Três meses depois da implantação: a pergunta que a diretoria vai fazer (e como responder)

“(…) quando a gente concluiu o primeiro grid de uma grande conta que a gente tem, acho que em 3 meses a gente já conseguiu sentir (…) a diferença, né?” Quem conta é Antonio Dantas, Managing Director da Crane Worldwide Logistics. Três meses depois da implantação é também o momento em que a diretoria costuma fazer a pergunta mais direta do projeto: o que mudou?

Três meses depois da implantação, há duas respostas possíveis. Quem só instalou mostra telas, relatórios e a lista de funcionalidades. Quem mudou a operação mostra menos e-mail, perguntas respondidas na hora e desvios tratados antes de virar custo. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, o que a diretoria quer ouvir aos 90 dias e um painel simples para responder com número.

• O problema: aos 90 dias, a diretoria pergunta o que mudou e recebe uma demonstração de telas.
• O custo-risco: projeto visto como custo, patrocínio enfraquecido e adoção que para no meio.
• O mecanismo: linha de base medida antes do go-live e indicadores da operação, não do sistema.
• Como começar: três indicadores medidos na semana anterior ao go-live, em uma área.

Três meses depois da implantação: o que a diretoria quer ouvir

A diretoria não aprovou um sistema. Aprovou uma promessa: menos tempo perdido com follow-up, menos surpresa com atraso e menos custo que aparece depois. Por isso, a pergunta dos 90 dias é sobre a operação. Quantas vezes por semana alguém ainda liga para saber de uma carga? Quanto tempo leva para responder “quando chega?” na reunião? Quantos desvios foram avisados antes de virar multa, armazenagem ou linha parada?

Essas perguntas têm resposta em três meses, desde que alguém tenha medido o antes. Sem a linha de base, qualquer melhora vira impressão, e a conversa volta para as telas.

“Sistema novo leva um ano para mostrar resultado”: o que dá para medir antes

A objeção tem uma parte verdadeira. A maturidade completa, com todos os fluxos configurados e a equipe usando tudo o que a plataforma oferece, leva mais tempo. O primeiro efeito, porém, aparece cedo quando a implantação começa pelo processo, e não pelo sistema: configurar o grid com o que o cliente precisa e o que o time faz no dia a dia, como descreve Antonio.

O artigo sobre os marcos de decisão em uma implantação de 90 dias mostra o que decidir em cada fase para chegar a esse ponto.

Painel dos 90 dias: modelo para a diretoria

Três desses indicadores bastam para a primeira reunião. O que mais convence costuma ser o primeiro, porque a diretoria sente a diferença no próprio dia: as pessoas param de perguntar.

Quem só instalou mostra telas

A demonstração de funcionalidades é tentadora, porque está pronta e impressiona. Só que ela responde a outra pergunta, a de o que o sistema faz, e não a de o que mudou. Quando a apresentação dos 90 dias é uma tela atrás da outra, a diretoria conclui que o projeto ainda não chegou à operação, mesmo que já tenha chegado. Por isso, vale abrir com o painel e mostrar a plataforma só para explicar um número.

Problema já resolvido: um sistema que acompanha a operação

Parte do que aparece aos 90 dias depende do que acontece depois da implantação: os ajustes, as sugestões da equipe e as mudanças da operação. Marcius Nascimento, que levou a e.Mix para três multinacionais e duas grandes empresas locais, descreve essa relação:

Ele conta ainda que as sugestões da equipe eram estudadas, verificadas e, às vezes, implementadas. É esse o mecanismo do Modelo e.Mix: sistema, metodologia e um time que vive a operação e revisa o processo junto, com rituais de acompanhamento depois do go-live. Assim, o painel dos 90 dias deixa de ser um retrato único e passa a ser o primeiro de uma série.

Quer chegar aos 90 dias com número para mostrar à diretoria? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: gerente de Comex, com o diretor de operações como patrocinador.
• Cadência: semanal com o time e mensal com a diretoria, até o terceiro mês.
• KPI farol: pedidos de status recebidos por e-mail ou telefone, por semana.
• Primeiro recorte: três indicadores medidos na semana anterior ao go-live, em uma área ou conta.

Antonio sentiu a diferença em três meses porque começou pelo grid da operação. Com a linha de base medida antes e o painel aberto na reunião, a resposta à diretoria deixa de ser uma demonstração e passa a ser um resultado. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Modelo e.Mix na prática: guia completo.

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