O estoque de segurança que existe porque ninguém confia na data de chegada

“Os vice-presidentes, os diretores e as pessoas que estão lá de planejamento precisam de informações em tempo real para conseguir planejar a fábrica, para planejar a entrega dos produtos para os clientes finais.” Quem diz é Daniele Seleme Pioli, da Positivo Tecnologia, que conduz as reuniões de S&OP da empresa. Quando essa informação falha, o planejamento se protege do jeito que conhece: compra antes e guarda mais. Por isso, uma parte do estoque de proteção não cobre a variação do fornecedor nem a da rota. Cobre a dúvida sobre a data de chegada.

Essa parte do estoque de proteção custa caro e não aparece com nome próprio no balanço. Ela entra como capital parado, armazém ocupado e risco de obsolescência, sempre com a etiqueta de prudência. O sinal costuma surgir na reunião de S&OP: o Comex informa a data com uma folga que ninguém declarou, o planejamento soma outra e compras antecipa o pedido. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, um jeito de separar o risco real da desconfiança e reduzir só a parte que a informação resolve.

• O problema: parte do estoque cobre a falta de confiança na data de chegada, não a variação real.
• O custo-risco: capital parado, armazém ocupado e obsolescência que ninguém atribui ao ETA.
• O mecanismo: medir, por rota e por fornecedor, a diferença entre a data prometida e a data real, com o dado vindo da fonte.
• Como começar: uma rota e os itens importados com maior cobertura, comparando margem e desvio medido.

Por que o estoque de proteção cresce quando a data de chegada perde crédito

Ninguém decide inflar o estoque. Ele cresce em camadas, cada uma com uma boa justificativa. O armador muda o ETA e a notícia chega dias depois, por e-mail. O navio rola no transbordo e quem descobre é a planta, quando a peça falta. A carga cai em canal de conferência e o prazo de liberação vira palpite.

Depois de algumas surpresas, o planejamento aprende que a data informada é otimista e passa a se proteger. O problema é que a proteção vira regra para todos os itens e todas as rotas, inclusive as que chegam no prazo. Em vez de medir onde a data falha, a empresa paga para não precisar saber. Na prática, a margem nasce da origem do dado, e não do comportamento real do fornecedor.

Duas partes do mesmo estoque: risco real e desconfiança

O estoque de segurança tem uma função legítima. O lead time do fornecedor varia, a demanda oscila e algumas rotas atrasam de verdade. Essa parte é risco real, e cortá-la sem medir abre espaço para a ruptura.

A outra parte existe porque a informação chega tarde ou chega torta. Ela protege contra a planilha desatualizada, o e-mail que ninguém leu e o ETA copiado do site do armador uma vez por semana. Essa parcela diminui quando a data passa a vir da fonte, com aviso de mudança, sem ninguém precisar perguntar. Uma empresa de tecnologia que importa da China chegou a operar sem estoque de segurança seguindo essa lógica.

Para o CFO, a distinção muda a conversa. A ideia de que estoque de segurança é prudência continua certa para a primeira parte. Na segunda, a prudência virou o preço de não ter a informação a tempo.

Como medir a confiabilidade da data por rota e por fornecedor

A medição pede disciplina, não um projeto. Para cada embarque, registre a data prometida no pedido, o ETA informado no embarque, a chegada real e a liberação. Depois, agrupe por rota e por fornecedor e calcule o desvio entre a data prometida e o dia em que a carga ficou disponível. Ao lado, anote a cobertura em dias que o estoque carrega para aqueles itens.

A matriz abaixo serve de roteiro para a primeira leitura:

O que mais engana é a fonte da data. Se o ETA vem de alguém que digita o que leu no site do armador, a matriz mede a pontualidade de quem atualiza a planilha. Por isso, o dado precisa sair do mesmo lugar para todos os embarques, cruzado com o pedido e a fatura.

Quando a data passa a vir da fonte

Na Positivo, a pergunta da reunião de S&OP era a de toda indústria que importa: em que ponto está cada carga. Antes, para ter a informação de pedido e de embarque, Daniele precisava consultar várias analistas e várias planilhas. Hoje, segundo ela, “quando a pergunta é feita, eu consigo abrir o sistema, colocar a informação ali do pedido e consigo passar exatamente o status de onde a carga está”.

A confiança vem do mecanismo. O FollowNet One busca o dado na fonte oficial, como Siscomex, Mantra, CCT e Siscarga, e cruza com o pedido, a fatura e a declaração, sem depender da planilha como fonte. Quando a data muda, o sistema avisa quem precisa saber, antes de o atraso chegar à fábrica. Marco Nascimento, que foi gerente de sistemas da Agility, descreve o efeito disso sobre quem responde pela informação:

Para o estoque, isso significa que a margem pode ser discutida com número. Se a data é confiável numa rota, a folga extra perde a razão de existir. Se não é, o problema fica visível e ganha dono.

Quer saber quanto do seu estoque existe só por desconfiança na data? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

O que o CFO pode cobrar dessa conta

Para o controller, a pergunta útil não é se o estoque está alto. É qual parte dele cada rota justifica. Com o desvio medido, a margem de um fornecedor pontual pode cair sem aumentar o risco, enquanto a de uma rota instável continua onde está. O capital liberado vem depois, como consequência de uma data em que o planejamento acredita.

Há um cuidado importante: a redução segue o histórico, e não a vontade de mostrar resultado no trimestre. Algumas semanas de medição já apontam os suspeitos, mas para mexer na margem o ideal são três meses de data prometida e data real lado a lado. Em indústrias que importam componentes, vale começar pelos itens que param a linha quando faltam, porque ali a folga costuma ser maior.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: gerente de supply chain, com o controller acompanhando a leitura financeira.
• Cadência: semanal, na mesma reunião em que o planejamento revisa a cobertura de estoque.
• KPI farol: desvio em dias entre a data prometida e a data em que a carga ficou disponível, por rota.
• Primeiro recorte: os itens importados com maior cobertura em estoque, em uma única rota.

Na próxima reunião de S&OP, a pergunta de sempre vai aparecer: quando chega. A diferença é que a data informada pode ser usada como está, sem a folga que cada área soma por conta própria, e o estoque de proteção volta a proteger contra o que de fato varia. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Visibilidade do pedido à entrega no Comex: guia completo.

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