O fornecedor disse que estava pronto: como cobrar a prontidão da carga sem planilha de follow-up

O fornecedor no exterior informou que a carga estaria pronta em um dia, e ela só ficou pronta muito depois. Foi assim que o gerente de Comex de uma empresa de serviços descreveu o atraso que ninguém viu chegar, antes de perguntar se havia como controlar a prontidão de carga do fornecedor.

A pergunta toca o ponto em que boa parte dos atrasos nasce: na origem, antes do booking. Na maioria das empresas, a prontidão de carga do fornecedor é acompanhada por e-mail e anotada numa planilha de follow-up, e a data que vale é a da última mensagem que alguém leu. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir: por que esse atraso escapa, onde a planilha falha e um passo a passo para cobrar a prontidão por item, com o desvio aparecendo semanas antes do navio.

• O problema: a data de prontidão vive em e-mails e planilhas, sem histórico de quantas vezes mudou.
• O custo-risco: o atraso só aparece no booking, quando já não dá para trocar modal nem replanejar.
• O mecanismo: data de prontidão por item no pedido, cobrança automática e alerta quando a folga acaba.
• Como começar: registrar a data de prontidão dos itens críticos dos dez maiores fornecedores.

Por que a prontidão de carga do fornecedor é o atraso que ninguém mede

A maioria dos indicadores de importação começa no embarque: tempo de trânsito, tempo de desembaraço, atraso na entrega. O que acontece antes, entre o pedido confirmado e a carga pronta, raramente vira número. Quando a fábrica do fornecedor atrasa, o importador costuma descobrir só no momento de reservar o espaço no navio.

A essa altura, a folga já foi consumida. Ou seja, a escolha que sobra é pagar frete aéreo, aceitar o atraso ou correr para remanejar a produção. Se o desvio tivesse aparecido três semanas antes, a mesma decisão custaria bem menos.

Onde a planilha de follow-up com o fornecedor falha

A planilha não é o problema em si. O problema é o que ela não guarda:

• a data nova sobrescreve a anterior, e ninguém sabe quantas vezes o fornecedor já adiou;
• a cobrança depende de quem lembra de mandar o e-mail, e some quando essa pessoa está ocupada;
• a resposta do fornecedor fica na caixa de uma pessoa e demora a chegar à planilha;
• a data de que a empresa precisa não está ao lado da data prometida, e o risco não aparece.

Cobrar a prontidão em cinco passos

1. Registre a data de prontidão por item. Ela vem da confirmação do pedido e entra no processo como data base, ligada a cada linha.
2. Coloque ao lado a data de que você precisa. A diferença entre as duas é a folga real, descontado o tempo de trânsito e de desembaraço.
3. Automatize a cobrança antes da data. O e-mail ao fornecedor sai sozinho, com o pedido e os itens, e pergunta se a data se mantém.
4. Registre a resposta no processo. Cada mudança de data fica no histórico, com quem informou e quando.
5. Transforme o desvio em alerta. Se a nova data come a folga, o comprador e o planejamento são avisados para decidir com tempo.

A tabela abaixo serve de modelo para os marcos. Os prazos são exemplos e devem seguir o tempo de produção de cada fornecedor.

Do pedido gerado à entrega

Antonio Dantas, managing director da Crane Worldwide Logistics, resume onde a visibilidade precisa começar: “Quando você tem o comprador gerando ali a ordem de compra, aí você já começa a ter visibilidade.” Ou seja, o acompanhamento que começa só no embarque já chega atrasado.

Marcius Nascimento, que geriu operações de prestadores de serviço de Comex, conta que ajudou a desenhar fluxos para que o processo ficasse completo, do pedido ao cliente final. É essa ligação que permite antecipar a informação para quem gerencia o processo.

Quer ver a prontidão de cada item ao lado da data de que você precisa? Veja como o FollowNet One funciona para importadores → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

O que a plataforma faz no lugar da planilha

No FollowNet One, o pedido entra com seus itens e a data de prontidão informada pelo fornecedor. A plataforma dispara a cobrança por e-mail antes dos marcos, registra a resposta no processo e guarda cada mudança de data. Quando a data nova deixa a folga menor que o tempo de trânsito, o alerta chega a quem compra e a quem planeja.

Para fornecedores que não têm integração e respondem só por e-mail, o caminho está detalhado em como receber o status de quem ainda manda tudo por e-mail. E o que acompanhar entre o pedido e o embarque está em acompanhamento de pedido de importação.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de importação, junto com o comprador internacional.
• Cadência: semanal, revisando os pedidos com prontidão nas próximas três semanas.
• KPI farol: quantidade de alterações de data por fornecedor no trimestre.
• Primeiro recorte: os itens críticos dos dez maiores fornecedores.

Em pouco tempo, o histórico mostra quais fornecedores mudam a data com frequência. Essa informação muda a conversa na próxima negociação.

O fornecedor vai continuar dizendo que a carga está pronta, às vezes antes de ela estar. A diferença é que o comprador passa a ver o adiamento no dia em que ele acontece, com tempo de mudar o plano, e não no dia do booking. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Visibilidade do pedido à entrega no Comex: guia completo

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