Purchase Order: o que é e qual seu papel na importação?

Basicamente, a purchase order na importação é o documento que inicia a formalização do processo de compra de um produto importado. É a autorização da compra ou a confirmação da encomenda pelo comprador. 

O pedido de compra contém todas as informações pertinentes ao produto ou serviço que será entregue, e estabelece a relação comercial a partir da aceitação do fornecedor. 

Purchase Order: o que é e qual seu papel na importação?

O que é Purchase Order e qual seu papel na importação?

Neste artigo, abordaremos o tema de purchase order na importação, também chamado de pedido de compra. Trata-se da primeira etapa do processo de importação, com a emissão de um documento interno que vai trazer todas as informações necessárias no pedido do produto que será importado.

Ordem de compra ou purchase order são os outros termos para se referir ao pedido de compra. Esta formalização é fundamental para o controle das despesas das empresas do comércio exterior, principalmente na aquisição dos seus itens básicos. Além disso, o uso do documento facilitará a inserção das informações pertinentes em seus sistemas.

Neste conteúdo, abordaremos o conceito do pedido de compra e qual é o seu objetivo no processo de importação.

Boa leitura.

O que é Purchase Order?

Basicamente, a purchase order na importação é o documento que inicia a formalização do processo de compra de um produto importado. É a autorização da compra ou a confirmação da encomenda pelo comprador.

O pedido de compra contém todas as informações pertinentes ao produto ou serviço que será entregue, e estabelece a relação comercial a partir da aceitação do fornecedor.

Sobretudo, é primordial que a empresa tenha o conhecimento do processo de compra, para voltar sua atenção a todos os fatores que ordenam os processos que funcionam na sua operação logística internacional, onde a demanda é maior, até a efetivação da compra, com o objetivo principal de adquirir o produto necessário e reduzir os prejuízos.

Qual é o objetivo da Purchase Order?

A purchase order é um documento comercial. O seu objetivo é formalizar a efetivação da compra internacional de modo a detalhar prazos e condições acordadas. Assim, é possível o cumprimento do contrato entre fornecedor e cliente.

Como resultado do crescimento dos negócios internacionais no Brasil, faz-se necessário efetuar um estudo pontual sobre o processo de compra e venda de mercadorias. Então, é importante que a empresa use como estratégia organizacional o seu próprio estoque de produtos e mantenha um bom fluxo de caixa.

A emissão da ordem de compra é importante para efetuar a movimentação do produto com a necessidade da atenção dos gestores voltada para que o seu negócio cresça.

Aliás, uma purchase order na importação cumpre algumas funções principais nessa relação comercial entre comprador e fornecedor.

Em primeiro lugar, podemos citar o gerenciamento das entregas e das saídas de mercadorias do estoque. Afinal, esse documento pode auxiliar para a determinação do item certo e essencial.

Em seguida, mantém um melhor controle financeiro, pois a despesa é autorizada por meio da emissão desse documento.

Por último, e não menos importante, comprova a regularidade da negociação, para que o fornecedor se sinta tranquilo quanto ao pagamento do que será comprado.

Como funciona o processo de importação?

A importação da mercadoria ocorre quando ela entra em nosso país, proveniente do exterior. Em primeiro lugar, é preciso nacionalizá-la, para que depois possa ser considerada como uma mercadoria importada. A nacionalização ocorre na etapa do desembaraço aduaneiro, com o pagamento dos impostos obrigatórios por lei.

Desta forma, o processo de importação pode ser dividido em três fases, para que seja definido um bom processo de planejamento, tanto para as informações pertinentes, quanto para os procedimentos exigidos.

Inicialmente, vamos considerar a primeira fase que é a administrativa, a qual refere-se a todos os processos exigidos pelos órgãos de governo, com relação ao alcance de efetivar a importação por meio de licenciamentos.

Na sequência, podemos falar da fase fiscal, que trata da parte aduaneira, com a execução do despacho aduaneiro da mercadoria, por meio da exatidão das informações declaradas pelo importador e verificadas de acordo com a documentação da mercadoria, conforme lei específica.

Além disso, na conclusão dessa fase e com a liberação da carga importada para o mercado interno, ocorre a fase cambial que se destina à operação de pagamento das importações, autorizadas pelo Banco Central do Brasil.

Negociação

Nesta etapa do processo de importação, após a definição do produto e a sua devida classificação, é necessário procurar um mercado confiável no exterior, com preço bom e que também tenha a disponibilidade de entrega imediata do produto ou o mais breve possível.

Na negociação, é fundamental deixar claro o que você procura importar com o fornecedor, além de efetuar o pagamento do seguro e do frete com uma seguradora e com um agente de cargas nacionais, para ter a clareza do que será pago, bem como negociar uma boa forma de pagamento para ambas as partes.

Fechamento da compra

Neste momento, o papel da purchase order na importação é essencial, já que a sua emissão indica o estabelecimento da relação comercial no processo de importação do produto. As informações que devem constar na purchase order são as seguintes:

  • dados do exportador/importador;
  • preço do produto mais despesas adicionais;
  • data prevista de prontidão da carga;
  • data prevista de embarque;
  • quantidade do produto;
  • especificação do produto;
  • forma de pagamento.

Pré-embarque

Esta etapa operacional vem antes da importação. É importante garantir que todas as atividades sejam realizadas conforme as normas e as leis em vigor, a fim de prevenir gastos excedentes e evitar retrabalho para a empresa.

Portanto, nesta fase do processo de importação basta aguardar o dia em que o modal escolhido sairá da origem ao destino já determinados, com toda a documentação emitida e aprovada e a mercadoria embalada para o embarque.

Embarque

Após embarcar a mercadoria, são emitidos os documentos para a sua liberação no destino, como a Fatura Comercial, o Packing List e o Conhecimento de Embarque. Além disso, o importador deve se planejar com as suas finanças para o pagamento dos impostos e custos logísticos na chegada da mercadoria no Brasil, bem como encaminhar a documentação para o despachante aduaneiro registrar a mercadoria no Siscomex.

Nacionalização

Esse processo consiste na transformação de um produto internacional em nacional, no exato momento em que o importador o adquire vindo do exterior. A mercadoria fica armazenada em um Recinto Alfandegado para a sua fiscalização e o pagamento devido dos impostos, até a entrega ao importador.

Sobretudo, são exigidos os seguintes documentos para nacionalizar as mercadorias:

  • Fatura Comercial ou Commercial Invoice;
  • Conhecimento de Embarque ou Bill of Lading;
  • Romaneio ou Packing List;
  • SWIFT ou comprovante de pagamento do produto a ser nacionalizado;
  • Certificado de Origem e demais documentos específicos do processo.

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Assim, poderá melhorar o tempo da identificação de desvios no cumprimento dos compromissos assumidos com todos os seus clientes e ainda conseguir emitir as Faturas e os Packing Lists por meio do mesmo software.

O PONet auxilia os gestores do comércio exterior em um melhor controle e gestão das ordens de compra, além de executar várias atividades de integração com o FollowNet.

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      Dessa maneira, o entreposto possibilita a suspensão dos impostos até que todas as etapas sejam finalizadas, no caso da importação e da exportação. Dependendo de cada caso, algumas das vantagens destes regimes estão na possibilidade de as empresas aprimorarem seus planejamentos logísticos e reduzirem os custos das operações. 

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