Mapeamento do Processo: etapa fundamental para a automação em Comércio Exterior

A automação é uma mudança na forma de trabalho que se torna mais presente na realidade de empresas de comércio exterior a cada ano que passa. Uma pesquisa realizada pela CNI – Confederação Nacional da Indústria – em janeiro de 2016, mostra que 73% das empresas utilizam ao menos uma tecnologia digital em seus processos. E a tendência para os próximos anos é que esse número cresça bastante.

Contudo, muitas pessoas possuem dúvidas sobre quais procedimentos devem adotar antes de começarem a utilizar softwares para comércio exterior e gerenciamento de processos de importação e exportação. Uma das etapas mais importantes a ser realizada antes de implantar a automação, é o mapeamento de processos, que se feito corretamente garante melhores resultados para a empresa e seus colaboradores.

Mapeamento de processos nada mais é do que o levantamento das tarefas executadas e traçar um “mapa” lógico com seus responsáveis diretos, etapas anteriores e posteriores, a fim de identificar oportunidades de melhorias, softwares mais indicados para a área e até mesmo cortes em práticas desnecessárias.

Independente da metodologia utilizada para melhorar o processo, sejam conceitos ágeis e lineares, o mapeamento do processo atual é fundamental para entender onde podem ser aplicadas as melhorias.

Um bom mapeamento do processo começa quando a empresa define os participantes da empreitada. É indicada a participação de colaboradores que trabalham diariamente em cada etapa da empresa, com o conhecimento teórico aliado a prática, e experiência nos processos. Além do pessoal que trabalha dentro da empresa, conversar com pessoas que participam dos processos de forma indireta também é uma boa dica, como fornecedores, clientes e principalmente profissionais da empresa responsável pela automação.

Depois de definidos os participantes é a hora mais importante: desenhar os processos atuais. Parece simples, mas não é, pois existe uma enorme variedade de detalhes que você deve levar em conta na hora do mapeamento.

Antes de decidir sobre quais softwares para comércio exterior utilizar, é necessário saber com quais produtos você trabalha, suas especificações, as instâncias e etapas do processo aduaneiro por quais ela passa, dentre outros detalhes.

Prazos, objetos, mensagens, monitoramento, integrações e horários de corte são alguns detalhes que também fazem a diferença para a automação de processos, contudo é necessária certa flexibilidade para que o sistema não fique tão rígido a ponto de não funcionar em situações especiais. Bom senso ainda é muito importante para que o gerenciamento de processos de importação e exportação funcione melhor de maneira automatizada.

Criar planos alternativos, através do conhecimento de padrões e variáveis que possam interferir nos processos pode te colocar um passo a frente no mercado. Lembre-se também de colocar no mapeamento do processo, as etapas nas quais seria interessante a implantação de indicadores de desempenho.