Preencher dois sistemas para o mesmo embarque: como o agente de carga para de digitar duas vezes
Agentes de carga que já têm sistema de agenciamento costumam digitar o mesmo embarque de novo no acompanhamento. O framework mostra o que é redigitado, quanto isso custa e como integrar em cinco passos, definindo a fonte de cada dado.
“É justamente essa questão de não ter que ficar preenchendo dois sistemas. Porque preencher já toma tempo.” A frase é de um gerente de operações de agente de carga, numa conversa sobre o que ele esperava de uma plataforma de acompanhamento, e mostra por que a integração com o sistema que o agente de carga já usa vem antes de qualquer outro critério.
O agente abre o processo no sistema de agenciamento, emite o house, controla o financeiro. Quando o acompanhamento roda em outro lugar, alguém precisa copiar booking, contêineres e datas de uma tela para a outra. Por isso a integração entre o sistema do agente de carga e o acompanhamento decide se a ferramenta nova vai poupar tempo ou criar mais trabalho. O FollowNet é o software de comércio exterior da e.Mix para agentes de carga, Comissárias de Despachos e trading companies. Ele automatiza o acompanhamento e mostra o status ao cliente em tempo real, para atender mais clientes com o mesmo time.
A seguir: o que costuma ser digitado duas vezes, quanto isso custa e um passo a passo para integrar sem transformar o assunto num projeto longo.
- O problema: o mesmo embarque é lançado no agenciamento e de novo no acompanhamento.
- O custo-risco: horas de digitação e dois dados diferentes para a mesma carga.
- O mecanismo: cada dado com uma fonte só, integrada por EDI ou API, e as fontes externas alimentando o resto.
- Como começar: integrar primeiro a abertura do processo, que é o evento de maior volume.
O que a falta de integração do sistema do agente de carga obriga a digitar
Num processo de importação marítima, a lista costuma ser parecida em todo agente:
- número do booking, do house e do master;
- contêineres, volumes e peso;
- datas previstas de embarque e chegada, que mudam ao longo da viagem;
- cliente, consignatário e notify;
- despesas e solicitação de numerário.
Cada item copiado é um ponto em que o dado pode divergir. E quando o ETA muda no armador, alguém precisa atualizar os dois lugares.
O custo de digitar duas vezes
O tempo é o custo visível. O que pesa mais é a divergência: o cliente vê uma data no relatório, o analista vê outra na tela e o financeiro trabalha com uma terceira. A pergunta “qual está certa?” consome mais tempo do que a digitação em si, e corrói a confiança do cliente no serviço.
Há também o efeito sobre a equipe. O analista que passa parte do dia copiando dados não está olhando o processo que travou, e o erro de digitação costuma aparecer só quando o cliente reclama ou quando a declaração precisa ser retificada. Quanto maior a carteira, mais esse custo cresce sem aparecer em nenhum relatório.
Esse efeito acumulado está detalhado em quantas vezes o mesmo dado é digitado na sua operação.
“Integrar é projeto longo”: o passo a passo para não ser
- Mapeie os campos que se repetem. Pegue um processo real, do booking ao desembaraço, e marque cada dado que é digitado em mais de um lugar.
- Defina a fonte de cada dado. O agenciamento é dono do booking e do house; o armador, do ETA; os sistemas oficiais, dos eventos aduaneiros.
- Integre primeiro o evento de maior volume. Em geral, é a abertura do processo a partir do sistema de agenciamento.
- Deixe as fontes externas alimentarem o resto. Datas de armadores e eventos do Siscarga, do CCT e do Siscomex entram sem ninguém digitar.
- Valide com um cliente antes de expandir. Um cliente de volume médio mostra rápido o que falta ajustar.
A matriz abaixo ajuda no segundo passo:
| Dado | Fonte (dono) | Quem consome |
|---|---|---|
| Booking, house e master | Sistema de agenciamento | Acompanhamento e cliente |
| Datas previstas de embarque e chegada | Armador | Acompanhamento, cliente e financeiro |
| Presença de carga e eventos aduaneiros | Siscarga, CCT e Siscomex | Desembaraço e cliente |
| Despesas e numerário | Financeiro do agente | Cliente e faturamento |
Desenvolvimento conjunto: o que muda quando o fornecedor entra no projeto
Integração rápida depende menos de tecnologia e mais de como cliente e fornecedor trabalham juntos. Antonio Dantas, managing director da Crane Worldwide Logistics, descreve a relação como uma troca: a operação traz a demanda, o time do fornecedor traz a solução, e às vezes o caminho é o inverso.
