Quanto custa cada processo para o agente de carga? O número que diz se o contrato dá lucro

“Eu tenho serviços em que o cliente paga mais barato e já tem o transbordo, e serviços em que ele paga mais caro e é direto. No final do mês…” A frase de um diretor de agente de carga para no meio, e é justamente aí que mora a dúvida: o custo por processo do agente de carga raramente é conhecido, e sem ele não dá para saber quais contratos pagam a operação.

O BID é fechado pelo preço, mas o lucro é decidido pelo custo por processo do agente de carga: tempo de analista, retrabalho e comunicação. O FollowNet é o software de comércio exterior da e.Mix para agentes de carga, Comissárias de Despachos e trading companies. Ele automatiza o acompanhamento e mostra o status ao cliente em tempo real, para atender mais clientes com o mesmo time.

A objeção comum é que custo por processo não dá para medir com precisão. Não precisa de precisão de centavo para decidir. Precisa de um modelo simples, aplicado igual a todas as contas. Este artigo traz esse modelo.

• O problema: o agente sabe o preço de cada contrato, mas não sabe quanto custa atender cada um.
• O custo-risco: contas que drenam a equipe parecendo boas no faturamento e renovações no escuro.
• O mecanismo: tempo, retrabalho e comunicação medidos por processo a partir dos eventos da operação.
• Como começar: aplicar o modelo às cinco maiores contas por um mês.

Por que o preço não diz se o contrato dá lucro

Dois clientes com o mesmo volume e o mesmo preço podem custar muito diferente. Um manda tudo em ordem e não pergunta; o outro pede relatório próprio, liga todo dia e acumula exceções. Ou seja, o faturamento mostra o tamanho da conta, não o esforço que ela exige.

O que entra no custo por processo do agente de carga

Quatro componentes explicam a maior parte do esforço: o tempo de analista dedicado ao acompanhamento, o retrabalho com documento e cadastro, a comunicação com o cliente (perguntas, relatórios, ligações) e os custos que o agente absorve sem repassar, como armazenagem ou taxa por atraso. Somados e divididos pelo número de processos, eles dão o custo por processo de cada conta.

O modelo: uma linha por cliente

Use este modelo numa planilha ou, melhor, alimentado pelos eventos da própria operação:

Com a mesma régua para todas as contas, fica claro quais clientes pagam a operação e quais precisam de conversa, seja de preço, seja de processo.

Quer ver o custo por processo das suas contas saindo da operação, sem planilha? Agende uma conversa com a e.Mix → Se preferir, fale com o time pelo chat do site.

Como reduzir o custo de atender sem baixar o serviço

O modelo também mostra onde atacar. Se a comunicação pesa, o aviso automático por evento e o painel do cliente reduzem perguntas. Se o retrabalho pesa, a conferência automática de documentos e a busca do dado na fonte reduzem correções. Para medir a qualidade de serviço de cada conta junto com o custo, veja como medir a qualidade de serviço por cliente.

Prova em campo: a economia de tirar a consulta manual

Mauricio Luis Carvalho, despachante aduaneiro, conta o efeito financeiro de automatizar as consultas, como você confere no banco de provas.

Esse é o depoimento de um despachante. Na média dos clientes, o time de implantação da e.Mix mede 35% de ganho de produtividade. Para crescer em contas sem crescer a equipe, veja como dobrar clientes sem dobrar o time.

Como começar sem projeto infinito

• Owner: Sócio ou Diretor, com o controller responsável pelo custo-hora e pela consolidação.
• Cadência: fechamento mensal do custo por processo das maiores contas.
• KPI farol: margem por processo das cinco maiores contas.
• Primeiro recorte: o modelo aplicado às cinco maiores contas por um mês.

Do “no final do mês…” ao número na mesa

Com o custo por processo calculado, a renovação de contrato deixa de ser negociação no escuro. O agente sabe onde ajustar preço, onde mudar o processo e onde a conta já paga bem a operação.

O diretor que não conseguia terminar a frase sobre o resultado no final do mês passa a abrir o fechamento com o custo e a margem de cada conta, lado a lado com o preço. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Agentes de Carga: guia completo.