“Alguém tem que mandar no projeto”: o papel do sponsor na implantação do sistema de Comex

“Precisa ter sponsor. Alguém tem que mandar no negócio, no projeto, alguém tem que encabeçar.” A frase é de um diretor de operações que já passou por uma implantação, e resume o motivo mais comum de projetos de Comex pararem na metade: falta alguém do lado do cliente com autoridade para decidir.

O sponsor do projeto de Comex não é quem configura a plataforma nem quem opera no dia a dia. É quem decide a prioridade quando compras, fiscal, TI e logística querem coisas diferentes, e quem protege o tempo do time durante a virada. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir: por que o sponsor decide o resultado, como escolher essa pessoa e o que ela faz em cada fase da implantação.

• O problema: a implantação fica sem dono do lado do cliente e trava quando as áreas discordam.
• O custo-risco: prazo estourado, levantamento incompleto e uma plataforma que o time não adota.
• O mecanismo: um sponsor com autoridade sobre as áreas, decisões claras por fase e um ritual semanal curto.
• Como começar: nomear o sponsor antes do kick-off e reservar meia hora por semana na agenda dele.

Por que o sponsor do projeto de Comex decide o resultado

Comex é uma área de fronteira. Um processo de importação passa por compras, que negociou com o fornecedor; pelo fiscal, que responde pela classificação; pelo financeiro, que fecha o câmbio; pela TI, que cuida da integração com o ERP; e pela logística, que recebe a carga. Uma implantação mexe em todas essas rotinas ao mesmo tempo.

Sem alguém acima delas, cada área defende o próprio jeito de trabalhar, e as decisões ficam esperando. O projeto não para de uma vez; ele vai ficando lento, uma pendência por semana, até perder a prioridade.

“O fornecedor conduz, a gente acompanha”: onde esse modelo trava

O fornecedor pode e deve conduzir muita coisa: o levantamento de cenários, a configuração, o treinamento e a evolução depois da virada. O que ele não consegue fazer é decidir pelas áreas do cliente. Não cabe a ele definir se o campo de data prometida é responsabilidade de compras ou de Comex, nem liberar o usuário-chave da rotina para o treinamento.

Por isso “a gente acompanha” costuma funcionar até a primeira decisão difícil. Daí em diante, alguém de dentro precisa assumir.

Como escolher o sponsor

O sponsor certo costuma reunir quatro características:

• autoridade sobre as áreas que o projeto toca, ou acesso direto a quem tem;
• interesse real no resultado, porque é cobrado pelos atrasos e custos que a plataforma vai reduzir;
• tempo para uma reunião curta por semana durante a implantação;
• continuidade, ou seja, não está de saída nem trocando de área nos próximos meses.

Em muitas empresas, essa pessoa é o diretor de operações ou de supply chain. Em operações menores, pode ser o próprio gerente de Comex, desde que tenha voz junto às outras áreas.

Um cuidado: o sponsor não precisa entender de configuração nem participar de todas as reuniões técnicas. O papel dele é saber, toda semana, quais decisões estão paradas e quem está segurando cada uma, e ter autoridade para destravar. Quando o sponsor vira só mais um participante do levantamento, o projeto perde justamente a pessoa que deveria estar acima das áreas.

O que o sponsor faz em cada fase

A terceira linha é a que mais pesa. Enquanto a planilha antiga continua valendo, o time trabalha em dobro e a plataforma nunca vira referência. As decisões de cada etapa estão detalhadas em implantação em 90 dias, e o alinhamento que vem antes, em o que alinhar antes de implantar.

Pessoas dos dois lados da mesa

Na Crane Worldwide Logistics, a implantação começou presencialmente, com o time da e.Mix nas filiais. Antonio Dantas, managing director da empresa, aponta as pessoas como o centro do projeto, dos dois lados.

O resultado aparece depois da virada, quando cliente e fornecedor seguem revisando o processo juntos. Nas palavras de Antonio: “E depois que vende o produto, a gente continuar discutindo como pode melhorar.” Esse é o desenho do Modelo e.Mix: sistema, metodologia e um time que vive a operação do cliente, com um sponsor do lado de lá para decidir. A rotina de revisão da Crane está contada em revisão de processo com o fornecedor.

Quer desenhar a implantação com o sponsor já definido? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: o sponsor, nomeado pela diretoria antes do kick-off.
• Cadência: semanal, numa reunião de meia hora com o gerente de Comex e o time da e.Mix.
• KPI farol: pendências de decisão com mais de uma semana.
• Primeiro recorte: um fluxo de importação e as áreas que ele envolve.

Se o farol mostrar pendências acumulando, o problema não é técnico. É sinal de que o sponsor precisa entrar.

O diretor que disse que alguém tem que mandar no projeto falava de experiência. Com um sponsor nomeado e decisões claras por fase, a implantação deixa de depender de boa vontade entre áreas e o time sabe a quem levar cada impasse. A informação vem até você.

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