, pedido e embarque
1. Registre a condição de pagamento no pedido
Percentual de sinal, evento do saldo, prazo e moeda. A condição combinada com o fornecedor passa a fazer parte do processo, e não só do contrato.
2. Ligue cada pagamento ao pedido e ao embarque
Cada pagamento feito fica no pedido a que pertence e, quando houver embarques parciais, no embarque correspondente. Assim, o saldo de cada pedido fica visível sem conciliação.
3. Faça o evento disparar o vencimento
Se o saldo vence contra o BL, a emissão do BL gera o aviso para a tesouraria. Do mesmo modo, se vence contra a chegada, a chegada gera o aviso. O vencimento deixa de depender de alguém lembrar.
4. Mostre a posição de cada pedido
Pago, a pagar e a situação da carga lado a lado. É essa visão que responde quanto já saiu do caixa para mercadoria em trânsito.
5. Feche o trimestre com Comex e tesouraria juntos
No fechamento, a posição por pedido é a base da conversa com a controladoria, e não uma planilha montada na véspera. O artigo sobre câmbio na importação e o dia certo complementa a parte cambial.
Posição de pagamentos por pedido: modelo para copiar
| Pedido | Valor e moeda | Pago até agora | Saldo | Evento que vence o saldo | Situação da carga |
|---|---|---|---|---|---|
| Número do pedido | Valor total | Sinal e parcelas, com data e câmbio | Valor a pagar | Emissão do BL, chegada ou prazo | Em produção, embarcada, no porto, entregue |
| Próximo pedido | … | … | … | … | … |
A última coluna é a que a planilha do financeiro não tem. Com ela, a pergunta do fechamento tem resposta direta: a soma do que foi pago nos pedidos com carga ainda a caminho.
Problema já resolvido: pedido e embarque no mesmo lugar
A base do controle é ter pedido e embarque juntos. Na Positivo Tecnologia, Daniele Seleme Pioli, gestora de S&OP, lembra como era antes de a informação ficar centralizada:
Prova em campo. “Para eu ter a informação de pedido, de embarque, eu precisava consultar várias analistas, várias planilhas, para conseguir saber o estado das cargas, se já tinham embarcado, se não tinham embarcado, qual era a situação dos navios e dos voos.”
Daniele Seleme Pioli, da Positivo Tecnologia, gestora de S&OP, sobre como era antes de centralizar pedidos e embarques · abrir no YouTube
Hoje, segundo ela, as informações de pedidos e embarques estão no sistema. Com a mesma base, o pagamento entra como mais uma informação do pedido. O FollowNet One busca os eventos do embarque na fonte oficial, e o evento que vence o saldo passa a avisar quem paga. A página de software para importadores mostra esse acompanhamento do pedido à entrega.
Quer ver a posição de pagamentos dos seus pedidos ao lado da carga? Veja como o FollowNet One funciona para importadores → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.
Como começar sem projeto infinito
- Owner: coordenador de importação, com a tesouraria como corresponsável.
- Cadência: semanal para os vencimentos e trimestral para o fechamento.
- KPI farol: saldos de fornecedor com evento de vencimento registrado.
- Primeiro recorte: os pedidos com saldo em aberto hoje.
O coordenador do pedido de 100 mil dólares queria saber o que ainda tinha de pagar sem abrir outra planilha. Com o pagamento ligado ao pedido e o vencimento disparado pelo embarque, a resposta está no processo, e o trimestre fecha sem conciliação de véspera. A informação vem até você.
Saiba mais
Comece pelo guia completo do tema: Visibilidade do pedido à entrega no Comex: guia completo.
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- O custo que só aparece no fechamento: despesas de importação que chegam depois do mês
Ainda na dúvida? Quem já vive essa operação responde.
Veja agora mesmo um cliente respondendo isso →Perguntas & Respostas
Como fazer o controle de pagamentos ao fornecedor na importação?
Registrando a condição de pagamento no pedido, ligando cada pagamento ao pedido e ao embarque e fazendo o evento do processo, como a emissão do BL, disparar o aviso de vencimento.
Por que o Comex precisa participar do controle de pagamentos?
Porque o vencimento do saldo costuma depender de um evento que o Comex acompanha, como embarque, BL ou chegada, e só o Comex sabe se a mercadoria paga já chegou.
O que é sinal e saldo na importação?
É a divisão comum do pagamento ao fornecedor: uma parte na encomenda e o restante contra um evento, como a emissão do BL, a chegada ou um prazo combinado.
Como saber quanto foi pago por carga ainda em trânsito?
Com a posição por pedido mostrando o que foi pago, o saldo e a situação da carga lado a lado. A soma do pago nos pedidos com carga a caminho é a resposta.
Como evitar que o saldo vença sem aviso?
Ligando o vencimento ao evento do processo. Quando o BL é emitido ou a carga chega, o aviso vai para a tesouraria.
E quando o pedido tem embarques parciais?
Cada pagamento fica ligado ao pedido e ao embarque correspondente, para que o saldo de cada parte fique visível sem conciliação.
Como fechar o trimestre com Comex e tesouraria?
Usando a posição de pagamentos por pedido como base da conversa com a controladoria, em vez de uma planilha montada na véspera.
Qual sistema de gestão de importação liga pedido e embarque?
O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso.
Por onde começar?
Pelos pedidos com saldo em aberto hoje, registrando a condição de pagamento e o evento que vence cada saldo.
Como ligar os pagamentos ao fornecedor ao processo de importação
Cinco passos para saber, a qualquer momento, quanto já saiu do caixa em cada importação.
- 1
Registre a condição de pagamento no pedido
Inclua percentual de sinal, evento do saldo, prazo e moeda.
- 2
Ligue cada pagamento ao pedido e ao embarque
Associe cada pagamento ao pedido e, nos embarques parciais, ao embarque correspondente.
- 3
Faça o evento disparar o vencimento
Configure o aviso à tesouraria para a emissão do BL, a chegada ou o prazo combinado.
- 4
Mostre a posição de cada pedido
Exiba o pago, o saldo e a situação da carga lado a lado.
- 5
Feche o trimestre com Comex e tesouraria juntos
Use a posição por pedido como base do fechamento com a controladoria.
Quanto já saiu do caixa por mercadoria que ainda está no mar?
O FollowNet One liga cada pedido ao embarque e avisa quando o evento que vence o saldo acontece. Veja como ele funciona para importadores.
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