Quienes cambiaron Excel por una plataforma cuentan, con nombre y empresa, qué cambió.
Leer la guía completa →Antes, las anotaciones del proceso quedaban en la carpeta física: a veces a lápiz, alguien las borraba, la carpeta se perdía y no sabíamos en qué etapa estaba. Con FollowNet hubo una ganancia de 30 a 40% en la carga horaria semanal, lo que me dio tiempo para gestionar el proceso y garantizar que se cumplieran los SLA acordados.”
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Haciendo una analogía con los videojuegos: existe el Atari y existe el PlayStation 5. Quien no está usando FollowNet todavía está en el Atari. Hoy no me veo trabajando sin e.Mix, y el cliente no necesita preguntarme qué está pasando con su proceso.”
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Ya no puedo trabajar de la forma antigua, con el colaborador haciendo consultas manuales. Hoy la información viene a mí; yo no voy a la pantalla. Hicimos un estudio en el pasado y llegamos a una reducción del 70%, bastante agresiva. Sin la herramienta, tendría que aumentar mi equipo en al menos un 50% para justificar la operación.”
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La carga manual abre innumerables posibilidades de error. La clave de acceso de la factura tiene 44 dígitos, es decir, 44 posibilidades de error en una sola clave. Con cualquier otro dato, eso se multiplica. Cuando uno se equivoca, rompe la cadena, y el impacto vuelve como una bola de nieve.”
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Antes de tener una plataforma como e.Mix, tendríamos que hacer todo de forma manual, en planillas de Excel. FollowNet se integra con los principales organismos, con Siscomex y con los organismos intervinientes que emiten licencias de importación. Si tengo 44 personas, quizás necesitaría el doble o el triple para la cantidad de clientes que tengo hoy, justamente por el tiempo que ganamos con las automatizaciones.”
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Teníamos muchas tablas, mucho Excel, y todo exigía carga de datos. Era un desorden, algo triste de ver. Uno limpiaba el Excel y de repente alguien preguntaba por lo que se había limpiado, y el historial se perdía. La principal ganancia fue tener todo en una sola herramienta, con acceso único.”
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Hoy tenemos un equipo de siete analistas, y cada una tenía su forma de trabajar su propia planilla de Excel. Una la actualizaba a diario, otra semanalmente, otra cada dos días: no había un estándar. Hasta bromeamos con que era un “sálvese quien pueda”.”
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La forma en que trabajábamos y consultábamos la información era todo muy manual, todo en planillas. Para tener la información de pedidos y embarques, tenía que consultar a varias analistas y varias planillas, para saber el estado de las cargas, si ya habían embarcado y la situación de buques y vuelos. Cuando e.Mix entró en nuestra vida, todo eso cambió.”
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El principal factor que nos llevó a buscar una herramienta fue la dificultad de gestionar. Positivo estaba en plena expansión, con escenarios creciendo en tres plantas, y gestionar todo eso en planillas era muy difícil. Estaba el aumento de volumen, el dinamismo que exigía la operación y la falta de visibilidad de todo lo que pasaba simultáneamente. Para el gestor es muy difícil no tener visibilidad de lo que necesita atender en el día a día.”
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Sin e.Mix sería retroceder. Uno se acostumbra a que todo sea automático y prácticamente tendría que reaprender. Son cosas que el sistema hace por uno y que yo tendría que revisar cómo funcionan, cómo acceder a Mantra y qué campos necesito consultar.”
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Eso nos dio una calidad de información mucho mayor y, en consecuencia, una mejor atención a los clientes. Uno se vuelve más confiable, porque desde el momento en que una persona hace esto, las personas cometen errores, no hay forma de evitarlo. Y si el volumen es muy grande, aumenta la probabilidad de ingresar una información equivocada en el sistema.”
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Es difícil volver atrás con la innovación de la tecnología y la exigencia del mercado. No me imagino mecanografiando un proceso o buscando información en papel. Todo lo que involucra el comercio exterior, de la Receita Federal al gobierno, se modernizó: sin un sistema que ayude, no se hace el proceso. Hay muchos sistemas en el mercado, pero encontrar uno que facilite, dé seguridad y agilidad al mismo tiempo es difícil. Habría que armar varios sistemas, y e.Mix integra todo eso.”
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En la segunda fase, con la integración al track and trace, logramos eliminar por completo el trabajo manual de la operación: todo vía EDI, con cada embarque actualizado automáticamente con sus estados. Hoy es imposible no tener sistemas automatizados en una operación crítica como el transporte. Ninguna empresa es competitiva sin automatización para reducir costos y ofrecer un servicio rápido y de calidad. Solo poniendo muchas personas, y todas sin equivocarse.”
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Trabajé con clientes en los que gestionaba más de mil, dos mil procesos. Si lo hubiéramos hecho de forma manual, de la manera tradicional, entrando sistema por sistema a buscar la información, digitarla en una planilla y enviarla al cliente, habría gastado mucho más en mano de obra y probablemente no habría atendido la necesidad de tiempo del cliente, porque la anticipación de la información vale mucho para quien gestiona el proceso.”
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Ya no tengo consultas manuales; hoy todas son sistémicas, a través del sistema de e.Mix. Financieramente, eso me permite reducir estructura física y personal: nuestro ahorro está en torno al 40%, además del tiempo que ganamos. Sin el sistema me vería en el pasado, llenando y mecanografiando formularios para presentar ante la Receita Federal y las aduanas, volviendo 20 o 30 años atrás.”
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Cuando no teníamos e.Mix, era muy difícil: todo era trabajo manual, y teníamos que seguir Mantra y Siscarga a mano. Hoy e.Mix consulta y envía automáticamente un mensaje a nosotros y a los clientes, informando el estado de la carga hasta el despacho y la entrega final en la planta del cliente.”
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Financieramente, calculamos cerca de un 30% de reducción de costos, principalmente en nómina y en papel, porque hoy todo es electrónico. Y la atención de e.Mix siempre está lista: hay canal por internet y por teléfono, así que ante cualquier duda o necesidad, el contacto es casi instantáneo.”
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Cada vez que recibo una crítica, le pregunto a quien me critica: si quito la herramienta, ¿cómo sería? Tengo varios ejemplos de personas que dicen que ya no podrían, porque se retrocede tres casillas: habría que hacer a mano todas las consultas, que hoy son robóticas y automatizadas. Se necesitarían más brazos y no habría tiempo para ejecutar.”
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Tenía la necesidad de controlar los procesos, así que hacía todo en planillas de Excel, con macros y todas las herramientas que Excel ofrecía para tener el seguimiento. Usaba mucho el teléfono e iba de escritorio en escritorio preguntando cómo estaba cada proceso, y eso llevaba mucho tiempo: la mañana entera era solo para saber el avance, y la ejecución quedaba para el final del día.”
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📖 Planilla vs. sistema en el comercio exterior: guía completa
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