Follow-up no Comércio Exterior: o que é e qual a sua importância

Follow-up no Comércio Exterior

Para que a comunicação e a troca de informação ocorra de forma clara entre o importador e o despachante aduaneiro é necessário que seja entregue um follow-up para os envolvidos na cadeia logística internacional.

Este procedimento é um excelente aliado para a transparência das relações, além de ser de extrema importância para o sucesso nas negociações operacionais no Comércio Exterior.

Para tanto, o acompanhamento poderá ser de forma digital, por meio de um software capaz de mostrar os dados analisados e eliminar a dependência de terceiros na obtenção de informações, o que otimizará o tempo da equipe.

O que é o follow-up?

A expressão em inglês significa fazer o acompanhamento, ou seja, follow-up significa acompanhar algo que já foi executado, por meio de uma avaliação para chegar em uma resposta.

Esse conceito é abrangente, podendo ser utilizado em outros contextos, inclusive de outras profissões. No Comércio Exterior, o follow-up é muito utilizado nas áreas comerciais e de compras das empresas importadoras e exportadoras.

Na área comercial, por exemplo, após algum tempo da venda do produto, o setor poderá ligar para o cliente para saber se ele está satisfeito ou utilizando o que adquiriu. Já na área de vendas, pode-se usar a ferramenta com a finalidade de acompanhar a relação entre importador e cliente, bem como o seu nível de satisfação.

Utilizar o follow-up é dar continuidade no relacionamento comercial e profissional na área de compras junto dos seus fornecedores, sobretudo para compreensão do prazo de entrega, satisfação com o serviço, entre outros.

Qual é a importância do follow-up no Comércio Exterior?

Para que o follow-up seja aplicado nas operações logísticas com eficiência será preciso que o trabalho tenha consistência, referência internacional e garantia de qualidade.

Isso permite à gestão conhecer e buscar a excelência necessária em toda a aplicação da metodologia.

Follow-up na Exportação

São muitos os benefícios na utilização de uma planilha de follow-up, os quais trazem vantagens para a movimentação de mercadorias no Comércio Exterior, a saber:

• informações personalizadas;
• relacionamento com fornecedores mais próximos;
• monitoramento automatizado;
• comunicação fluída das etapas e processos;
• ciência das informações da operação pela equipe;
• agilidade na tomada de decisão caso haja imprevisto.

Follow-up na Importação

Praticamente todas as etapas do processo de importação podem ser consideradas convenientes para a entrega de um follow-up, tais como:

• aguardar prontidão da carga / carga pronta;
• processo liberado para carregamento / aguardar programação;
• aguardar embarque e desembarque / Booking ok;
• aguardar documentos originais e chegada;
• presença de carga confirmada / vistoria MAPA em análise ou liberada;
• aguardar depósito do numerário para registro da DI.

Em quais etapas do Comércio Exterior o follow-up é necessário?

Ter o cliente bem-informado e satisfeito com a prestação dos serviços é um bom sinal para a parceria na negociação da importação e da exportação.

Desde o início da operação de movimentação o monitoramento de embarque deve contar com uma informação via de mão dupla. Ou seja, tanto o despachante aduaneiro informa, quanto é informado sobre as etapas dos processos internacionais.

Todos os envolvidos ficam sabendo o que está acontecendo na operação sem interrupções no trabalho, visto que as atualizações estão todas na planilha de follow-up.

As informações de referência do processo também são pertinentes e devem constar na planilha, pois cada envolvido na operação saberá da mesma informação, em tempo real. Desse modo, a tomada de decisão torna-se mais ágil, em conjunto com o cliente, caso haja necessidade de intervenção no processo.

1. Carga Pronta

Tanto na importação quanto na exportação, quando os processos são abertos é necessário informar se a carga está pronta ou aguardando prontidão para que esta etapa seja finalizada. Dessa forma, essa informação é seguida pela contratação do frete, busca pelo Booking e emissão dos demais documentos pertinentes.

2. Licenças / LPCO

Caso a mercadoria tenha Licença de Importação (LI) pré-embarque, ou Licenças, Permissões, Certificados e Outros Documentos (LPCO) para emissão, nesse momento é enviado ao Órgão Anuente responsável para a devida análise e deferimento, igualmente para as importações e exportações.

3. Reserva (Booking)

Nas operações de importação e de exportação o Booking confirmado quer dizer que a reserva de embarque foi efetivada com sucesso, inclusive com a análise dos documentos para o Bill of Lading (BL), Invoice e Packing List.

4. Embarque / Transporte

Com o embarque confirmado nas importações e nas exportações, provavelmente os documentos estão de acordo com as operações. Sendo assim, é possível emitir o numerário de nacionalização e a confirmação do modal de transporte a ser utilizado, para que o cliente se programe com antecedência para o recebimento da mercadoria, sempre atento ao follow-up.

5. Chegada

Na chegada dos embarques das importações e das exportações, o cliente será avisado quando a carga estará no local de destino e poderá ser retirada. Nesta etapa a presença de carga e a análise do requerimento de madeira, executado pelo MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento), também permitirão disponibilizar a carga para o registro.

6. Nacionalização

Nesta etapa da operação, tanto de importação quanto de exportação, a informação do registro sujeitará a carga à devida parametrização, assim como suas variações. Portanto, na situação que seja diferente de canal verde, será necessário incluir as informações de vistoria e exigências fiscais.

7. Entrega da Mercadoria

Por fim, esta etapa do carregamento de importação ou de exportação requer informações essenciais, como:

• programação de carregamento no porto;
• disponibilidade de grade;
• dados da transportadora;
• coleta de mercadoria que será embarcada (pick-up); e
• recebimento pelo cliente.

Ocorrerá ainda a comunicação da emissão da nota fiscal e da posse da carga pela transportadora.

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