Pedido de Compra Internacional: o que é e como emitir?

Ao se falar em importação, uma série de documentos e exigências vêm à mente. Um documento muito importante nesse tipo de negociação é o Pedido […]

Pedido de Compra Internacional: o que é e como emitir?

Ao se falar em importação, uma série de documentos e exigências vêm à mente. Um documento muito importante nesse tipo de negociação é o Pedido de Compra Internacional.

É preciso estar atento a todos os documentos necessários e suas principais características, ainda mais quando o importador ou o comprador está iniciando no comércio exterior. Pode haver muita confusão com os diferentes termos existentes.

Neste artigo falaremos com mais detalhes sobre esse documento em questão, qual sua importância e quais suas principais características.

O que é Pedido de Compra Internacional?

Trata-se do documento responsável por formalizar o início da negociação do importador com o exportador. Ou seja, é por meio dele que o importador notifica o exportador, de maneira formal, da sua intenção de adquirir um ou mais produtos dele.

Isso se dá após o contato inicial com o fornecedor e a correta análise, por parte do importador, de quais itens ele pretende adquirir. Só então o comprador ou o importador deve emitir o Pedido de Compra Internacional.

Assim, serão informados nesse documento ao exportador quais itens o comprador/importador quer adquirir, além das quantidades de cada item, preços e prazos de pagamento.

Diferente de outros documentos exigidos em uma importação, nesse caso não há um modelo padrão a ser seguido. Usualmente, cada importador escolhe o formato que melhor se adapta às suas necessidades e ao padrão dos demais documentos da empresa.

Como emitir um Pedido de Compra Internacional?

Embora não haja um modelo a ser seguido, como falamos, é imprescindível que o Pedido de Compra Internacional contenha algumas informações essenciais para que possa orientar a importação adequadamente.

Identificação correta do produto

O importador deve ter bem definido quais produtos constarão no Pedido de Compra Internacional, ou seja, aquilo que ele quer comprar naquela negociação. Dados como modelo, quantidade, especificações completas e detalhadas de cada produto devem ser mencionadas de maneira clara e objetiva.

Isso é importante para que não ocorra divergência, por parte do exportador, no envio dos produtos solicitados.

Se disponível, importante informar o código do produto (disponibilizado pelo exportador), além de informações como tamanho, cor e material constitutivo dos itens solicitados. Fotos também podem ser incluídas para uma melhor visualização e identificação dos itens.

De posse dessas informações de maneira clara já desde o começo, no envio do Pedido de Compra Internacional, facilita o entendimento tanto do exportador quanto o trabalho do operacional responsável pela importação.

INCOTERMS, modal de embarque e condições de pagamento

Mesmo que importador e exportador já tenham trocado informações para tirar dúvidas a respeito de como a importação deve proceder é sempre necessário mencionar no Pedido de Compra Internacional, de maneira clara e formal, qual INCOTERM será utilizado.

Ou seja, é preciso definir quem será responsável pelo pagamento do transporte e do seguro da carga, além das formas de pagamento negociadas.

Outra informação fundamental é de como essa carga deverá ser transportada, se por meio do modal aéreo, marítimo, rodoviário ou, ainda, se será utilizada uma combinação de mais de um desses modais.

Não obstante, é importante que todos os envolvidos no processo tenham acesso facilitado aos principais pontos da importação, de modo que fiquem esclarecidos os aspectos que podem gerar dúvidas e custos desnecessários no processo. Com todas essas informações mencionadas já no começo do processo do Pedido de Compra Internacional diminui a chance de erro ou de contestações futuras.

Dados corretos do importador e/ou adquirente e do exportador

O exportador irá elaborar a Proforma Invoice com base nos dados informados pelo exportador no momento de formalização da compra, por isso, é de extrema importância que os dados do importador e do adquirente da mercadoria (caso sejam empresas diferentes) sejam informados da maneira mais correta e precisa possível!

Isso evita que ajustes tenham que ser efetuados no momento da conferência dos documentos recebidos por parte do importador.

Por essa razão é que devem estar mencionados no Pedido de Compra Internacional os dados corretos do exportador.

Classificação Fiscal (NCM)

Vale reiterar que o Pedido de Compra Internacional dará origem aos demais documentos necessários em um processo de importação. Portanto, todas as informações contidas nesse documento devem estar corretas, e isso inclui a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).

Ainda que essa nomenclatura usada no Brasil seja diferente da do país de origem, visto que existem algumas pequenas diferenças nos códigos para a apropriada identificação dos produtos ao redor do mundo, ela precisa ser mencionada.

Isso facilita a conferência documental por parte do setor operacional da importação e, quanto mais completo e correto esse documento estiver preenchido, menores as chances de erros e problemas futuros que possam ocorrer.

Demais informações sobre o Pedido de Compra Internacional

Note que as palavras clareza e objetividade se destacaram nesse texto e há uma razão de ser: Pedidos de Compra Internacionais que têm a capacidade de sofrerem “mutações” ao longo do caminho podem se tornar um pesadelo logístico.

Portanto, é imprescindível que todas as informações estejam claras e muito bem definidas no momento do envio desse documento. Caso contrário, as informações desencontradas confundirão o exportador e o setor operacional de importação, o que resultará em atrasos e gastos inesperados.

Conclusão

O bom andamento de uma importação está muito ligado à forma como esse processo começa. Ter um bom gerenciamento do que será comprado e como será trazido é fundamental para que toda a operação ocorra de forma fluída, evitando custos desnecessários e imprevistos desde o início.

É aqui que podemos lhe ajudar, pois contamos com um eficiente e automatizado sistema de gestão de compras internacionais, que possibilita que a gestão dos itens a serem adquiridos aconteça da maneira correta.

E assim, com base nesse tipo de gerenciamento, o envio do seu Pedido de Compra Internacional se dará de forma fácil e precisa, fazendo com que o documento tenha todas as informações necessárias para que a sua importação seja um sucesso.

Isso tudo gera economia de tempo, de material humano e de recursos para a sua empresa.

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