Fechamento de Câmbio: melhores práticas no Comércio Exterior

O Fechamento de Câmbio é feito por meio de instituições financeiras, e comumente a operação fica a cargo de um setor chamado mesa de câmbio. A mesa de câmbio pode ser contatada por telefone ou e-mail, mas usualmente o fechamento é feito de forma online, por meio de um gerenciador financeiro digital no portal do banco.

Fechamento de Câmbio: melhores práticas no Comércio Exterior

Fechamento de Câmbio: quais as melhores práticas no Comércio Exterior?

Quando o assunto é dinheiro não há quem não se interesse. Pensando nisso elaboramos um artigo com tudo o que você precisa saber para garantir um bom Fechamento de Câmbio.

Boa leitura!

O que é Fechamento de Câmbio no Comércio Exterior?

Conforme a definição do Banco Central do Brasil (BACEN), o termo “operação de câmbio” é a troca da moeda de um país pela moeda de outro país.

Por outro lado, o Fechamento de Câmbio é a conclusão desse processo de conversão de moedas estrangeiras que tem por objetivo registrar a operação, que por sua vez deve ser feita por uma instituição financeira devidamente habilitada a operar no mercado de câmbio.

É importante ressaltar que, atualmente, a política monetária do sistema cambial brasileiro é um tanto rígida e, por isso, não é permitido que outras empresas, além de players que atuam diretamente no Comércio Exterior, tenham conta no exterior. Aqui estamos nos referindo a importadores e exportadores, agentes de carga ou Trading Companies que precisam fechar câmbio.

Antes de prosseguirmos para os detalhes inerentes ao processo de Fechamento de Câmbio, iremos destacar as formas de pagamento existentes nas negociações internacionais. Confira, abaixo, as três principais formas de pagamento:

Pagamento antecipado

O importador realiza o pagamento referente ao valor total dos produtos para o exportador antes do embarque acontecer. Como o pagamento é adiantado, o Fechamento de Câmbio deve ser concluído antes do recebimento da mercadoria.

Pagamento à vista

Neste caso, o pagamento será feito somente quando a mercadoria chegar ao porto ou aeroporto de destino combinado. Portanto, o Fechamento de Câmbio será efetivado depois desse trânsito.

Pagamento a prazo

Neste caso, o Fechamento de Câmbio não precisa ser imediato, pois a negociação a prazo oferece flexibilidade de pagamento que pode variar de 30 a até 120 dias após a nacionalização da mercadoria.

É preciso ter atenção para não confundir o prazo de pagamento negociado entre exportador e importador e o prazo para Fechamento de Câmbio.

Nesse sentido, o prazo máximo entre a contratação e a liquidação do contrato de câmbio de exportação é de 1500 dias. Já para os casos de pagamento antecipado na importação o prazo é de 360 dias.

O que é preciso para fechar câmbio?

O Fechamento de Câmbio é feito por meio de instituições financeiras, e comumente a operação fica a cargo de um setor chamado mesa de câmbio. A mesa de câmbio pode ser contatada por telefone ou e-mail, mas usualmente o fechamento é feito de forma online, por meio de um gerenciador financeiro digital no portal do banco.

Ao todo, o processo de Fechamento de Câmbio conta com três etapas, conforme abaixo:

  • Fase 1 – Negociação: a negociação é o momento de atenção ao mercado financeiro e que antecede o contrato de câmbio. Saiba que as taxas são negociáveis, portanto, escolha a instituição financeira que apresentar a melhor taxa para o seu negócio.
  • Fase 2 – Contratação: esta é a fase do Fechamento de Câmbio e consiste na conversão de moedas, resultando em um contrato contendo taxas de operação e impostos. No caso de uma importação, o banco receberá uma ordem de pagamento.
  • Fase 3 – Liquidação: esta é a última etapa do processo, ou seja, este termo indica que o câmbio foi finalizado e a transferência internacional foi concluída. Logo de imediato será recebido um comprovante desse pagamento, chamado SWIFT.

Por fim, é importante esclarecer que, além de providenciar a emissão dos contratos de câmbio, este é o setor responsável por gerenciar as negociações de taxas de câmbio e demais taxas que podem estar envolvidas no contrato, como a contratação de produtos financeiros que explicaremos a seguir.

Quais as melhores práticas no Fechamento de Câmbio?

As próximas linhas farão toda a diferença na sua estratégia de câmbio. Acompanhe:

Consulte diversas instituições

Evite centralizar todos os contratos de câmbio em uma única instituição financeira.

Isso porque atualmente os bancos e as corretoras são muito ágeis e a maioria delas prima pela educação financeira da sua comunidade, sendo importante estar próximo desses parceiros. Dessa forma, você e seu time poderão se beneficiar com todo o conhecimento disponibilizado por empresas confiáveis e experientes.

Tenha os documentos em mãos

Uma documentação bem-feita é garantia de agilidade e, se tratando de Comércio Exterior, este é um item essencial.

Afinal, processos lentos e morosos podem facilmente duplicar o orçamento previsto e colocar em risco todo o seu lucro.

Usualmente, a documentação necessária para realizar um pagamento internacional envolve:

  • Conhecimento de Embarque, também conhecido como Bill of Lading;
  • Fatura Comercial, popularmente chamada de Commercial Invoice;
  • Romaneio de Carga ou Packing List; e
  • Declaração de Importação ou de Exportação.

Pode haver mais exigências dependendo do tipo da operação, mas basicamente os documentos listados acima são fundamentais para o Fechamento de Câmbio.

Tenha seu fluxo de caixa alinhado com as operações de Comércio Exterior

Um fluxo de caixa alinhado é aquele que conta com os imprevistos, já que dificilmente você terá 100% de aderência ao orçamento e muitos contratempos podem ocorrer em um processo de importação ou exportação.

Por isso, fique atento às atividades que são interdependentes para que a sua operação de Comércio Exterior não sofra o temido “efeito dominó”. Garantir a harmonia de todo o processo não é uma tarefa fácil, contudo, essa sustentabilidade irá colaborar para que o seu fluxo de caixa não seja extrapolado.

Lembre-se: uma operação de Comércio Exterior, por mais simples que seja, é uma tarefa para ser feita a muitas mãos.

Não esqueça de conferir o contrato de câmbio antes do fechamento

Investir um tempo para desenvolver as atividades do Fechamento de Câmbio com atenção é extremamente importante.

Assim como entender sobre as referências que serão geradas para documentar o seu contrato de câmbio, pois, caso você decida fechar mais de um contrato de câmbio no mesmo dia vai precisar de atenção redobrada na conferência.

Por padrão, os contratos de câmbio contam com quatro valores de referência, a saber:

  • Número do Documento: é a referência de abertura de todo o processo junto à mesa de câmbio;
  • Número do contrato: é a referência do contrato e normalmente é uma sequência de números;
  • Data do contrato: este campo se refere à data da liquidação e o padrão é DD/MM/AAAA;
  • Valor em moeda estrangeira: usualmente este campo é referenciado como “ME”.

Controle suas operações e Fechamento de Câmbio com a e.Mix

Agora que você já sabe mais sobre os detalhes envolvidos no processo de Fechamento de Câmbio entende como o controle dessa atividade faz toda a diferença.

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