Controle de Pedido de Compra: quais são as dificuldades?

Controle de Pedido de Compra: quais são as dificuldades?

Neste artigo, vamos discorrer sobre a importância de estar no controle das aquisições e traremos algumas dicas para fazer o controle de pedido de compra de forma assertiva.

“Não se gerencia o que não se mede” – Dr. W. Edwards Deming.

Se você não controla, inerentemente, você não gerencia e ponto final.

Numa analogia automobilística,  é o mesmo que andar vários quilômetros com o motor vazando uma quantidade importante de óleo e somente tomar conhecimento disso quando o veículo parar porque o motor fundiu.

Estar nessa situação é perigoso, não somente por correr riscos de ter prejuízos nas operações, mas principalmente pelo fato de estar exposto ao fracasso a qualquer momento do próprio negócio.

Como a gestão de pedidos impacta a operação da empresa?

Diretamente, são possíveis duas respostas para essa pergunta:

1. Positivamente, tendo custo, quantidades e prazos sob controle e previamente acordados; ou
2. Negativamente, não sabendo quais pedidos foram colocados, para quais itens e para quais fornecedores e quando – e se – serão recebidos.

Sendo assim, é evidente que a falta de gestão dos pedidos de compra causará impactos negativos na operação, seja por falta de material ou por inviabilizá-la financeiramente.

Por isso, controlar pedidos de compra se traduz em domínio da operação e do negócio de forma a estar o mais antecipado possível com as demandas e ciente de prazos e responsabilidades nas aquisições.

Dessa maneira, a operação fluirá muito mais tranquilamente, com a certeza de estar sempre abastecida e com previsibilidade para programar demandas futuras, com espaço para que o comprador tenha tempo para obter sempre o melhor negócio, sem que o estoque seja totalmente consumido ou passe por situações de escassez.

Quais são as principais dificuldades no controle de pedido de compra?

As dificuldades com os pedidos de compra normalmente são erros de digitação, erro de envio – enviar para o fornecedor errado –, atraso na aprovação que pode impactar uma entrega ou até perder uma condição comercial, erros com a inserção de impostos e taxas, etc.

Contudo, certamente, um dos principais erros com controle de aquisições é a falta de planejamento das compras ou  um planejamento de compras ineficiente .

É importante gastar tempo com planejamento para entender os mais variados cenários pessimistas possíveis e saber  o que fazer se algo der errado.

Planejar não elimina erros futuros, mas pode reduzir muito a exposição ao erro e, com certeza, traz segurança e coerência para a construção da estratégia.

Cadastro de materiais

Assim, sabendo que para emitir um pedido de compra é necessário ter uma base de cadastro de itens, é indiscutível que essa base seja acurada.

Entretanto não é anormal encontrar empresas que possuem uma base de itens cadastrados, porém, que não se importam com a qualidade dos seus cadastros. Normalmente, as empresas não possuem um gestor de cadastro que entenda a importância dessa atividade e delegam essa tarefa como operacional apenas para manter o fluxo diariamente funcionando.

Um problema muito comum decorrente dessa ação é a de ter na base de cadastros duplicações e itens muito genéricos.

Por exemplo, se preciso comprar uma caneta azul, vou até a base e cadastro o item “caneta esferográfica azul”: 3 meses depois, outro colaborador precisa da mesma caneta, porém, não pesquisa se há na base um item anteriormente cadastrado que atenda sua demanda porque, simplesmente, está com pressa.

Então, cadastra um novo item com a descrição “caneta azul”. Obviamente, isso ocorre com vários itens. Assim, a base de cadastros fica, a cada inserção, mais comprometida.

Não contamine sua base de dados

Diante disso, a chance de que um pedido de compra seja emitido com item desconexo do real a ser adquirido e com itens muito genéricos é grande.

Isso certamente, no mínimo, gerará dúvidas nos fornecedores que, ou entrarão em contato para saná-las, o que pode atrasar a entrega, ou enviarão itens que  entenderem ser  aderentes, o que deixará a assertividade da compra  à  mercê da sorte. Evidentemente, concluímos que “contaminar” a base de cadastros não é uma atitude inteligente e poderá provocar grandes perdas com as aquisições.

Ademais, realizar um saneamento de cadastros de itens com  a operação em pleno funcionamento normalmente é um processo oneroso e longo.

Entender a importância da base de cadastros e cuidar bem dela ainda é o processo mais eficiente e barato de ter solidez nos itens de compras.

Visibilidade do estoque e atualização do inventário

A dinâmica do estoque e a manutenção do inventário estão condicionadas ao pedido de compras. Essas atividades estão ligadas.

Softwares de gestão permitem que essa ligação seja acurada tanto honrando o ponto de ressuprimento definido como calibrando o inventário à medida que cada pedido de compra é emitido, aprovado e devidamente consumido.

Dicas para melhorar a gestão dos pedidos de compra

Entender que o processo de aquisição se inicia bem antes da formalização do pedido de compra é essencial.

Direcionar a devida atenção e suporte para as atividades anteriores à emissão do pedido de compra também é primar pelo bom andamento da aquisição.

Alguns pontos podem ajudar bastante para ter esse controle nas mãos:

Entender corretamente o que precisa ser adquirido

Estar certo sobre o escopo da compra é essencial , pois se houver erros nesta etapa,  a compra será prejudicada.

É importante entender as informações contidas na requisição de compra antes de ir, efetivamente, às compras.

Organização

Ter o máximo de registros possíveis sobre o que será adquirido e sobre a negociação é fundamental.

Isso, além de mostrar profissionalismo e comprometimento, serve de  base para auditorias e histórico para futuras compras do mesmo item.

Utilização de sistema informatizado

A tecnologia sempre é bem-vinda e nesse caso, obrigatória. A menos que realize um ou dois processos de aquisição por mês, ter um software de gestão de compras é essencial para a acuracidade e sucesso das aquisições.

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