Por quanto tempo guardar os documentos da importação? Prazo, formato e onde achar quando a Receita pedir

Um gestor de uma indústria multinacional que importa matéria-prima descreveu o controle da empresa: tudo numa planilha gigantesca, com o histórico de todas as importações. Quando o ano vira, alguém faz uma cópia e deixa os dados dos anos anteriores em outra planilha. Funciona até a Receita pedir os documentos de um processo de três anos atrás, e ninguém saber em qual cópia ele está. É assim que o prazo de guarda de documentos de importação, que parecia resolvido, vira problema no dia da fiscalização.

O prazo de guarda de documentos de importação é longo, em regra cinco anos, e o desafio quase nunca é guardar. É achar o documento certo, do processo certo, quando a fiscalização pede. O FollowNet One é o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

A seguir, o que a regra exige, quais documentos guardar e um checklist para encontrar tudo quando a Receita pedir.

• O problema: os documentos estão guardados, mas espalhados entre planilhas, e-mails e pastas.
• O custo-risco: resposta lenta à fiscalização e sanções pelo documento que não aparece.
• O mecanismo: documentos ligados ao processo, com o prazo de guarda calculado e acesso por quem precisa.
• Como começar: os processos do último ano fechado, conferidos documento a documento.

Prazo de guarda de documentos de importação: o que diz a regra

O Regulamento Aduaneiro (Decreto nº 6.759/2009), no art. 18, obriga o importador a manter em boa guarda e ordem os documentos das operações que realizar, pelo prazo decadencial da legislação tributária, e a apresentá-los à fiscalização aduaneira quando exigidos. A regra vem do art. 70 da Lei nº 10.833/2003, que também prevê as sanções para quem descumpre essa obrigação.

Na prática aduaneira, o prazo decadencial é, em regra, de cinco anos. Como a contagem depende do tributo e do caso, vale definir com o fiscal da empresa a data a partir da qual cada processo pode ser descartado. O mesmo artigo determina ainda que perda ou deterioração de documentos seja comunicada à Receita em 48 horas.

Quais documentos guardar

A última coluna mostra o problema: cada grupo mora com uma área diferente. Quando a fiscalização pede o processo inteiro, alguém precisa juntar cinco lugares, e o prazo para responder corre.

“Os documentos ficam com o despachante”: a obrigação continua sendo sua

O despachante, o transportador, o agente de carga e o depositário também têm obrigação de guarda, pelo § 5º do mesmo art. 18, mas sobre os documentos das operações em que eles atuaram. Isso não tira a obrigação do importador. Além disso, se o contrato com o despachante terminar, o histórico pode ficar com quem saiu, e a empresa descobre a lacuna justamente quando precisa do documento.

Por isso, a cópia que vale é a da empresa, organizada por processo. O artigo sobre documentos para o despacho aduaneiro lista o que normalmente instrui cada declaração.

O problema não é guardar, é achar

A planilha copiada a cada virada de ano, os PDFs no e-mail e a pasta compartilhada sem padrão de nome têm um ponto em comum: guardam tudo e não ligam nada ao processo. Para encontrar a fatura de um embarque antigo, é preciso saber o ano, a cópia certa da planilha, quem recebeu o e-mail e como o arquivo foi nomeado. Daniel Cunskis, Gateway Manager da DSV em Viracopos, lembra como o histórico se perdia quando o controle era em Excel:

O mesmo vale para os documentos. A guarda pode ser eletrônica, desde que os arquivos e sistemas fiquem disponíveis pelo mesmo prazo, como prevê o art. 19 do Regulamento Aduaneiro. Num repositório ligado ao processo, cada documento fica junto do embarque a que pertence, e o sistema mostra o que ainda não foi arquivado.

Checklist: um arquivo que responde à Receita

• Cada documento está anexado ao processo de importação, e não só a uma pasta ou e-mail.
• Os documentos seguem um padrão de tipo, para que fatura, conhecimento e licença sejam encontrados por filtro.
• O processo mostra o que ainda falta arquivar, antes de ser encerrado.
• O prazo de guarda de cada processo está calculado com o fiscal, com a data a partir da qual pode haver descarte.
• Fiscal, Comex e controladoria acessam a mesma base, sem depender de quem recebeu o arquivo.
• Existe um responsável e um roteiro para comunicar perda ou deterioração em 48 horas.

O checklist serve também para auditorias internas e certificações, como mostra o artigo sobre rastreabilidade na importação. Para quem importa todo mês, a página de software para importadores mostra como o repositório funciona junto do acompanhamento.

Quer ver como outras empresas organizaram o arquivo da importação? Veja como outras empresas resolveram isso →

Como começar sem projeto infinito

• Owner: coordenador de importação, com o fiscal definindo os prazos de guarda.
• Cadência: mensal, conferindo os processos encerrados no mês.
• KPI farol: processos encerrados com todos os documentos anexados e localizáveis.
• Primeiro recorte: os processos do último ano fechado, conferidos documento a documento.

A planilha gigantesca, copiada a cada virada de ano, deixa de ser o arquivo da empresa. Com cada documento ligado ao processo, o pedido da Receita sobre um embarque de três anos atrás vira uma busca de minutos. A informação vem até você.

Saiba mais

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