Prova em campo. “Eu te dou a minha demanda e você traz a solução. Ou vice-versa, né? (…) unir as forças para poder desenvolver e chegar num próximo nível.”
Antonio Dantas, da Crane Worldwide Logistics, managing director, sobre a relação de desenvolvimento conjunto · abrir no YouTube
O resultado aparece quando a integração está de pé. Fernando Perel, que acompanhou uma implantação numa operação de transporte, resume: “Conseguíamos, de alguma maneira, eliminar completamente o trabalho manual da operação e tudo isso via EDI.”
Quer ver como a integração fica no seu sistema de agenciamento? Veja como o FollowNet funciona para agentes de carga → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.
Como o FollowNet mantém um dado só
No FollowNet, o processo pode nascer da integração com o sistema de agenciamento, por EDI ou API. A partir daí, as datas dos armadores e os eventos dos sistemas oficiais chegam por integração e por consultas automáticas, sem digitação. O cliente vê o mesmo dado que o analista, no grid configurado para ele.
Assim, o analista para de copiar e passa a tratar o que saiu da regra: a carga sem presença registrada, o ETA que mudou, o documento que não chegou. O que a plataforma já conecta sem digitação está em integração com Portal Único e armadores.
Como começar sem projeto infinito
- Owner: gerente de operações, com um responsável de TI para a integração.
- Cadência: semanal, até a abertura de processos estar integrada.
- KPI farol: campos digitados em mais de um sistema por processo.
- Primeiro recorte: a abertura do processo de importação marítima para um cliente de volume médio.
Com o primeiro evento integrado, o farol já mostra quanto da digitação sumiu e onde ela ainda resiste.
O gerente que não queria preencher dois sistemas tinha razão: preencher já toma tempo. Com cada dado vindo de uma fonte só, o embarque é lançado uma vez, o cliente vê a mesma informação que o analista e o tempo da equipe vai para o que precisa de decisão. A informação vem até você.
Saiba mais
Comece pelo guia completo do tema: Agentes de Carga: guia completo
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Ainda na dúvida? Quem já vive essa operação responde.
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Por que o agente de carga digita o mesmo embarque duas vezes?
Porque o processo nasce no sistema de agenciamento e o acompanhamento roda em outro lugar. Sem integração, booking, contêineres, datas e despesas precisam ser copiados de uma tela para a outra.
Qual o maior custo da redigitação?
A divergência. Quando o mesmo dado existe em dois lugares, cliente, analista e financeiro acabam trabalhando com versões diferentes, e descobrir a certa toma mais tempo que a digitação.
Integrar com o sistema de agenciamento é um projeto longo?
Não precisa ser. O caminho é mapear os campos repetidos, definir a fonte de cada dado, integrar primeiro o evento de maior volume e deixar armadores e sistemas oficiais alimentarem o resto.
Qual evento integrar primeiro?
Em geral, a abertura do processo a partir do sistema de agenciamento, porque é o evento de maior volume e evita a primeira e maior redigitação.
Quem deve ser a fonte de cada dado?
O agenciamento é dono do booking e do house, o armador das datas previstas e os sistemas oficiais, como Siscarga, CCT e Siscomex, dos eventos aduaneiros.
O FollowNet integra com o sistema do agente de carga?
Sim. O processo pode nascer da integração com o sistema de agenciamento, por EDI ou API, e as datas e eventos externos chegam por integração e consultas automáticas.
O que muda para o cliente com a integração?
O cliente passa a ver o mesmo dado que o analista, no grid configurado para ele, sem diferença entre relatório e tela.
Como medir o avanço da integração?
Contando quantos campos ainda são digitados em mais de um sistema por processo. O número deve cair a cada etapa.
Como integrar o sistema do agente de carga e parar de digitar duas vezes
Cinco passos para integrar sem transformar o assunto num projeto longo.
- 1
Mapeie os campos que se repetem
Use um processo real, do booking ao desembaraço, e marque cada dado digitado em mais de um lugar.
- 2
Defina a fonte de cada dado
Agenciamento para booking e house, armador para o ETA, sistemas oficiais para os eventos aduaneiros.
- 3
Integre primeiro o evento de maior volume
Comece pela abertura do processo a partir do sistema de agenciamento.
- 4
Deixe as fontes externas alimentarem o resto
Datas de armadores e eventos do Siscarga, do CCT e do Siscomex entram sem digitação.
- 5
Valide com um cliente antes de expandir
Use um cliente de volume médio para ajustar antes de ampliar.
Sua equipe ainda preenche dois sistemas para o mesmo embarque?
O FollowNet integra com o sistema de agenciamento por EDI ou API e recebe datas e eventos das fontes oficiais. Veja como funciona para agentes de carga.
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