Por que começar a importar e como? Confira 4 passos

“Eu prometo a data e não consigo entregar.” A frase é comum entre importadores, e na primeira importação ela costuma nascer antes do pedido: a empresa fecha com o fornecedor e só depois descobre que a habilitação no RADAR não saiu, que o produto pedia licença antes do embarque ou que o custo final não cabia no preço. Saber como começar a importar produtos é, antes de tudo, saber o que deixar pronto antes do primeiro embarque.

Este guia mostra por que começar a importar produtos e os 4 passos que evitam que o primeiro processo vire exceção. A partir do segundo embarque, o desafio passa a ser acompanhar vários pedidos ao mesmo tempo. Para essa fase existe o FollowNet One, o software de comércio exterior da e.Mix para importadores, exportadores e indústrias. Ele acompanha cada pedido, embarque e desembaraço e avisa antes do atraso, para o time responder na hora e cumprir a data prometida.

• O problema: o primeiro pedido é fechado antes de a empresa estar pronta para importar.
• O custo-risco: carga parada à espera de habilitação, licença ou documento, com armazenagem correndo.
• O mecanismo: resolver habilitação, produto, custos e acordos antes do pedido, com o despachante desde o início.
• Como começar: um produto, um fornecedor e um responsável interno pela primeira importação.

Por que começar a importar?

As razões mais comuns são concretas: um insumo sem fabricante no Brasil, um fornecedor externo com preço ou escala melhores, uma tecnologia que ainda não chegou ao mercado local. Há também quem importe para não depender de um único fornecedor. Em todos os casos, a decisão é de compras e de margem, e a importação é o caminho para ela.

O preço do fornecedor, porém, é só o começo da conta. Frete, seguro, tributos, armazenagem e o tempo até a mercadoria estar disponível entram no custo final, e é esse número que diz se a importação vale a pena.

Antes de tudo, entenda a diferença entre importação formal e “via courier”

A importação via courier, também chamada de remessa expressa, é feita por empresas de transporte expresso, que coletam a mercadoria no exterior e entregam ao destinatário com o desembaraço resolvido. É rápida e prática, mas tem limites de valor e de volume, por isso costuma servir para amostras e pequenos envios. O artigo sobre importação formal ou remessa expressa ajuda a decidir entre as duas.

Na importação formal, a mercadoria passa pelo despacho aduaneiro completo, com declaração registrada no Siscomex, análise da Receita Federal e, quando o produto exige, anuência de outros órgãos. É o caminho de quem vai importar com regularidade, e é dele que tratam os passos abaixo.

Como começar a importar?

Com o produto e o fornecedor em vista, a parte prática cabe em quatro passos. A ordem importa, porque cada um evita um tipo de carga parada.

1. Veja a situação fiscal da empresa e solicite o RADAR

Para importar, a empresa precisa estar habilitada no Siscomex, a habilitação conhecida como RADAR. As regras estão na IN RFB nº 1.984/2020, alterada pela IN RFB nº 2.292/2025, e o pedido é feito pelo sistema Habilita, no Portal Único Siscomex. Para pessoa jurídica, há três modalidades: expressa, limitada e ilimitada. É a modalidade que define quanto a empresa pode importar a cada semestre.

Como o enquadramento considera a capacidade financeira da empresa, vale estimar o volume dos próximos semestres antes de pedir e conferir a situação cadastral e fiscal do CNPJ. O despachante aduaneiro também precisa ser credenciado para atuar em nome da empresa. Os cuidados estão no artigo sobre habilitação no RADAR Siscomex, e a definição está no glossário.

2. Defina os produtos a importar e consulte o tratamento administrativo

Cada produto tem uma classificação fiscal, a NCM, que define os tributos e o tratamento administrativo. Alguns produtos precisam de anuência de órgãos como ANVISA, MAPA ou INMETRO, por meio de LPCO, e em certos casos a licença precisa sair antes do embarque. Descobrir isso com a carga no porto significa armazenagem correndo enquanto o documento não sai. O artigo sobre a diferença entre LPCO e LI explica o que mudou com a DUIMP.

