Módulo de comércio exterior agregado ao ERP?

Um departamento tão cheio de pressões, urgências e burocracias como o de comércio exterior certamente merece ajuda da tecnologia. A maioria das empresas, independentemente do tamanho, possui um ERP para gerenciar as informações e dados do seu dia a dia, sendo assim, uma fonte de consulta robusta e confiável. Por outro lado, são poucos os sistemas nativos que englobam um módulo específico para o comércio exterior.

Visto que essa é uma realidade cada vez mais necessária nas empresas, vamos entender mais intimamente o que esse módulo agregado ao seu ERP pode trazer de benefícios.

O que é módulo de comércio exterior no ERP?

Os ERPs estão na vida de empresas de todos os portes e são sistemas de gestão empresarial que têm por significado Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais).

Há módulos voltados para cada setor: vendas, financeiro, recursos humanos, marketing, logística e, claro, o de comércio exterior.

Esses módulos permitem que as informações fiquem centralizadas em um único sistema ou façam integração com o ERP, dessa maneira integrando dados e otimizando a gestão da sua empresa.

No entanto, a maioria dos ERPs não possui um módulo de comércio exterior nativo. Logo, faz com que muito da demanda relacionada ao comércio internacional não seja atendida.

Sem esse módulo no ERP não há controle específico sobre Ordens de Compras Internacionais (POs), Declarações de Importação e Exportação, Licenças e demais atividades demandadas no comércio exterior.

Um módulo dedicado ao comércio exterior será voltado para o acompanhamento completo dos seus processos, seja de importação ou exportação. Portanto, permite recuperar automaticamente dados e documentos, alerta de desvios, além de automatizar inserções de dados que refletirão no aumento da produtividade, assertividade e redução de custos.

Quais as principais áreas do módulo de comércio exterior no ERP?

Quando se resolve implementar um módulo de comércio exterior no ERP, a expectativa é cobrir todas as áreas e etapas desse departamento.

Por isso, uma das grandes expectativas é a integração com o Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex) e o Sistema Integrado da Gerência do Manifesto, do Trânsito e do Armazenamento (Mantra) para cadastros automáticos de um grande percentual de dados do Conhecimento de Embarque nesses sistemas.

A área operacional não fica de fora, contando com:

• cadastros e validações de pedidos de compra;
• Fatura Comercial;
• configurações tributárias;
• Nomenclatura de Valor Aduaneiro e Estatísticas (NVE).

O financeiro é representado por meio das solicitações e previsões de numerário, solicitações de pagamento, Nota Fiscal de Entrada da Declaração de Importação (DI), Nota Fiscal de Saída para Exportação com integração na Declaração Única de Exportação (DU-E), composição do custo da mercadoria, bem como fechamento dos processos e prestação de contas.

Além disso, há o monitoramento dos documentos comuns ao comércio exterior: Licenças (como a Licença de Importação – LI), Declarações (DI, DU-E etc.) e certificados.

Compreende também outras informações, como as cotações de frete internacional, seguros, controles de demurrage e cadastros de processos.

Quem deve usar o módulo de comércio exterior no ERP?

Todas as empresas do segmento de comércio exterior ou que tenham certo nível de internacionalização.

É altamente indicado para as trading companies, despachantes aduaneiros, agentes de cargas, importadores e exportadores (de maneira direta ou indireta).

O módulo também é indicado para toda empresa que tem volume de processos que precisam de acompanhamento, afinal a quantidade de erros por inserções e conferências manuais é potencializada com um sistema pouco ou nada automatizado.

Quais as vantagens de agregar um módulo de comércio exterior no ERP?

Ter um ERP é fundamental para as empresas de todos os portes. Agregar um módulo de comércio exterior no seu ERP significa dar a devida atenção a um departamento sensível, burocrático e altamente estratégico.

Somado a isso, temos o ganho na qualidade do trabalho que o departamento realizará e a prevenção em processos, uma vez que muitos precisam ser monitorados de perto e geralmente são feitos de maneira completamente manual, passível de erros.

Leitura automática de documentos

Cada dia é mais importante o acesso à informação de maneira rápida e eficaz. Documentos físicos e sem integração são difíceis de garantir a fiabilidade.

Quanto menos intervenção humana e necessidade de alimentar o mesmo dado em lugares diferentes, maior a agilidade na recuperação de informações e confiabilidade na qualidade destas.

Integração e consultas automáticas no Siscomex e Mantra

Permite integração, em tempo real, do conhecimento das informações sobre movimentação, armazenagem, distribuição e toda logística internacional.

Portanto é possível recuperar extratos de DIs, consultar parametrizações, conferir status de LIs dos órgãos anuentes, realizar consultas de Status e Canal da DU-E e etc.

Assim como no Mantra, há possibilidade de informar Master Air Waybill (MAWB) e  House Air Waybill (HAWB) e definir quais avisos deseja receber. Geralmente os módulos de comércio exterior integrados ao ERP realizam várias consultas por dia de uma maneira totalmente automatizada.

Acompanhamentos automatizados

Permite controle de venda, emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), integração com registro da DU-E, liberação da carga para embarque, avisos automáticos para produção, logística, financeiro, tudo de maneira automatizada.

Indicadores de Performance

A geração de Key Performance Indicators/Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) é facilitada, já que se cria um banco de dados robusto para relatórios que ajudam na avaliação e tomadas de decisão estratégicas e operacionais.

Os KPIs são métricas importantes para analisar e nortear as atividades de uma determinada área da empresa. Com o propósito de melhorar o desempenho no comércio exterior, os indicadores que podem ser levantados e monitorados serão peças fundamentais de tomada de decisão.

Redução de gargalos operacionais

Tanto as operações de importação quanto de exportação são cheias de gargalos operacionais. Um módulo de comércio exterior para o seu ERP pode ajudar a apontar com assertividade aqueles que você não teria conseguido mapear de maneira manual.

Por meio de ajustes nas rotinas e procedimentos pode-se automatizá-los tanto quanto possível, de maneira a minimizar a incidência de riscos manuais.

Controle de pendências

Muitos são os produtos que precisam de Licenças Especiais, mesmo que por lotes, conforme o Novo Processo de Importação e a Declaração Única de Importação (DUIMP).

Seja como Licença de Importação ou de órgãos anuentes (como ANVISA, MAPA, IBAMA, Exército e etc.), um controle feito meramente por planilhas, dependendo da quantidade de processos em simultaneidade ou por período, pode estar sujeito a graves erros por esquecimentos e atrasos, gerando um aumento sensível de custo nos processos.

Alguns módulos de comércio exterior para ERP também permitem acompanhamentos de regimes aduaneiros especiais e seus Atos Concessórios.

Conclusão

São várias as vantagens de se agregar um módulo de comércio exterior ao ERP. A transparência e a integração de todos os dados vão assegurar que os profissionais operacionais trabalhem de maneira mais dinâmica, assertiva e confiável.

É economia, diminuição de custos gerais e prevenção de multas, inclusive.

Aos gestores, a extração de dados e o acompanhamento de métricas operacionais e estratégicas permitem maior clareza e suporte nas decisões.

Antes de qualquer tomada de decisão, conheça os módulos desenvolvidos pela e.Mix e saiba que há soluções adequadas para suas necessidades e tipo de negócio.