“O Excel aceita tudo”: o que muda quando cada campo do processo passa a ter regra e dono

Mayumi Dulce Iura de Cristo, especialista de Comex da Positivo Tecnologia, lembra do ponto mais delicado da implantação: os usuários estavam acostumados ao Excel, e o Excel aceita tudo. Explicar a eles que até certo ponto o sistema atende e, dali em diante, há uma regra, não era simples. Quem já implantou um sistema de Comex reconhece a cena, porque o Excel aceita tudo, e é justamente isso que o time sente falta na primeira semana.

Na demonstração, o grid parece a planilha de 60 colunas que o analista já mantém. A diferença aparece na implantação: o Excel aceita tudo, qualquer dado em qualquer célula, e o sistema pede regra, responsável e evento para cada campo. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, por que a restrição incomoda no começo e o que ela entrega depois.

• O problema: o time compara o sistema com a planilha e estranha cada campo com regra.
• O custo-risco: pressão para afrouxar as regras e voltar ao dado que ninguém confere.
• O mecanismo: cada campo com regra, dono e evento, editável por perfil e com registro das alterações.
• Como começar: as dez colunas mais usadas da planilha atual, com a regra e o dono de cada uma.

“O Excel aceita tudo”: por que isso parece vantagem

A planilha é flexível. Cada analista cria a coluna que precisa, escreve a data no formato que preferir e anota o que quiser no campo de observação. No começo, essa liberdade faz o trabalho andar rápido, e por isso a planilha cresce até ter dezenas de colunas.

O custo aparece depois. O mesmo campo tem três formatos de data, o status é um texto livre que cada um escreve de um jeito e ninguém sabe quem mudou o ETA na semana passada. Quando a diretoria pede um número, alguém precisa limpar a planilha antes de responder.

“O sistema é a minha planilha com outra cara”: onde a diferença aparece

Na tela, a semelhança é real: linhas de processos, colunas de dados, filtros. A diferença está por trás de cada campo. Ele tem uma regra, que define o formato e quando o preenchimento é obrigatório. Tem também um dono, a pessoa ou a área que preenche, e muitas vezes um evento: o dado vem da fonte oficial, e não da digitação.

Além disso, quem pode editar cada campo depende do perfil, e as alterações ficam registradas. É isso que permite confiar no número sem conferir a planilha inteira. O artigo sobre a virada da planilha ao sistema sem duplicar trabalho mostra como fazer a transição sem manter as duas versões.

Da coluna da planilha ao campo com regra e dono

A tabela serve como roteiro para a reunião com os usuários-chave. Cada linha explica por que a regra existe, o que reduz a sensação de que o sistema só restringe.

O que dizer ao usuário que quer a planilha de volta

A resistência é natural, e brigar com ela costuma piorar. Funciona melhor mostrar o que a regra devolve: o ETA que ninguém precisa conferir, a pergunta que a diretoria responde sem pedir planilha e o substituto que entende o processo nas férias. Vale também manter um campo de ocorrência para o que não cabe em regra nenhuma, e revisar todo mês as regras que estão travando sem motivo. O artigo sobre a adoção nos primeiros 30 dias traz outras práticas.

Problema já resolvido: a regra explicada, e não imposta

Na Positivo, a implantação passou por essa conversa. Mayumi descreve o desafio de dizer ao usuário até onde o sistema vai, e conta que, nas reuniões mensais, o time da e.Mix mostra os chamados abertos e o que está em andamento:

É o papel do Modelo e.Mix: o analista de implantação atende as demandas do projeto, explica a regra quando ela precisa existir e ajusta quando ela não precisa. Assim, a regra deixa de ser uma restrição do sistema e passa a ser uma decisão do time.

Quer ver como ficariam as colunas da sua planilha com regra e dono? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: gerente de Comex, com dois ou três usuários-chave da operação.
• Cadência: semanal durante a implantação e mensal depois do go-live.
• KPI farol: processos com campo obrigatório vazio ou fora da regra.
• Primeiro recorte: as dez colunas mais usadas da planilha atual, com a regra e o dono de cada uma.

O Excel aceita tudo, e é por isso que ninguém confia no número sem conferir. Com cada campo com regra, dono e evento, a dificuldade de dizer “daqui para frente não dá” vira o motivo de a diretoria parar de pedir planilha. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Modelo e.Mix na prática: guia completo.

• Três meses depois da implantação: a pergunta que a diretoria vai fazer (e como responder)
• Já trocamos de sistema e não resolveu: o que olhar antes de tentar de novo
• “Alguém tem que mandar no projeto”: o papel do sponsor na implantação do sistema de Comex
• “Hoje a operação está rodando”: por que janeiro é a melhor janela para implantar um sistema de Comex
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