Na DUIMP, cada item importado também precisa estar no Catálogo de Produtos, com descrição e atributos. Vale cadastrar os primeiros itens com calma, junto com o despachante, porque o mesmo cadastro serve para as importações seguintes.

3. Estime os custos com um profissional de importação e confronte com seu caixa

O despachante aduaneiro é o representante legal da empresa perante a Receita Federal e registra a Declaração Única de Importação (DUIMP). Antes disso, ele ajuda a classificar as mercadorias na NCM, confirmar o enquadramento tributário, verificar as exigências administrativas e falar com agente de carga, terminais e transportadores. Também é quem melhor estima o custo total da operação.

Com a estimativa em mãos, compare com o caixa e com o prazo de pagamento ao fornecedor. O intervalo entre pagar o fornecedor, pagar os tributos e receber do cliente precisa caber no fluxo de caixa. O artigo sobre custos de importação lista o que entra na conta.

4. Negocie com o exportador e prestadores de serviço

Nessa conversa, o Incoterm define quem paga o frete e o seguro e em que ponto o risco passa do exportador para a sua empresa. Escolher o termo sem entender isso é a origem de muitas surpresas, e o guia de Incoterms ajuda a decidir. Se o seguro ficar por sua conta, contrate antes do embarque, como mostra o artigo sobre seguro de carga internacional. Combine também os documentos que o exportador vai enviar, como fatura comercial, packing list e conhecimento de embarque.

Decisões acertadas por WhatsApp precisam ser formalizadas por escrito. A conversa rápida ajuda na negociação, mas é o registro que evita divergência entre o que foi combinado e o que chega no documento.

Checklist para começar a importar produtos: o que precisa estar pronto antes do primeiro embarque

O despachante resolve tudo quando a carga chegar?

É uma ideia comum entre quem começa, e o despachante de fato conduz o despacho e representa a empresa na Receita Federal. O que ele não consegue é voltar no tempo. Habilitação, licença antes do embarque, Incoterm e cadastro de produto são decisões tomadas antes de a carga sair do exterior. Quando chegam atrasadas, a carga espera no porto ou no aeroporto, e a armazenagem corre por conta do importador.

Também há uma parte que fica com a empresa: saber em que etapa cada processo está, avisar compras e vendas e cobrar quem atrasou. Com um processo, um e-mail resolve. Com dez, a planilha começa a perder a data. Alex Cunha, que trabalha há 25 anos com comércio exterior e hoje tem a própria importadora, explica por que o volume de informação pesa:

Para quem importa todo mês, a página de software para importadores mostra como esse acompanhamento funciona do pedido à entrega.

Quer ver como empresas que importam com frequência organizaram esse acompanhamento? Veja como outras empresas resolveram isso →

Comece a importar utilizando sistema e.Mix

A primeira importação se resolve com organização e um bom despachante. A partir da segunda, o trabalho muda de natureza: são vários pedidos, fornecedores e prazos ao mesmo tempo, e a pergunta “quando chega?” passa a vir de compras, vendas e financeiro. A e.Mix desenvolve software para essa rotina há mais de 28 anos.

O FollowNet One busca o dado na fonte oficial, cruza com o pedido e a fatura e avisa antes do atraso. Assim, o time responde na hora, sem montar planilha. Quando o volume justificar, o caminho é começar pequeno:

Como começar sem projeto infinito

• Owner: o comprador ou analista que conduziu a primeira importação.
• Cadência: semanal, do pedido até a carga liberada.
• KPI farol: dias entre o pedido e a carga disponível, comparados com a data prometida.
• Primeiro recorte: um produto e um fornecedor, antes de abrir para o restante.

Quem começou prometendo uma data que não conseguia cumprir passa a ter a data certa na mão. O que precisava estar pronto ficou pronto antes do embarque, e o que muda no caminho chega como aviso. A informação vem até você.

Saiba mais

Comece pelo guia completo do tema: Importadores no Comex: guia completo.

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